<< Themensammlung Geschäftskorrespondenz

Geschäftspost soll höflich sein, das ist selbstverständlich. Aber sie muss auch klar sein. Ein Vertrag muss nicht freundlich klingen, sondern klar wiedergeben, was die Parteien vereinbart haben.

• Geschäftsformulierungen müssen klar, präzise und unmissverständlich sein.
• Konjunktive (könnte, müsste, sollte) haben hier nur im Ausnahmefall etwas zu suchen.
• Einheitliche Begriffsbezeichnungen sind ein absolutes Muss. Die Parteien eines Vertrags sollten immer gleich bezeichnet werden, also nicht einmal mit "Huber GmbH", einmal mit "Huber", einmal mit "der Käufer" und einmal mit "die Käuferin". Dies gilt im Idealfall nicht nur für das jeweilige Dokument, sondern für die gesamte Korrespondenz. Gleiches gilt für den Vertragsgegenstand, die Verhandlungssache, die angesprochenen Themen etc.
• Zeitangaben sollten, um jegliche Missverständnisse zu vermeiden, möglichst datumsgenau erfolgen. Dabei ist es aufgrund der international unterschiedlichen Darstellungsgepflogenheiten ratsam, die Monatsangabe auszuschreiben, also 17. Januar statt 17.01., 17.1., 01.17 etc.
• Wenn Zeiträume erforderlich sind, sind diese am besten in Tagen auszudrücken: "14 Tage" statt "zwei Wochen", dies lässt kaum Raum für Missverständnisse.
• Grundsätzlich enden Fristen um Mitternacht. Wenn ein anderes Ende erforderlich ist, beispielsweise bei Terminlieferungen, die zur Geschäftszeit erfolgen müssen, muss die Uhrzeit klar angegeben werden.
• Auch wenn sie in der Geschäftsumgangssprache mehr und mehr Einzug finden, ist mit englischen Begriffen möglichst sparsam umzugehen. Das hat nichts mit Sprachfanatismus zu tun, sondern damit, dass im Deutschen die Begriffe häufig ganz anders verwendet werden als im Englischen und diese Verwendung innerhalb der verschiedenen Branchen unterschiedlich ist. Im Nachhinein lässt sich also oft nicht genau und zweifelsfrei nachvollziehen, was gemeint war. Das kann zunächst einmal zu überflüssigen Missverständnissen in der Zusammenarbeit führen. Da Ungenauigkeiten aber darüber hinaus stets zu Lasten des Verwenders gehen, tun sich hier für unwillige Geschäftspartner zudem (oft auch bewusst) herbeigeführte Schlupflöcher auf, die sich samt ihren unerfreulichen Folgen leicht vermeiden lassen.

So wie eine Versicherung ja auch in der Hoffnung geschlossen wird, dass man sie nie benötigen wird, sollten Sie auch vorsorglich im Geschäftsalltag Ihre Leistungen und Vereinbarungen so dokumentieren, dass sie diese im Streitfall (der hoffentlich nie eintritt) auch beweisen können. Grundsätzlich gilt, dass vor Gericht immer derjenige eine Tatsache beweisen muss, dem sie nützt.

Dabei genügt meist eine das Gericht überzeugende Glaubhaftmachung, ein über jeden denktheoretischen Verdacht erhabener Beweis ist oft nicht erforderlich. Ein Unternehmen, das seine Unterlagen sauber führt, Gespräche ordentlich dokumentiert, professionell nach außen auftritt und sich in seinen Schreiben klar und unmissverständlich ausdrückt, wird daher nicht nur vor Gericht seine Position leichter verteidigen können, sondern muss oft erst gar nicht dorthin, weil das auch die Gegenseite einsieht. Nicht zuletzt deshalb geben große Unternehmen Unsummen für die Dokumentation aus, die sich Kleinunternehmer gerne, oft mehr aus Faulheit denn aus Kostengründen, ersparen.

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