Internes Audit – Mit wenigen Kniffen mehr Erfolg bei der Durchführung

Die Durchführung eines internen Audits gleicht häufig einer Gratwanderung. Das Erkennen fehlerhafter Prozesse geht oft mit dem Fehlverhalten von Mitarbeitern einher. Dabei ist es nicht einfach, Potenziale aufzuzeigen, ohne Mitarbeitern diese Fehler anzulasten.

Sie erfahren hier, wie Sie das Audit strukturiert durchführen und gleichzeitig einen guten Kontakt zu den Mitarbeitern aufbauen können. Dies ist für die weitere Zusammenarbeit und die Entwicklung des Qualitätsmanagements von herausragender Bedeutung.

Einstieg bestimmt die Richtung

Mit einem wirkungsvollen Eröffnungsgespräch können Sie schon die Weichen für das Gelingen des Audits in die richtige Richtung stellen. Sicherlich reduziert sich dies auf ein paar einleitende Sätze, wenn Sie mit den Mitarbeitern diese Prozedur schon mehrfach durchlaufen haben.

Sehen sich die Mitarbeiter allerdings erstmalig mit einer solchen Situation konfrontiert, liegt es bei Ihnen, Vorbehalte und Ängste abzubauen sowie eine Erfolg versprechende Auditatmosphäre zu schaffen. Daher gehört zu den Qualifikationsanforderungen eines Auditors – neben seiner fachlichen – eine ausgeprägte Sozialkompetenz.

Sozialkompetenz ist unverzichtbar

Mitarbeiter fühlen sich in einer Auditsituation häufig unwohl und haben Angst davor, dass in ihrem Bereich Fehler aufgedeckt werden. Deshalb werden Sie in der Regel weder Fragen stellen, noch konstruktive Vorschläge einbringen.

In einem gelebten und fortschrittlichen QM-System sind Sie aber auf die Mithilfe der Mitarbeiter angewiesen und müssen diese Barrieren abbauen.

Nachfolgend einige Tipps zur Überwindung solcher Widerstände:

• Führen Sie die Befragung möglichst bei den Mitarbeitern vor Ort durch. Sie fühlen sich an Ihrem eigenen Arbeitsplatz sicherer.
• Die Befragung sollten Sie während der normalen Arbeitszeit durchführen, damit den Mitarbeitern keine zusätzliche Belastung entsteht.
• Mit einer angenehmen Gesprächsatmosphäre (z.   B. nicht streng themenbezogener Einstieg) schaffen Sie eine gute Ausgangsposition.
• Erläutern Sie ausführlich den Grund für die Befragung und Bedeutung der Aufzeichnungen.
• Lassen Sie die Mitarbeiter zunächst deren Arbeit beschreiben. Dadurch können Sie Spannungen abbauen.
• Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und bewerten Sie diese gemeinsam mit den Befragten.
• Bedanken Sie sich für die Teilnahme und Kooperation, sprechen Sie wenn möglich Lob für positive Feststellungen aus.

Mitarbeiter sollen bei einem internen Audit nicht auf vorselektierte oder auf-bereitete Vorgänge zurückgreifen. Sinn und Zweck eines internen Audits ist es schließlich, Fehler sowie Schwachstellen aufzudecken und zu beheben.

Die Wahrscheinlichkeit, dass ein externes Audit fehlerfrei verläuft, steigt deut-lich, wenn vorab im internen Audit offen und ehrlich kommuniziert wird. Machen Sie demnach immer wieder deutlich, dass ein internes Audit vor allem ein Instrument zur Verbesserung ist und nicht zur Kontrolle.

Auditor muss neutral bleiben

Neben einer ausgeprägten Sozialkompetenz benötigt ein Auditor eine schnelle Auffassungsgabe. Schließlich muss er sich innerhalb kürzester Zeit in unterschiedlichste Sachverhalte hineindenken. Eine optimale Mischung aus Überblick und kritischer Distanz ist hier von entscheidender Bedeutung.

Daher ist die Unabhängigkeit des Auditors vom zu auditierenden Bereich unverzichtbar. Dies gilt übrigens nicht nur für seine Weisungsfreiheit: Private Verbindungen (Freunde, Eheleute) können sich ebenfalls negativ auf den Auditerfolg auswirken. In diesem Fall sollte der Auditor nach Möglichkeit den Auftrag ablehnen.

Achten Sie bei Ihrem Audit unbedingt darauf, dass nicht der befragte Mitarbeiter die Richtung des Audits vorgibt. Es kommt häufig vor, dass ein Mitarbeiter nur eine Frage benötigt, um in einem nicht mehr enden wollenden Wortschwall zu versinken.

Hier ist es Ihre Aufgabe, den Mitarbeiter höflich aber bestimmt zu unterbrechen und zurück zum eigentlichen Thema zu führen.

Checklisten erleichtern das Audit

Vor allem etwas ungeübtere Auditoren sollten sich schon im Vorfeld Checklisten ausarbeiten. Damit können sie zielgerichtet durch das Audit führen. Außerdem können sie damit sicherstellen, dass sie auch tatsächlich alle Aspekte ausführlich beleuchtet haben.

Nachstehend sehen Sie einen Ausschnitt aus einer solchen Checkliste zu Normabschnitt 6. In der Spalte „Nachweise“ können Sie sich exemplarische Belege zusammenstellen, die Sie beim Auditierten (Spalte Mitarbeiter) einfordern können.

Sachverhalte sind Basis für Konformitätsprüfung

Als Auditor haben Sie folgende Möglichkeiten, Sachverhalte zu untersuchen:

• Interview der Mitarbeiter
• eigene Beobachtung
• Einsichtnahme in Dokumente

Mit den so ermittelten Sachverhalten können Sie die Konformität des Systems überprüfen. Sie müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Notieren Sie daher genau, welche Dokumente Sie eingesehen haben.

Anhand dieser Informationen muss es jederzeit möglich sein, den entsprechenden Beleg mit Auftragsnummer, Datum und Bearbeiter noch einmal herauszusuchen.

Prüfen Sie unbedingt eine ausreichende Anzahl von Stichproben. Insbesondere bei komplexen und in der Vergangenheit mit Fehler behafteten Prozessen reicht es oft nicht aus, sich lediglich einen „Kleinauftrag“ zeigen zu lassen.

Sie können sich dabei am Prüfumfang Ihres Zertifizierers im Rahmen eines Zertifizierungs- oder Re-Audits orientieren.

Zu viele Abweichungen beenden das Audit

Finden Sie als interner Auditor zu viele Abweichungen, können Sie das Audit abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt neu beginnen. Dabei ist vor allem entscheidend, wie kritisch die Abweichungen sind. Zwei Arten werden hier meist klassifiziert:

• Hauptabweichung (kritischer Fehler): Ganze Teile der Norm oder der eigenen Dokumentation werden nicht umgesetzt oder sind gar nicht erst bearbeitet worden.
• Nebenabweichung (Nebenfehler): Es gibt einzelne Abweichungen von Anforderungen. Mehrere Abweichungen zu einem Abschnitt können aber auch eine Hauptabweichung begründen.

Während externe Auditoren – insbesondere im Bereich der TS  16949-Audits – hier sehr strenge Auflagen verfolgen, können Sie interne Audits nach ISO  9001 flexibler handhaben und brauchen diese in der Regel nicht abzubrechen.

Erneute Prüfung der kritischen Bereiche

Einzelne Abweichungen können durch das Nachreichen von Unterlagen abgeschlossen werden. Damit Sie sich aber sicher sein können, dass eine Abteilung „fit für’s externe Audit“ ist, sollten Sie zumindest ein weiteres, außerplanmäßiges Audit durchführen.

Lassen Sie sich dann vor allem die kritischen Bereiche noch einmal ausführlich darlegen. Dabei können Sie auch die Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen überwachen.