<< Themensammlung Geschäftskorrespondenz

Beim Versand von E-Mails muss man zwischen Kurzmitteilungen und förmlichen Geschäfts-Mails unterscheiden. Bei einer Geschäfts-Mail müssen all die Angaben enthalten sein, die auch in einem Geschäftsbrief gefordert werden. Diese werden häufig in einem Footer angegeben, der zum Beispiel bei Outlook als so genannte "Signatur" verfasst und (standardmäßig) eingefügt werden kann.

Die weit verbreitete Praxis, generell seine Outlook-Visitenkarte anzuhängen, kommt ebenso wie die Verwendung von Bilddateien (Logos) beim Empfänger häufig weniger gut an. Einerseits weil das Laden der entsprechenden E-Mail gerade über etwas ältere Verbindungen unnötig lange dauert, andererseits weil dann die - womöglich schon vorhandene - Information als Anhang angezeigt wird, was bei der Archivierung zu Irritationen führt. Vor allem, weil dadurch dann oft "echte" Anhänge übersehen werden.

Zudem ist es ein Gebot der Höflichkeit im Geschäftsverkehr, dass eine E-Mail so knapp wie möglich gehalten wird, also gerade bei einem Austausch (Anfrage, Antwort, Gegenantwort etc.) die vorangegangene Korrespondenz gelöscht wird, soweit nicht unmittelbar (also als Zitat) auf sie Bezug genommen wird.

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