Bei Führungskräften und Außendienstmitarbeitern gehört ein Firmenwagen in der Regel zu den Einkommensbestandteilen und wird bei Vertragsverhandlungen, insbesondere bei der Einstellung, häufig „on top“ dazugegeben.
Dienstwagen als Gehaltsumwandlung
Bei allen anderen Mitarbeitern handelt es sich beim Dienstwagen zumeist um eine Form der Gehaltsumwandlung: Der Mitarbeiter verzichtet auf einen bestimmten Teil seines Bruttogehalts, meist in Höhe der Netto-Leasingrate, die für das ausgesuchte Modell aufgebracht werden muss.
Es ergibt sich dadurch zum Vorteil des Mitarbeiters ein reduziertes Einkommen mit niedrigeren Steuern und Sozialabgaben.
Dabei werden den Mitarbeitern unterschiedliche Dienstwagen-Programme angeboten. Nicht immer herrscht freie Auswahl bei den Fahrzeug-Modellen. Vielmehr bieten die meisten Firmen nur bestimmte Typen und Ausstattungsvarianten an, um den Verwaltungsaufwand niedrig zu halten.
Bundesfinanzministerium klärt Zweifelsfälle
Immer mehr Unternehmen verlangen jedoch, dass sich die Mitarbeiter, die in den Genuss eines Dienstwagens kommen, zumindest an den Kosten beteiligen, die durch eine teilweise private Nutzung des Fahrzeugs entstehen.
Das Bundesfinanzministerium hat für einige Fälle nun neue Klarstellungen geschaffen.
Auswirkungen der privaten Nutzung des Fahrzeugs
Darf der Dienstwagen auch privat genutzt werden, gibt es verschiedene Varianten, diesen im Hinblick auf die zu zahlenden Kosten korrekt zu behandeln. Meistens schlägt der Arbeitgeber ein Prozent des Listenpreises des bereitgestellten Autos auf das zu versteuernde Gehalt auf. Dieser pauschalierte geldwerte Vorteil ist dann zu versteuern.
Ohne Fahrtenbuch schaut's schlecht aus
Eine Alternative zu dieser pauschalierten Versteuerung ist die Führung eines genauen Fahrtenbuches. Wird dieses jedoch nicht ordnungsgemäß geführt, erkennt das Finanzamt dies regelmäßig nicht an und greift wieder auf die 1-Prozent-Methode zurück.
Das Fahrtenbuch rechnet sich bei Nutzern, die weitaus mehr dienstlich unterwegs sind als privat.
In beiden Fällen vereinbaren die Unternehmen, die eine größere Anzahl von Firmenwagen unterhalten, in der Regel Rahmenverträge mit Werkstätten und Tankstellenketten, die eine Art Kreditkarte zur Verfügung stellen, über die die laufenden Kosten wie Benzin, Inspektionen und Reparaturen etc. abgerechnet werden.
Wird das Fahrzeug nicht größtenteils betrieblich verwendet, also zu mehr als 50 %, müssen Sie ein Fahrtenbuch in Verbindung mit Terminkalender und Reisekostenabrechnungen sowie Veranstaltungsnachweisen dem Finanzamt vorlegen.
Achtung! |
Beachten Sie: Wird die Privatnutzung vom Arbeitgeber ausdrücklich verboten, ist die Nichteinhaltung ein Kündigungsgrund! Halten Sie den Anspruch auf Privatnutzung des Firmenwagens daher im Arbeitsvertrag schriftlich fest. |
Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten
In den vergangenen Jahren haben sich mit den engeren finanziellen Rahmen, die Unternehmen zur Verfügung stehen, neue Formen der Finanzierung eines Firmenwagens etabliert.
Durchaus gängig ist die Methode, bei der der Mitarbeiter sich an den laufenden Unterhaltskosten des Fahrzeugs wie zum Beispiel Treibstoff oder Wagenwäsche beteiligt.
In einem solchen Fall sollte die 1-Prozent-Methode jedoch vermieden werden, da der geldwerte Vorteil durch die finanzielle Beteiligung des Mitarbeiters nicht reduziert wird und dieser sie auch nicht als Werbungskosten geltend machen kann. Dadurch entstehen ihm also lediglich Kosten, die zusätzlich zur Versteuerung aufzubringen sind.
Die Abrechnung laufender Unterhaltungskosten nach der Fahrtenbuchmethode ist zwischen dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) und dem Bundesfinanzhof (BFH) immer noch streitig.
Während laut BMF Kostenpositionen, die der Mitarbeiter selbst bezahlt hat, nicht bei den Gesamtkosten des Wagens berücksichtigt werden, wertet der BFH diese Kosten als Gesamtkosten, die der Mitarbeiter allerdings als Werbungskosten geltend machen kann.
Beteiligung des Mitarbeiters an den Anschaffungskosten
Trägt der Mitarbeiter einen Teil der Anschaffungskosten des Firmenwagens, mindert das seinen steuerpflichtigen geldwerte Vorteil. Bei der Fahrtenbuchmethode gilt dies aber nur dann, wenn die für die Ermittlung der AfA (Absetzung für Abnutzung) maßgeblichen Anschaffungskosten nicht um die die Zuzahlungen reduziert wurden.
Auch in diesem Punkt besteht zwischen BMF und BFH jedoch keine Einigkeit, ob die Zuzahlungen des Mitarbeiters zu den Anschaffungskosten als Werbungskosten zu werten sind, statt als Minderung des geldwerten Vorteils.
Das Nutzungsentgelt
Zahlt der Mitarbeiter ein Nutzungsentgelt zum Beispiel in Form von Kilometergeld für Privatfahrten, mindert das seinen geldwerten Vorteil. Ist das Nutzungsentgelt jedoch höher als der geldwerte Vorteil, führt dies dazu, dass der Mitarbeiter die Differenz aus seinem Nettolohn finanzieren muss. Dieser finanzielle Aufwand kann auch nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Praxistipps:
- Rechnen Sie vor Überlassung genau aus, inwieweit es sich für Sie überhaupt lohnt, einen Dienstwagen zu fahren. Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist dabei ebenso von Bedeutung wie zum Beispiel evtl. anfallende Zinsen für einen Kredit zur Anschaffung eines Fahrzeugs.
- Klären Sie mit Ihrem Arbeitgeber, welche laufenden Kosten (Benzin, Wagenpflege) er bei der privaten Nutzung übernimmt.
- Halten Sie eine Gehaltsumwandlung zugunsten eines Firmenwagens möglichst im Arbeitsvertrag oder in einem separaten Kfz-Überlassungsvertrag in allen Details schriftlich fest.
Dr. Susanna Lange
Dr. Lange ist Rechtsanwältin mit dem Tätigkeitsschwerpunkt Arbeitsrecht. Sie ist seit über 10 Jahren in verschiedenen Funktionen im Personalwesen tätig.
