Ein Angebotsschreiben ist eine einseitige Willenserklärung zum Abschluss eines Kauf- oder Dienstleistungsvertrags. Die rechtlichen Anforderungen sind, anders als bei einer Rechnung, gering. Die Willenserklärung kann auch mündlich oder telefonisch geäußert werden. Dennoch ist der Inhalt eines Angebots rechtlich bindend. Ohne einen entsprechenden Hinweis kann der Auftragnehmer keinen vom Angebot abweichenden Preis berechnen. Unternehmen sollten deshalb ein besonderes Augenmerk auf den Inhalt eines Angebotsschreibens legen.
Der Inhalt eines Angebots - folgende Angaben sollte ein Angebotsschreiben enthalten:
- detaillierte und exakte Beschreibung der Leistungen und/oder Produkte
- Preis, Anzahl und/oder Dauer der Lieferungen/Leistungen
- Hinweis auf eventuelle Kosten für Versand und Spesen
- Liefer- oder Leistungszeitraum
- Name und Kontaktdaten des Empfängers sowie des Absenders
- Hinweis auf die AGB (falls vorhanden)
- Hinweis auf die Umsatzsteuer
- Zahlungsbedingungen
Der Absender kann und sollte sich durch verschiedene ergänzende Angaben absichern. Dazu zählen:
- Datum der Angebotsabgabe
- Gültigkeitszeitraum für das Angebot
- ein Hinweis auf den Eigentums- oder Rechtevorbehalt
- Zusätze wie "Angebot freibleibend", "unverbindlich", "nur solange der Vorrat reicht" oder "Preisänderungen vorbehalten"
Insbesondere der Hinweis auf das freibleibende Angebot ist von Bedeutung. Fehlt er, kann der Auftragnehmer später keine eventuellen Preisänderungen an seine Kunden weitergeben. Sollten in der Zwischenzeit zum Beispiel die Einkaufspreise für Rohstoffe steigen, muss der Auftragnehmer die Preisdifferenzen auffangen.
Eine Alternative und eine mögliche Ergänzung zu dem erwähnten Zusatz ist ein begrenzter Gültigkeitszeitraum. Dieser kann zudem den positiven Effekt haben, dass der Kunde sich schneller für die Annahme des Angebots entscheidet. Unternehmen, die regelmäßig Angebotsschreiben erstellen, können Software von Anbietern wie von Lexware nutzen, um die Angebote zu verwalten.
Die Form des Angebotsschreiben
Die DIN-Norm 5008 bietet eine geeignete Grundlage für das Angebotsschreiben. Im Falle des Versands per Post gewährleistet sie, dass die Adressdaten von Empfänger und Sender im Brieffenster vollständig sichtbar sind. Im Kopf des Schreibens können das Logo und die Kontaktdaten des Unternehmens untergebracht werden. Auch eine Anpassung der Absenderinformationen an die Farben des Logos sind möglich. Dies stärkt die Corporate Identity. Der Großteil des Textes sollte jedoch in Schwarz oder einem dunklen Grau gehalten werden. Zur Darstellung des eigentlichen Inhaltes bietet sich eine Tabelle an.
Grundsätzlich sollte ein gutes Angebot möglichst übersichtlich und transparent gestaltet sein und eine präzise Leistungsbeschreibung liefern. Nicht fehlen dürfen eine persönliche Anrede, ein kurzer Hinweis auf ein eventuell im Vorfeld stattgefundenes Gespräch sowie ein Schlusssatz mit Grußformel. Das Angebotsschreiben legt einen wichtigen Grundstein für die spätere Zusammenarbeit. Je ansprechender es gestaltet ist, desto größer ist die Chance eines Vertragsabschlusses.
