<< Themensammlung Geschäftskorrespondenz

Natürlich ist es in der Praxis nicht machbar, zu jedem Gespräch und jedem Telefonat ein Bestätigungsschreiben zu verfassen. Gleichwohl sollten Sie standardmäßig Nachweise über Ihre Tätigkeit führen.

Unabhängig davon, dass dies der eigenen Kontrolle durchaus dienlich sein kann, wenn sich am Ende der Woche nachvollziehen lässt, womit Sie eigentlich genau Ihre Zeit verbringen (oder auch Ihre Mitarbeiter), kann dies unter Umständen auch im Verhältnis zu Ihren Geschäftspartnern eine wertvolle Argumentationshilfe sein.

Legen Sie also Aktennotizen an. Es kann gerade bei Haftungs- und Informationspflichten sehr wichtig sein, wenn Sie nachweisen können, dass Sie versucht haben, Ihren Geschäftspartner sofort zu erreichen, dieser aber nicht ans Telefon gegangen ist und nicht zurückgerufen hat. Dabei ist es dann hilfreich, wenn Sie nicht nur behaupten, es "ganz oft" versucht zu haben, sondern auch wie oft genau, wann, unter welcher Nummer und mit welcher Sekretärin Sie gesprochen haben.

Ähnlich verhält es sich mit Tätigkeiten, die zeitintensiv sind, aber im Ergebnis nicht unbedingt zu Tage treten. Wenn Sie zum Beispiel die von Ihrem Geschäftspartner übergebenen Akten erst einmal einen Tag lang sortieren müssen, bevor Sie mit Ihnen arbeiten können, sollten Sie das auch irgendwie dokumentieren. Oft wird über solche Dinge erst Monate oder auch Jahre später gestritten und dann ist man froh um solche schriftlichen Gedächtnisstützen.

Ohne Aufwand sind auch Gesprächsnotizen zu führen. Gerade wer viel am Telefon arbeitet, sollte über jedes Telefonat einen Zettel anlegen, dem zu entnehmen ist,

• wann er
• mit wem
• unter welcher Nummer
• aus welchem Grund
• worüber

gesprochen hat. Gleiches gilt für persönliche Gespräche. Auch und gerade im Zusammenhang mit Mitarbeitern.

Diese Notizen haben den Vorteil, dass man den Informationsfluss überblickt, im täglichen Miteinander oft wertvolle Gedächtnisstützen erhält und im Streitfall auch einen unschätzbaren Vorteil, dass man nachweisen kann, wie ein Vorfall sich tatsächlich ereignet hat.

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