1. Schritt: Klären Sie den Sachverhalt genau
Kommt es später zu einem Arbeitsgerichtsprozess, müssen Sie vortragen und beweisen können, dass Ihre Kündigung sozial gerechtfertigt ist. Daher ist die Sachverhaltsaufklärung Ihre erste Tätigkeit. Dabei gilt folgende Faustregel:
Je komplexer der Sachverhalt ist, desto umfangreicher und genauer sollten Ihre Ermittlungen sein.
Auch wenn Sie dazu grundsätzlich nicht verpflichtet sind: Hören Sie den zu kündigenden Mitarbeiter zum Sachverhalt stets an. Durch diese Strategie lässt sich vieles leichter klären.
Bei der Verdachtskündigung (also der Kündigung wegen des Verdachts einer strafbaren Handlung oder schweren Vertragsverletzung) müssen Sie den Arbeitnehmer zwingend anhören.
2. Schritt: Sichern Sie Ihre Beweise
Je nachdem, um welchen Kündigungsgrund es sich handelt, müssen Sie strategisch anders vorgehen.
Bei einer verhaltensbedingten fristgemäßen (ordentlichen) oder fristlosen (außerordentlichen) Kündigung ist jedes einzelne Fehlverhalten genau zu dokumentieren. Dazu gehört, …
wer wann wo und was gemacht hat und
worin der konkrete Pflichtverstoß besteht.
Stützen Sie das auf konkrete Fakten (etwa Fotos) und/oder Zeugenaussagen.
Handelt es sich um eine krankheitsbedingte Kündigung (Sonderfall der personenbedingten Kündigung), sollten Sie so vorgehen:
Zeichnen Sie genau auf, wann, wie oft und wie lange Ihr Mitarbeiter in der Vergangenheit gefehlt hat.
Erstellen Sie daran eine negative Gesundheitsprognose (also dass der Mitarbeiter künftig auch so häufig fehlen wird).
Dokumentieren Sie, welche Betriebsablaufstörungen durch sein Fehlen entstanden sind.
Bei der betriebsbedingten Kündigung kommt es zum einen auf die Gründe an, die zum Wegfall des Arbeitsplatzes geführt haben. Hierfür sind konkrete Angaben von Ihnen erforderlich. Dazu gehört etwa der Nachweis, dass die Fortführung des Betriebs so nicht mehr wirtschaftlich ist und deswegen seine Existenz gefährdet bzw. die jeweiligen Arbeitsplätze wegfallen.
Achten Sie aber auch darauf, dass Sie Ihre Sozialauswahl transparent und nachvollziehbar belegen können. Dazu gehört speziell, warum Sie bestimmte Mitarbeiter davon ausgenommen haben.
Machen Sie es sich zur Aufgabe, von vornherein die Beweise für alle kündigungsrelevanten Vorgänge zu dokumentieren. Nur mit dieser Strategie haben Sie für einen möglichen Prozess alle Unterlagen schnell zur Hand.
3. Schritt: Denken Sie an die Abmahnung
Vor einer verhaltensbedingten Kündigung müssen Sie Ihren Mitarbeiter wegen eines gleich gelagerten Fehlverhaltens grundsätzlich erst abmahnen. Wie oft Sie abmahnen sollten, hängt von der Schwere des Pflichtverstoßes ab. Generell sind bei langjährigen Mitarbeitern, die geringere Fehlverhalten begangen haben, bis zu 3 Abmahnungen erforderlich. Demgegenüber kann bei einem neu eingestellten Arbeitnehmer, der erheblich seine Pflichten verletzt hat, eine Abmahnung genügen.
Mancher Mitarbeiter arbeitet nur unzureichend. „Will er nicht besser arbeiten, obwohl er könnte“, ist das ein verhaltensbedingter Kündigungsgrund. Eine vorherige Abmahnung ist also nötig. „Will er besser arbeiten, kann aber nicht“, handelt es sich um einen personenbedingten Kündigungsgrund.
Hier brauchen Sie nicht abzumahnen. In der Praxis sind diese Abgrenzungen jedoch oft fließend. Ihre Strategie sollte es daher sein, hier stets vor einer Kündigung abzumahnen. Die Frage, ob Sie verhaltens- oder personenbedingt (leistungsbedingt) kündigen, lassen Sie vor dem Arbeitsgericht offen. So können Sie den Prozess nicht wegen einer fehlenden Abmahnung verlieren.
Achten Sie bei Ihrer Abmahnung darauf, dass Sie das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters genau dokumentieren. Zudem müssen Sie den Verstoß rügen, den Arbeitnehmer zu einem vertragsgetreuen Verhalten auffordern und ihm für eine Wiederholung die Kündigung androhen.
4. Schritt: Interessenabwägung – ein heikles Thema
Was bei dem einen Mitarbeiter ein Kündigungsgrund ist, muss es noch lange nicht bei einem anderen sein. Entscheidend ist hier die sogenannte Interessenabwägung. Speziell bei verhaltens- und personenbedingten Gründen prüfen die Arbeitsgerichte genau, ob Sie Ihre Arbeitgeberinteressen mit denen Ihres Mitarbeiters abgewogen haben. Damit Ihre Kündigung erfolgreich ist, müssen Ihre Interessen an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Interessen Ihres Mitarbeiters am Erhalt seines Arbeitsplatzes überwiegen.
Bei der verhaltensbedingten Kündigung spielen die konkreten Umstände des Einzelfalls eine große Rolle. Es kommt darauf an, wie erheblich die Pflichtverletzung ist. Zudem müssen Sie prüfen, wie die betrieblichen Auswirkungen des Verstoßes waren und ob Sie den Mitarbeiter auf einen anderen Arbeitsplatz versetzen können.
Dagegen sind bei den personenbedingten Gründen meistens krankheitsbedingte Kündigungen im Streit. Hier sollten Sie darlegen und beweisen können, dass Ihnen die dadurch auftretenden Belastungen in Ihrem Betrieb nicht länger möglich sind.
Haben Sie einem Mitarbeiter verhaltens- oder personenbedingt gekündigt, sind Ihre Erfolgschancen im Kündigungsschutzprozess oft eher gering. Sie sollten daher die Strategie mit einbeziehen, sich ggf. durch einen Aufhebungsvertrag gegen Zahlung einer Abfindung von dem Mitarbeiter zu trennen.
5. Schritt: Hier ist eine Kündigungsvollmacht nötig
Kündigen darf nur, wer dazu auch berechtigt ist! Viele Arbeitgeber vergessen das, wenn sie einen Mitarbeiter mit der Kündigung eines Arbeitskollegen beauftragen.
Kündigungsberechtigt sind nur …
Sie als Arbeitgeber,
ein üblicherweise dazu mit einer Kündigungsvollmacht ausgestatteter leitender Mitarbeiter (etwa ein Prokurist oder der Personalleiter) oder
Arbeitnehmer mit einer sogenannten Außenvollmacht, § 167 Abs. 1 2. Alt. BGB. Das ist der Fall, wenn Sie etwa im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters die ausdrückliche Erklärung aufgenommen haben, dass ihm gegenüber ein Arbeitskollege (etwa ein namentlich benannter Vorgesetzter) kündigungsbefugt ist.
Haben Sie einen sonstigen Arbeitnehmer mit einer Kündigung beauftragt, sollten Sie ihm dazu eine gesonderte Vollmacht ausstellen. Diese Kündigungsvollmacht wird im Original dem Kündigungsschreiben beigefügt.
Geschieht das nicht und kündigt kein sonstiger berechtigter Mitarbeiter, kann der betroffene Arbeitnehmer die Kündigung allein aus diesem Grund zurückweisen, § 174 BGB.
Zudem muss das Kündigungsschreiben stets eigenhändig unterzeichnet sein und dem Empfänger im Original zugehen, § 623 BGB. Kopien, Faxe oder E-Mails erfüllen diese Anforderungen nicht. Auch mündliche Kündigungen sind unwirksam.
6. Schritt: So stellen Sie die Kündigung erfolgreich zu
Den Zugang Ihres Kündigungsschreibens müssen Sie beweisen können. Ist das nicht möglich, behauptet der betreffende Mitarbeiter oft, „er habe keine Kündigung erhalten“. Damit ist Ihre Kündigung unwirksam. Durch das richtige strategische Vorgehen können Sie diesen Einwand von vornherein unterbinden.
Entweder Sie händigen dem Mitarbeiter die Kündigung im Betrieb aus und lassen sich den Empfang auf einer Kopie der Kündigung oder eine gesonderten Empfangsbestätigung quittieren. Dabei sollten Zeugen anwesend sein. Verweigert der Arbeitnehmer Ihnen die Quittung, können die Zeugen den Zugang bestätigen oder …
Sie lassen dem Mitarbeiter die Kündigung durch einen Boten zustellen. Dieser händigt dem Empfänger das Schreiben aus oder wirft es in dessen Postbriefkasten. Damit gilt die Kündigung als zugegangen, wofür Sie den Boten als Zeugen haben.
Alle anderen Zustellungsarten, etwa durch Einwurf- oder Übergabeeinschreiben sowie die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher, sind zu unsicher oder zu teuer.
7. Schritt: So müssen Sie den Betriebsrat anhören
Haben Sie einen Betriebsrat, müssen Sie ihn zu Ihrer Kündigung anhören, § 102 Abs. 1 BetrVG. Kündigen Sie fristlos und zugleich hilfsweise ordentlich, ist er zu beiden Kündigungen anzuhören (doppelte Anhörung). Dabei müssen Sie dem Betriebsrat folgende Mindestangaben machen, was aus Beweisgründen stets schriftlich erfolgen sollte.
Person und Daten des zu kündigenden Mitarbeiters
Art und Form der Kündigung
die Gründe für Ihre Kündigung
Kündigungszeitpunkt (also an welchem Datum gekündigt werden soll) und Kündigungstermin (also der Tag, an dem gekündigt werden soll)
Kündigungsfrist und etwaiger Sonderkündigungsschutz
die Gründe, warum keine Weiterbeschäftigung des Mitarbeiters möglich oder zumutbar ist
Ihr Betriebsrat muss sich zu einer fristgemäßen Kündigung innerhalb einer Woche und zu einer fristlosen Kündigung innerhalb von 3 Tagen äußern. Reagiert er nicht, gilt seine Zustimmung zur Kündigung als erteilt.
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Redaktionsbüro Schneider, 2008
