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Es ist selbstredend, dass eine Rechnung allen Anforderungen eines Geschäftsbriefes entsprechen muss. Darüber hinaus wird verlangt, dass sie eine fortlaufend durchzuzählende Rechnungsnummer trägt, die dem Finanzamt eine lückenlose Überprüfung der gestellten Rechnungen im Unternehmen erlaubt.

Diese Rechnungsnummer sollte einigermaßen prominent gestaltet sein, also so, dass sie der Empfänger gut wahrnehmen und am Besten auch bei seiner Zahlung als Verwendungszweck angeben kann, was die Buchhaltung doch sehr erleichtert.

Darüber hinaus ist im grenzüberschreitenden Verkehr eine sogenannte UID-Nummer (Umsatzsteueridentifikationsnummer) anzugeben, die auf den Anfall der Umsatzsteuer Einfluss hat. Diese kann unter Angabe von Gewerbe und regulärer Steuernummer beim Finanzamt beantragt werden und muss sodann jedenfalls auf allen Rechnungen, deren Empfänger im Ausland sitzt, angegeben werden.

Ausführliche Infos, wie eine Rechnung aufgebaut ist, finden Sie im Fachbeitrag: Wichtige Hinweise für ordnungsgemäße Rechnungen.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass ein Schuldner dreißig Tage nach Erhalt der Rechnung automatisch in Zahlungsverzug gerät und es insoweit also keiner Mahnung mehr bedarf. Dies ist gut gemeint, führt in der Praxis aber zu Beweisproblemen. Um die Mahnung wirklich entbehrlich zu machen, muss der Rechnungssteller nämlich nachweisen können, dass der Schuldner diese auch erhalten hat. Das heißt, für den Schuldner genügt das einfache Bestreiten, die Rechnung erhalten zu haben. Dies wird im Normalfall nur dann gelingen, wenn die Rechnung persönlich übergeben wurde, zum Beispiel unmittelbar nach Leistungserbringung oder bei Übergabe der Waren. Selbst eine entsprechende Gestaltung der Lieferung (Adressfeld der Warenlieferung auf der Rechnung) genügt unter Umständen nicht.

Während man eine aber (letzte) Mahnung ohne Gesichtsverlust per Einschreiben (also mit Zugangsnachweis) versenden kann, wirkt das bei einer Rechnung eher überzogen und wird den Kunden befremden.

Tipp:
Eine Übergabe durch den Geschäftsinhaber, der im Falle einer Klage dann Partei wäre, genügt dem Beweisgebot übrigens nicht. In diesem Fall sollte das zugangsbedürftige Schriftstück (hier die Rechnung beziehungsweise die Mahnung) also durch einen Dritten (Angestellter, etc.) übergeben werden, der im Prozess als Zeuge auftreten darf.

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