Firmenwagen bei GmbH-Geschäftsführern

Stellt der Arbeitgeber, hier die GmbH, ihrem Arbeitnehmer einen Pkw auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, spricht man von einer Firmenwagenüberlassung. Bei Unternehmern, die ihren Pkw betrieblich nutzen, spricht man als Abgrenzung dazu von einem Geschäftswagen. Im GmbH-Steuerrecht sind folglich nur „Firmenwagen“ anzutreffen.

Geldwerter Vorteil muss versteuert werden

Der sich aus der Firmenwagenüberlassung ergebene geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer ist der Besteuerung zu unterwerfen. Dies kann entweder in Form der sog. 1 %-Regelung geschehen (pauschale Variante) oder aber mithilfe der sog. Fahrtenbuchmethode (individuelle Variante).

Experten-Tipp zum Firmenwagen

Darf der Firmenwagen nur für betriebliche Fahrten und nicht für private Fahrten genutzt werden, ist kein geldwerter Vorteil durch den Arbeitnehmer zu versteuern. Die Finanzverwaltung stellt aber hohe Anforderungen an den Nachweis, dass ein Firmenwagen nur für betriebliche Fahrten genutzt wird (z. B. lückenloses Fahrtenbuch, Schlüsselabgabe, Verbleiben des Fahrzeugs nachts auf dem Betriebsgelände mit entsprechendem Nachweis).

Private Fahrten

Privat veranlasste Fahrten sind beispielsweise Fahrten zu Bekannten, Einkaufsfahrten, Ausflugsfahrten, Urlaubsfahrten, Mittagsheimfahrten, Fahrten zur Erzielung anderer Einkünfte.

1 %-Regelung

Bei der 1 %-Regelung sind monatlich 1 % vom Bruttolistenneupreis zzgl. 0,03 % für jeden Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als geldwerter Vorteil bei der Lohnabrechnung zu versteuern.

Fahrtenbuchmethode

Können Sie Ihre Privatfahrten und die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durch ein Fahrtenbuch genau belegen, können Sie Ihren Privatanteil abweichend von der 1 %-Regelung individuell versteuern.

Ihr Fahrtenbuch muss zeitnah geführt, unverfälschlich, lückenlos und in geschlossener Form (keine Loseblattsammlung) für das jeweilige Kalenderjahr vorliegen. Für Ihre betrieblichen Fahrten haben Sie Folgendes aufzuzeichnen: Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Ihr Reiseziel, der Reisezweck, Name Ihres Geschäftspartners, ggf. Details zur Wegstrecke (z.B. bei Umwegfahrten).

Bei den Privatfahrten reicht das Datum, die Kilometerangabe und der Hinweis „privat“. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, die hier als Privatfahrten gelten, sind durch „Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte“ oder ähnlich kenntlich zu machen (inkl. Datum und Kilometerangabe). Wird eine betriebliche Fahrt durch eine Privatfahrt unterbrochen (z. B. Unterbrechung um Brötchen für ein Familienfrühstück zu kaufen) ist der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen.

Wichtiger Hinweis

Ist der Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig (z.B. Fremdgeschäftsführer, Minderheitsgeschäftsführer), unterliegt auch der geldwerte Vorteil aus der privaten Pkw-Nutzung der Sozialversicherungspflicht.

Joachim Welper
Joachim Welper ist Steuerberater, Dipl.-Betriebswirt, und LL.M.(Master of law in taxation - Uni Münster). Als Partner der HRW Steuerberater GbR (Ahaus, Vreden) betreut er in erster Linie mittelständische Unternehmen.