Diensthandy – wer trägt die Kosten?

Grundsatz der Kostentragung bei beruflicher Nutzung

Nutzt ein Arbeitnehmer das Handy also ausschließlich beruflich, gibt es mit der Kostentragung keinerlei – arbeitsrechtliche – Probleme. Derartige können aber auftreten, wenn dem Arbeitnehmer erlaubt wurde, das Handy auch privat zu nutzen. Meist wird der Rahmen der erlaubten Privatnutzung nicht genau abgesteckt. Oft wird die Privatnutzung bei Übergabe des Handys mit der Bemerkung, sie können damit natürlich auch zu Hause anrufen, oder auch durch Duldung von Privatgesprächen erlaubt. In den wenigsten Arbeitsverträgen oder Vereinbarungen über die Nutzung eines Handys sind detaillierte Regelungen zum Umfang der Privatnutzung oder zur Kostentragung für Privatgespräche enthalten. Im Gegensatz zu Überlassungsverträgen bei Dienstwagen mit Privatnutzung gehen die meisten Arbeitgeber bei der Überlassung eines Handys mit Privatnutzung davon aus, dass die Kosten schon überschaubar bleiben werden.

Grundsatz der Kostentragung bei Privatnutzung

• Der Arbeitgeber erklärt sich bereit, sämtliche Privatgespräche zu bezahlen. 
• Der Arbeitgeber zahlt bis zu einem genau festgelegten Betrag. 
• Der Arbeitgeber zahlt eine bestimmte Anzahl an Privattelefonaten. 
• Der Arbeitgeber zahlt lediglich die Grundgebühr in voller Höhe, die reinen Gesprächskosten für Privatgespräche zahlt der Arbeitnehmer in voller Höhe selbst.

Gibt es keine Regelung über die Tragung der Kosten für Privatgespräche, sind folgende Fälle zu unterscheiden: 

• Die Privatnutzung ist ausdrücklich untersagt.
  --> Der Arbeitgeber muss keine Kosten für Privatgespräche zahlen, es sei denn es handelt sich um ein dringendes Telefonat, das aufgrund beruflicher Verpflichtungen notwendig wird. 
• Die Privatnutzung ist ausdrücklich erlaubt oder wird stillschweigend geduldet. 
  --> Der Arbeitgeber hat mit der Erlaubnis und/oder Duldung stillschweigend signalisiert, dass er auch die Kosten tragen will. Er muss dies dann bis zu einem ausdrücklichen Widerruf seiner Bereitschaft tun.

Die Rechtsprechung zu Privattelefonaten stammt überwiegend aus der Zeit des reinen Festnetzes, die Privatnutzung von Handys hält erst jetzt Einzug in die Urteile. Ausgehend von der bisherigen Rechtsprechung muss der Arbeitgeber folgendes beachten:

• Private Telefonate können verboten werden. Nicht von einem derartigen Verbot umfasst sind wichtige, nicht aufschiebbare private Mitteilungen, die aufgrund beruflicher Umstände unumgänglich sind. Gemeint sind damit z. B. Mitteilungen an die Familie über Zuspätkommen, Absage eines Arzttermins, weil die Besprechung länger dauert, u. ä.
• Fehlt ein ausdrückliches Verbot der Privatnutzung, wird von einer stillschweigenden Inkaufnahme von Privatgesprächen durch den Arbeitgeber ausgegangen. Umfasst sind dann auch nicht dringende oder nicht zwingend notwendige Privatgespräche. Der Arbeitgeber muss dann die Kosten in vollem Umfang tragen. 
• Bei einem Fehlen eines Verbots der Privatnutzung kann der Mitarbeiter davon ausgehen, dass er auch privat telefonieren darf. Ihm muss aber klar sein, dass die nur in Ausnahmefällen und nur zeitlich begrenzt sein darf (LAG Hessen, AZ: 5 Sa 1299/04). Werden vom Diensthandy ganz überwiegend private Gespräche geführt, kann der Arbeitnehmer nicht mehr davon ausgehen, dass der Arbeitgeber dies duldet. 
• Das vermutete Einverständnis des Arbeitgebers mit der Privatnutzung oder die Möglichkeit, trotz eines Privatnutzungsverbotes, wichtige private Telefonate zu führen, bestehen dann nicht mehr, wenn der private Anteil der Telefonate den dienstlichen Gebrauch weit übersteigt. 
• Fällt ein Arbeitnehmer durch eine überzogene private Nutzung des Diensthandys oder durch einen Verstoß gegen das Verbot der privaten Telefonate auf, muss er in der Regel auf sein nicht gewünschtes Telefonierverhalten aufmerksam gemacht und abgemahnt werden. Eine Abmahnung ist nur dann entbehrlich, wenn der Arbeitnehmer unter keinen Umständen damit rechnen konnte, der Arbeitgeber werde sein Verhalten oder die Telefonkosten für die Privattelefonate hinnehmen (LAG Hessen, AZ: 5 Sa 1299/04).
• Telefoniert ein Arbeitnehmer unberechtigt auf Kosten des Arbeitgebers in einem nicht nur geringfügigen Umfang und erstattet er die verbrauchten Telefoneinheiten nicht zurück, kann hierin ein Betrug zum Nachteil des Arbeitgebers liegen. Ein derartiges Verhalten kann sogar eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen. 
• Telefoniert der Arbeitnehmer innerhalb der Arbeitszeit privat, ist dies – mit Ausnahme wirklich dringender Anrufe – verboten, auch wenn die Privatnutzung des Handys grundsätzlich erlaubt oder geduldet ist. Die Erlaubnis, das Diensthandy auch privat nutzen zu können, schließt nicht die Erlaubnis mit ein, dies innerhalb der Arbeitszeit – die für berufliche Dinge verwendet werden muss – zu tun. Privatgespräche auf dem Diensthandy sind daher grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit zu führen (Ausnahme: dringendes Telefonat). 
• Private Telefonate innerhalb der Arbeitszeit sind ein Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten und berechtigen daher zur Abmahnung (Ausnahme: dringendes Telefonat).

Fazit

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten in jedem Fall spätestens bei der Aushändigung des Handys eine eindeutige Regelung darüber treffen, ob und in welchem Umfang eine Privatnutzung erlaubt ist.

Es ist angesichts der vielfältigen, über das reine Telefonieren hinausgehenden Nutzungsmöglichkeiten eines Handys sinnvoll, sich für eine der folgenden „Grundmodelle“ zu entscheiden:

• Privatnutzung ist verboten. 
• Der Arbeitgeber trägt einen bestimmten Geldbetrag für private Telefonate, darüber hinausgehende Kosten für Privattelefonate erstattet der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber. 
• Der Arbeitgeber trägt die Kosten für eine bestimmte Anzahl an Telefoneinheiten, darüber hinausgehende Kosten für Privattelefonate erstattet der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber.