Stolperfallen bei EU-Lieferungen umgehen

Zwar werden die Nachweispflichten für steuerfreie EU-Lieferungen vereinfacht, doch die Umsetzung erfordert teilweise erhebliche organisatorische Umstellungen. Zudem lauern viele Fallstricke. Was Unternehmen beachten sollten und wie sie am besten vorgehen.

Wie umgeht man Stolperfallen bei EU-Lieferungen?

Seit 1. Oktober 2013 gilt die einfachere Nachweispflichten für steuerfreie Lieferungen in andere EU-Länder.

Grundsätzlich sind innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei, wenn der ausländische Besteller Unternehmer ist und die Ware für seine Firma erwirbt. Weitere Voraussetzung: Der Lieferant muss gegenüber den Finanzbehörden belegen, dass die Ware tatsächlich von Deutschland in ein anderes EU-Mitgliedsland gelangt ist. Dafür hat der deutsche Gesetzgeber die so genannte „Gelangensbestätigung“ eingeführt. Der ausländische Käufer muss dem deutschen Unternehmen nach Abschluss der Lieferung den Erhalt der Ware bestätigen.

Eigentlich schreibt der Fiskus eine derartige Bestätigung schon seit dem 1. Januar 2012 vor, die Vorschrift wurde aber wegen praktischer Schwierigkeiten bislang nicht von allen Unternehmen angewendet. Die Neuregelung ab dem 1. Oktober 2013 vereinfacht die Handhabung der Gelangensbestätigung und lässt nun teilweise auch alternative Nachweise zu. „Auf der einen Seite profitieren Unternehmen von Erleichterungen“, sagt Steuerberater Gert Klöttschen von der Wirtschaftskanzlei DHPG in Euskirchen. „Auf der anderen Seite ergeben sich aber auch neue Probleme.“ Es beginnt schon damit, dass die EU-Kunden aus Italien, Spanien oder Frankreich vergleichbare Vorschriften nicht kennen. Das heißt, sie müssen erst dazu angehalten werden, den Warenerhalt zu kontrollieren und zu bestätigen. Kommt diese Bestätigung nicht, kann die Lieferung nicht umsatzsteuerfrei erfolgen.

Die Einführung der Gelangensbestätigung zwingt Lieferanten zu einigen organisatorischen Umstellungen.

Viele Konstellationen erfordern ein erhöhtes Augenmerk, da sonst weitreichende Folgen drohen (siehe „Tücken des Exports“). Zunächst sollten Unternehmen ihre vorhandenen Lieferbeziehungen analysieren, um zu entscheiden, welche Form des Nachweises für welche Lieferbeziehung praktikabel ist. „Lieferanten sollten den Dialog mit ihren Kunden und den eingeschalteten Transportunternehmen suchen, um nicht eine vermeintlich optimale Lösung einzuführen, die in der Praxis an den Widerständen der Beteiligten scheitert“, rät DHPG-Berater Klöttschen. Dann sollten Lieferanten ihre EU-Kunden darüber informieren, welche neuen Belege sie künftig benötigen und was von ihnen erwartet wird.

Unabhängig davon, mit welchem Formular oder welchem Nachweis der deutsche Unternehmer seine EU-Lieferungen belegt, muss er in der Regel folgende Mindestangaben erfüllen. Das sind neben Namen und Anschrift des Abnehmers im EU-Ausland die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der gelieferten Ware, Ort und Monat der Beendigung des Transportes, Ausstellungsdatum und Unterschrift des Abnehmers oder seines Beauftragten.

„Bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen dürfte sich die Gelangensbestätigung als Regelnachweis durchsetzen“, erwartet DHPG-Steuerberater Klöttschen. Denn für diesen Fall sind auch Sammelbestätigungen möglich. Zum Beispiel für alle Lieferungen in einem Monat oder in einem Quartal. Außerdem darf das Formular auch auf andere Dokumente wie etwa Rechnungen oder Lieferscheine verweisen. Das Ganze funktioniert ebenso im E-Mail-Verkehr. Vorteil: In diesem Fall darf auch die Unterschrift fehlen. Der Unternehmer schreibt dann einfach eine E-Mail an seinen Kunden mit den notwendigen Angaben und fordert ihn auf, dies per Antwort-Mail zu bestätigen. Klöttschen: „Der lückenlose Rücklauf der Mails muss allerdings streng kontrolliert und ordnungsgemäß archiviert werden.“

Welche Alternativen zur Gelangensbestätigung möglich sind, hängt davon ab, ob und wie die Ware ins EU-Ausland versendet oder befördert wird.

Bringt eine Spedition sie zum Abnehmer, reicht der handelsübliche Frachtbrief. Der muss aber die Unterschriften des Auftraggebers und des Empfängers als Bestätigung für den Erhalt der Ware tragen. Alternativ kann der Nachweis, dass die Ware ins EU-Ausland gelangt ist, auch per Spediteursbescheinigung erfolgen. Diese muss nun, anders als die früher gebräuchliche weiße Spediteursbescheinigung, auch die Angabe des Monats des Transportendes enthalten. Sie kann daher nicht mehr zu Beginn der Beförderung ausgestellt werden. Um hier keine Fehler zu begehen, ist das neue von der Finanzverwaltung veröffentlichte Muster der Bescheinigung zu verwenden.

Schicken deutsche Unternehmen die Ware per Kurierdienst zum ausländischen Kunden , reichen schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein Protokoll des Dienstleisters, das den Transport bis zur Ablieferung beim ausländischen Kunden lückenlos dokumentiert (so genanntes „Tracking-and-Tracing-Protokoll“). Senden deutsche Firmen die gewünschten Teile per Post, genügen eine Bestätigung über die Entgegennahme des Abnehmers durch den Postdienstleister sowie ein Nachweis über die Bezahlung.

Je mehr Alternativen Unternehmen ausschöpfen wollen, desto größer ist der organisatorische Aufwand.

Tipp der DHPG: Unternehmen sollten Nachweispflichten nach Versandtypen unterscheiden. Dafür sollten Unternehmen jetzt die betriebliche Informationstechnik so einrichten, dass die Kosten für die notwendigen Belegnachweise überschaubar bleiben. Zudem sind verbindliche Verhaltensregeln festzulegen sowie Mitarbeiter der Abteilungen Auftragsannahme, Versand und Rechnungswesen systematisch zu schulen und für Fehlerquellen zu sensibilisieren.

Tücken des Exports

Gerade die Vielfalt möglicher Nachweise birgt einige Gefahren. Bei Unstimmigkeiten ist die Steuerfreiheit der Ausfuhrlieferung in Gefahr. Umso dringlicher sind klare firmeninterne Regelungen.

Nachkontrolle: Die Nachweise werden erst zeitversetzt nach Abschluss des Transportes ausgestellt. Exporteure müssen den Eingang aller Belege nachhalten und die entsprechenden Nachweise archivieren.
Reihengeschäfte: Eigentlich quittiert der eigene Abnehmer den Empfang der Ware. Doch nicht selten wird Ware über mehrere Lieferanten an den Endabnehmer befördert oder versendet. Dann fungiert der Endabnehmer als Vertreter des eigenen Abnehmers und unterschreibt.
Abholfälle: Holt der Endkunde die Waren selbst ab und befördert sie in das EU-Ausland verlangt der Gesetzgeber prinzipiell eine Gelangensbestätigung. Dies ist für Lieferanten riskant, denn sie haben auf den Rücklauf des Nachweises kaum Einfluss. Gegebenenfalls sollten Unternehmen auf Abholfälle verzichten oder Sicherheiten einbehalten bis der Nachweis eingeht.
Spediteursversicherung: Lässt der Auslandskunde die Ware abholen, kann der Spediteur versichern, dass er sie ins EU-Land bringt. Das reicht grundsätzlich. Bei begründeten Zweifeln wird das Finanzamt aber weitere Nachweise fordern.
Vertretungsberechtigung: Werden Frachtbrief oder Gelangensbestätigung von Mitarbeitern des Abnehmers unterschrieben, muss der Exporteur darauf achten, dass die entsprechenden Personen auch vertretungsberechtigt sind. Dies erweist sich in der Praxis meist als sehr schwierig.
Archivierung: Bei der Übermittlung der Belege per E-Mail muss auch die E-Mail des Kunden archiviert werden. Die Archivierung kann elektronisch, aber auch in ausgedruckter Form erfolgen.

Quelle: DHPG, www.dhpg.de

Über DHPG: Die multidisziplinäre Kanzlei DHPG ist mit über 400 Mitarbeitern bundesweit an zehn Standorten vertreten. Die DHPG zählt zu den 15 größten Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften in Deutschland. Für den Rechtsberatungszweig sind derzeit rund 25 Anwälte an sechs Standorten tätig. Die DHPG ist aktives Mitglied von NEXIA International und stellt mit Prof. Dr. Norbert Neu den Chairman. NEXIA International zählt mit ca. 20.000 Mitarbeitern in über 100 Ländern und rund 600 Büros zu den zehn größten Accounting Networks weltweit.