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Hier muss zunächst zwischen Privatkunden und Unternehmen unterschieden werden. Privatkunden haben nur in bestimmten Fällen Anspruch auf eine Rechnung. So müssen Unternehmer, wenn sie Leistungen in Verbindung mit einem Gebäude oder Grundstück erbringen, auch privaten Kunden innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen. Für diese Rechnung gilt außerdem, dass sie einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten muss. In allen anderen Fällen ist der Unternehmer nicht verpflichtet, dem Privatkunden eine Rechnung auszustellen - was er aber dennoch tun kann.

Handelt es sich beim Leistungsempfänger um ein Unternehmen oder um eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, so ist das Unternehmen, das die Leistung erbringt, verpflichtet innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Nr.2 UStG).

Zur Erleichterung der Kontrolle der Versteuerung von innergemeinschaftlichern Lieferungen und Leistungen in der EU gilt ab 2013 eine Rechnungsstellungsfrist. Die Rechnung über innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen muss bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung der Lieferung beziehungsweise der Ausführung der Leistung ausgestellt sein.

Die Vorgaben für eine ordnungsgemäße Rechnungen sind in § 14  Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes festgehalten. Neben den gesetzlichen Bestandteilen sollten aber auch Angaben zur Zahlungsweise, Bankverbindung und Kontaktdaten nicht fehlen. Folgende Angaben müssen in einer Rechnung enthalten sein:

1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum der Rechnung,
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer, die aus einer oder mehreren Zahlenreihen besteht. Diese Nummer wird zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben,
5. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung, auch wenn Lieferungsdatum und Rechnungsdatum übereinstimmen. Bei Rechnungen über An- und Vorauszahlungen ist die Angabe entbehrlich, es muss aber erkennbar sein, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird,
7. die Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z. B. Skonto, Rabatt),
8. der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. bei Lieferungen oder Leistungen in Zusammenhang mit einem Gebäude oder Grundstück ( § 14b Abs. 1 Satz 5  UStG) ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
10. Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers, wenn ein Fall der Steuerschuldumkehr vorliegt, dann ist seit 2013 folgende Formulierung vorgeschrieben: " Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

In Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes steht, dass jede Rechnung eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen [enthalten muss], die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)". 

Teilweise herrscht aufgrund der Formulierung der "fortlaufenden Rechnungsnummer" noch der Irrglaube, dass Rechnungsnummern eine lückenlose Zahlenfolge nach dem Muster Nr. 1, Nr. 2, Nr. 3 ... darstellen müssten. Insbesondere Gründer und Kleinunternehmer, die noch nicht allzu viele Rechnungen ausgestellt haben, wären damit mit dem Umstand konfrontiert, die vielleicht noch geringe Zahl ausgestellter Rechnungen preiszugeben.  

Entscheidend ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmalig vergeben werden darf. Es sind beliebige Buchstaben- und Zahlenkombinationen möglich. Wichtig ist, dass der Rechnungssteller nach einem System vorgeht, um auszuschließen, dass zwei Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer tragen. Eine Möglichkeit ist es beispielsweise, das Ausstellungsdatum der Rechnung oder die Kundennummer miteinzubeziehen.

Für den umsatzsteuerpflichtigen Rechnungsempfänger ist die Rechnungsnummer eine der Voraussetzungen, damit er die aus der erhaltenen Rechnung Vorsteuer beim Finanzamt gelten machen kann.

Bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU spricht man von innergemeinschaftlichen Lieferungen. Neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers muss auch die des Leistungsempfängers auf der Rechnung vermerkt sein. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht ausgewiesen. Jedoch muss das leistungsempfangende Unternehmen die geltende Umsatzsteuer auf die Lieferung in seinem Land abführen. Bei Lieferungen an Privatkunden innerhalb der EU richtet sich die Besteuerung nach den landesabhängigen Lieferschwellen. Wird diese Menge nicht überschritten, werden die Lieferungen in der Bundesrepublik versteuert, andernfalls im Zielland.

Bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU macht es keinen Unterschied, ob der Empfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Es handelt sich um eine Ausfuhrlieferung, die in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit ist. Deshalb muss die Umsatzsteuer auch nicht auf der Rechnung angegeben werden.

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Jahr einen Betrag von 17.500 Euro nicht überstiegen hat und deren Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro aller Voraussicht nach nicht übersteigen wird. Gemäß der Kleinunternehmerregelung müssen sie keine gesonderte Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Wenn sie die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen dennoch ausweisen, können sie auch die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Allerdings ist zu beachten, dass der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung für fünf Kalenderjahre bindend ist.

Aber auch Kleinunternehmer sind Unternehmer und müssen die beschriebenen Rechungspflichtangaben beachten. Einzige Besonderheit ist es, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen.

Eine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht nicht. Es ist aber zu empfehlen einen entsprechenden Zusatz zu machen, da mancher Rechnungsempfänger wegen des fehlenden Steuerausweis die Rechnung beanstanden wird.

Grundsätzlich müssen Rechnungen auf Papier an den Empfänger verschickt werden. Eine elektronische Übermittlung ist nur dann möglich, wenn der Empfänger seine Zustimmung gibt. Die Form der Zustimmung ist allerdings nicht vorgeschrieben. Es muss lediglich ein schlüssiges Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Empfänger vorliegen. Meist geschieht dies entweder durch die Rahmenvereinbarungen oder durch die stillschweigende Billigung des Empfängers. Von Seiten des Rechnungsstellers empfiehlt es sich jedoch, vorher die schriftliche Zustimmung des Empfängers einzuholen, um eventuelle Missverständnissen zu vermeiden.

Sowohl Ausgangs- wie auch Eingangsrechnungen müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Wichtig ist, dass die Rechnungen über den gesamten Zeitraum hinweg gut lesbar bleiben. Deshalb müssen von Rechnungen auf Thermopapier (z.B. Tankbelege) Papierkopien angefertigt werden. Dasselbe gilt für Rechnungen, die per Fax auf Thermopapier empfangen wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen für Leistungen mit einem Grundstück erhalten, sind ebenfalls verpflichtet diese Rechnungen zwei Jahre aufzubewahren. Da Privatpersonen sonst nicht zur Aufbewahrung von Rechnungen verpflichtet sind, sollte bei solchen Rechnungen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht enthalten sein.

Elektronische Ausgangsrechnungen und auch Rechnungen, die Ihnen elektronisch übermittelt wurden, sind ebenso elektronisch zu archivieren. Bewahren Sie Ihre elektronischen Eingangsrechnungen nicht in der originalen elektronischen Form auf, verlieren Sie die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

In der Regel sind Rechnungen in Papierform zu verfassen. Wenn vorher jedoch eine entsprechende Vereinbarung zwischen Unternehmen und Auftragsempfänger getroffen wurde, dann ist es zulässig, die Rechnung auf elektronischen Weg, also per E-Mail, zu übermitteln. Bei dieser Variante lassen sich natürlich erheblich Kosten (für Druck, Kuvertierung und Versand) einsparen. Dabei ist es wichtig, dass die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt sind. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.

1. Die elektronisch verschickte Rechnung muss eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem deutschen Signaturgesetz enthalten. Der Empfänger der Rechnung wiederum ist verpflichtet, diese Signatur zu prüfen und die Rechnung aufzubewahren. Dabei gilt: Elektronisch übermittelte Rechnungen (und das dazugehörende Prüfprotokoll) müssen elektronisch aufbewahrt werden. Die sogenannten qualifizierten elektronischen Rechnungen werden mittels mathematischer Verfahren und mithilfe eines kryptographischen Schlüssels erzeugt. Möchte der Rechnungsempfänger die Signatur prüfen, so kann er dies mit einem öffentlichen Schlüssel jederzeit tun und damit die Echtheit der Daten feststellen.

Elektronische Rechnungen können auf zwei verschiedene Arten signiert werden. Im Falle von pdf-Dateien kann die Signatur unmittelbar in die Dateien integriert werden. Ansonsten gibt es noch die Möglichkeit, dass der Rechnungsempfänger neben der Rechnungs-Datei noch eine zusätzliche Signatur-Datei erhält.

2. Darüber hinaus kann die Rechnung im sogenannten EDI-Verfahren  (EDI = Elektronischer Datenaustausch) übermittelt werden. Voraussetzung dafür ist, dass zwischen den Vertragsparteien auch eine Vereinbarung über den Datenaustausch besteht, die den Einsatz von Verfahren vorsieht, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. GS 1 Germany stellt diese EDI-Mustervereinbarung kostenlos zum Download bereit.

Liegt der Rechnungsbetrag bei maximal 150 Euro, spricht man von einer Kleinbetragsrechnung. Dafür sind folgende Angabe ausreichend:

• der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Rechnungsdatum,
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung,
• das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
• der Steuersatz oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Dabei ist es nicht notwendig, dass die Umsatzsteuer gesondert als Betrag ausgewiesen wird. Der Gesamtbetrag und die Summe des konkreten Steuersatzes genügen. Der Zeitpunkt der Leistung sowie Angaben über den Leistungsempfänger müssen nicht gemacht werden.

Die Vereinfachung gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6aUStG) und bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG.

Für den Vorsteuerabzug muss der leistende Unternehmer den Rechnungsbetrag in ein Entgelt für die Leistung und in den Steuerbetrag (Umsatzsteuer) aufsplitten.

Durch eine Gutschrift kann die eigentlich vorausgehende Rechnung ersetzt werden. Dabei sind die Rollen der Geschäftspartner vertauscht. Indem der Leistungsempfänger von sich aus eine Lieferung oder Leistung abrechnet, erspart er dem leistungserbringenden Unternehmen das Ausstellen einer Rechnung.

Eine Gutschrift kann auch von juristischen Personen ausgestellt werden, die nicht Unternehmer sind. Des Weiteren kann die Gutschrift auch durch einen Dritten ausgestellt werden, der im Auftrag des Leistungsempfängers handelt und in dessen Namen und für dessen Rechnung abrechnet. Außerdem ist es auch dann möglich, eine Gutschrift auszustellen, wenn über steuerfreie Umsätze abgerechnet  wird oder keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird.

Die Gutschrift berechtigt nach § 14 Abs. 2 UStG dann zum Abzug der Vorsteuer, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

• Der leistungserbringende Unternehmer, der die Gutschrift empfängt, muss zum gesonderten Ausweis der Steuer in einer Rechnung berechtigt sein.
• Mit der Gutschrift kann die Lieferung oder Leistung nur abgerechnet werden, wenn dies vorher zwischen dem Unternehmen und dem Leistungsempfänger vereinbart wurde.
• Die Gutschrift muss die gleichen Angaben enthalten wie eine Rechnung.
• Die Gutschrift muss dem leistungserbringendem Unternehmer zugeleitet worden sein.
• das Abrechnungsdokument muss zwingend die Angabe "Gutschrift" enthalten.

Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, wenn der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht. 

Wenn eine Rechnung die gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14  Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes nicht erfüllt, so gilt sie als nicht ordnungsgemäß. Damit kann die Vorsteuer nicht abgezogen werden. Deshalb ist der Rechnungsempfänger in einem solchen Fall berechtigt, den Rechnungsbetrag einzubehalten.