Die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung bilden zusammen den Jahresabschluss. Außerdem sind ein erläuternder Anhang und ein Lagebericht zur Rechenschaftslegung zu erstellen. Die Ausstellung dieser Bilanz ist eine Pflicht der Geschäftsführung einer GmbH.
Eigenverantwortung
Der Geschäftsführer erfüllt seine Verpflichtung zur Buchführung und Bilanzerstellung in eigener Verantwortung. Weisungen von Gesellschaftern zur Bilanz sind deswegen immer darauf zu prüfen, ob sie im Rahmen ordnungsgemäßer Bilanzierung liegen.
Eine Weisung, die das nicht gewährleistet, begründet keine Folgepflicht, und ihre Ausführung muss abgelehnt werden. Sie hat für den Geschäftsführer keine entlastende Wirkung.
Können Dritte mitwirken?
Zur Erfüllung der Buchführungspflicht einschließlich der Pflicht zur Erstellung der Bilanz kann der Geschäftsführer Hilfskräfte einsetzen. Die Auswahl darf nur nach fachlicher Qualifikation erfolgen. Anschließend ist der Hilfskraft genau ihre Aufgabe und Funktion zu beschreiben. Ihre Tätigkeit muss der Geschäftsführer fortlaufend überwachen und mit sachdienlicher Anweisung zur Berichtigung von Fehlern einschreiten. Hier eine beispielhafte Verpflichtung:
Musterverpflichtung
Sehr geehrter Herr …, Sehr geehrte Frau ...,
ich habe Ihnen die gesamten Buchführungsaufgaben der Gesellschaft übertragen. Sie sind von Ihnen ausschließlich nach Maßgabe der einschlägigen Gesetze zu erledigen. Ich stehe Ihnen jederzeit zur Verfügung, falls Sie Unterstützung benötigen. Fachliche Probleme können Sie auch mit unserem Steuerberater klären. Weisungen zu Ihren Aufgaben erhalten Sie nur von mir.
Datum
Der Geschäftsführer
Wenn nicht zur GmbH gehörende Personen mit Bilanzierungsaufgaben betraut werden, ist auf die richtige Auswahl zu achten. Diese Personen müssen die Befähigung zur Steuerberatung haben, also Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte sein. Mit ihnen sind geeignete Verträge zu schließen.
Kontrollpflichten
Ihre Tätigkeiten sind durch die Geschäftsführung zu überwachen, und bei Fehlern ist zur Berichtigung einzuschreiten.
Aufgaben des Geschäftsführers
Jeder Geschäftsführer unterschreibt die Bilanz und bestätigt damit verantwortlich die Richtigkeit ihres Inhalts.
Daher muss nach Ausbildung und Qualifikation jeder Geschäftsführer ausreichende Kenntnisse zur Führung der Bücher haben. Auch ein Geschäftsführer, der mit technischen Aufgaben betraut ist, muss zumindest über die Kenntnisse verfügen, die zur Beurteilung einer Bilanz erforderlich sind.
Für die Erstellung von Bilanzen sind sämtliche gesetzlichen Vorschriften zu beachten, die im Bilanzrichtliniengesetz in den §§ 238 ff. HGB und in der Abgabenordnung in den §§ 140 ff. AO aufgeführt sind.
Das Bilanzrichtliniengesetz hat neben anderem zahlreiche neue Verpflichtungen begründet wie z.B. für:
- die Gliederung der Bilanz, § 266 HG
- die Gliederung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, § 275 HGB
- den Anhang, §§ 284 ff. HGB
- den Lagebericht, § 289 HGB
- die Bestellung eines Abschlussprüfers und die Prüfung der Bilanz durch ihn, §§ 316 ff. HGB
- die Publizierung der Bilanz, §§ 325 ff. HGB, usw.
Achtung: Geschäftsführerhaftung
Die Bilanz muss rechtzeitig und richtig erstellt werden.
Die Bilanz ist die Grundlage der Besteuerung der Gesellschaft. Eine falsche Bilanz führt zu einer falschen Besteuerung. Das kann als Vergehen der Steuerhinterziehung nach §§ 369 ff. AO strafbar sein.
Bei Fahrlässigkeit handelt es sich um eine leichtfertige Steuerverkürzung nach §§ 377 ff. AO. Sie ist eine Ordnungswidrigkeit und wird mit Bußgeld geahndet.
Eine Strafe oder ein Bußgeld wird an dem Geschäftsführer vollstreckt, weil er in eigener Verantwortung und als Organ der Gesellschaft gehandelt hat. Ersatz kann er von der Gesellschaft nicht verlangen.
Die Verletzung der Buchführungspflicht durch Erstellung einer falschen Bilanz ist eine schwere Pflichtverletzung, die aus wichtigem Grund zur außerordentlichen Abberufung des Geschäftsführers führen kann.
Zugleich kann ihn die Gesellschaft in die persönliche Haftung nehmen und Ersatz für jeden Schaden verlangen, der ihr aus der Pflichtverletzung entstanden ist, § 43 Abs. 2 GmbH-Gesetz. Die Verjährungsfrist für diesen Anspruch der GmbH auf Schadensersatz beträgt fünf Jahre, § 43 Abs. 4 GmbH-Gesetz.
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