<< Themensammlung Geschäftskorrespondenz

Ein ordnungsgemäßer Geschäftsbrief muss folgende Angaben enthalten:

• Exakte Firmierung (vollständige Firma)
• Adresse
• Name des Verantwortlichen (persönlich haftende Gesellschafter, Organe der Kapitalgesellschaft)
• Handelsregistereintrag (HR-Nummer und zuständiges Handelsregister); nicht bei Freiberuflern
• Steuernummer

Sinnvollerweise wird dies durch folgende Angaben ergänzt:

• Telefon- und Faxnummer
• Webseite und E-Mail
• Bankverbindung
• Ansprechpartner/ Sachbearbeiter

Häufig kann man Briefköpfen auch noch weitere Informationen entnehmen, die für die Einschätzung des Unternehmens von Bedeutung sind:

• Kooperationen
• Partner und Mitarbeiter
• Hinweis auf weitere Niederlassungen im In- und Ausland
• Zugehörige Marken soweit sie nicht in der Firma enthalten sind, also vor allem bei Produktmarken

Die Erfahrung zeigt, dass die Seriosität eines Unternehmens in erheblichem Maße anhand der Gestaltung der Geschäftspapiere bemessen wird. Ein klar gegliederter, optisch ansprechender und übersichtlicher Briefkopf schafft einen guten ersten Eindruck, auf den man nicht verzichten sollte. Nehmen Sie sich also Zeit für die Gestaltung Ihrer Unterlagen.

Geschäftsbriefe unterteilt man üblicherweise in

• Kopfzeile
• Adressfeld
• Rechte Spalte (neben dem Adressfeld)
• Fußzeile

Der erste Blick des Lesers fällt bei einem geöffnetem Brief üblicherweise auf die Kopfzeile, gefolgt von der rechten Spalte und endet in der Fußzeile. Generell neigt man dazu, rechts stehende Informationen eher wahrzunehmen, als die auf der linken Seite.

Dementsprechend sind die meisten Geschäftsbriefe so gestaltet, dass die "Marke" (oft auch in Farbe) in der Kopfzeile prangt. Adresse, Telefonnummern etc. stehen dann in der rechten Spalte und das "Offizielle", also die genaue Firmierung, Bankverbindung, Handelsregisterangaben, Steuernummer und Gesellschafter/ Vorstände etc. finden sich dann kleingedruckt in der Fußzeile.

Dies alles gilt für die jeweils erste Seite eines Geschäftsbriefes. Was auf den folgenden Seiten längerer Schreiben folgt, ist Ihrer freien Gestaltung vorbehalten. Oft wird nur die Kopfzeile beibehalten, meist nicht einmal das.