<< Themensammlung Geschäftskorrespondenz

Lästig aber wichtig ist auch die Datenpflege. Damit ist nicht nur die Beachtung der gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzregelungen, sondern auch die vollständige Erfassung der Daten von Personal, Geschäftspartnern und Kunden gemeint.

Sie sollten gerade im Geschäftsverkehr nach Möglichkeit darauf achten, dass folgende Daten stets aktuell und greifbar sind:

• Name, Adresse und Telefonnummern
• Rechtsform und gesetzliche Vertreter (Inhaber/ Geschäftsführer/ Vorstand)
• Sachlich zuständige Ansprechpartner
• Bankverbindung und Steuernummer

Der Umstand, dass diese Daten üblicherweise auf einem Briefbogen enthalten sind, ändert nichts daran, dass diese oft nicht mehr aktuell sind, dass gerade bei bestehenden Geschäftsverbindungen oft nur noch per E-Mail und Telefon kommuniziert wird und daher Änderungen nicht mehr auffallen oder die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen solche Dinge im Kopf haben, was wenig hilft, wenn diese dann im Urlaub sind oder gekündigt haben.

Gerade wenn Ihre Kunden Privatpersonen sind, sind sie auch nicht zur Verwendung förmlicher Geschäftsbriefe verpflichtet, was die nachträgliche Datenerhebung deutlich erschwert.

Die Praxis zeigt, dass Informationen, die zu Beginn einer Geschäftsbeziehung bereitwillig erteilt werden, im Nachhinein, also bei Säumnis oder im Streitfall nicht mehr oder nur mit erheblichem Aufwand (zum Beispiel über die kostenpflichtige Einholung von Einwohnermeldeamtsauskünften) zu erhalten sind.

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