Vorbereitung ist alles! Events optimal planen

Die Eventbranche hat sich verändert. Neben den nach wie vor klassischen Massenveranstaltungen ist ein Trend zu hybriden und rein digitalen Veranstaltungen zu beobachten. Dazu hat nicht nur Corona mit seinen langen und strikten Freiheitsbeschränkungen in Form von Lockdowns beigetragen. Auch neue, digitale Möglichkeiten haben zum Wandel der Branche beigetragen. Unabhängig davon, welche Form ein Event heute annimmt, ist und bleibt eine optimale Vorbereitung mit detaillierter Planung der zentrale Faktor für den Erfolg einer Veranstaltung.

Technologie birgt immer das Risiko des Ausfalls

Die Möglichkeiten, die moderne Technologie bietet, sind nahezu grenzenlos. Allerdings ist diese aber immer auch anfällig für technische Schwierigkeiten oder gar Cyber-Attacken. Cyberkriminelle finden Wege, Videokonferenz oder digitale-basierte Hybridevents mittels Hack zu stören.

Vor allem Massenevents wie die OMR in Hamburg haben gezeigt, wie existentiell gute Vorbereitung ist und weshalb bei den Planungen sämtliche denkbaren Faktoren genauestens überprüft werden müssen. Bei großen Business-Veranstaltungen wird beispielsweise bemängelt, dass zu viele Menschen den Veranstaltungsort gleichzeitig besuchen, wodurch die Hallen häufig überfüllt sind. Hier Zugangsmodelle zu entwickeln, die die Anzahl der Besucher intelligent steuert, könnte für eine entspanntere Atmosphäre am Veranstaltungsort sorgen.

Ein weiterer Kritikpunkt an groß angelegten Events ist die fehlende, inhaltliche Tiefe und in diesem Zusammenhang die Auswahl der Speaker. In der Folge wird mangelnde Expertise von geladenen Speakern bemängelt und manche äußern den Verdacht, dass einfach Name-Dropping betrieben wird. Die im Rahmen von Business-Veranstaltungen abgehaltenen Gruppenevents werden von teilnehmenden weniger als Wissen vermittelnde Veranstaltungen wahrgenommen, sondern eher als Sales Pitches.

Dazu sagt Mario Dorsch, Head of Division liftofff bei der Kingline Group: „Klar hat jeder Bock auf bekannte Namen bei großen Events. Am Ende stellt sich dann eben nur wieder die Qualitätsfrage. Aber unterm Strich ist es wie überall in der Entertainment-Branche: Namen ziehen Menschen.“

Event-Vorbereitung – So geht perfekte Planung

Daraus ergibt sich die Frage, wie man sich am besten auf eine Veranstaltung vorbereitet, wenn so viele Einflussfaktoren zu berücksichtigen sind.

Die idealen Speaker

Ein Event lebt zu einem großen Teil von den Speakern. Deren Kompetenz und Persönlichkeit garantieren die letztlich auch die Qualität der Inhalte. Hier rät Mario Dorsch: „Es braucht eine gute Mischung, zu der auch Entertainment gehört, aber der Fokus liegt ganz klar auf wertvollen Informationen und Keynotes, bei denen man wirklich etwas mitnehmen kann und sich als Gast danach ein bisschen schlauer und nicht dümmer fühlt.“

Besucherzahlen effizient steuern

Um die Anzahl der Besucher zu steuern, kann man z. B. mit einem digitalen Anmeldesystem arbeiten, über das sich Interessierte für einzelne Keynotes oder sonstige Eventteile anmelden können. Auf diese Weise ließe sich auch die Gesamtzahl der Besucher sehr gut steuern. Bei der Planung einer Veranstaltung sollte auch darauf geachtet werden, dass der Veranstaltungsort für die Teilnehmer (egal ob Eventteam, Besucher oder Speaker) gut erreichbar ist, sei es mit dem Auto, der Bahn oder dem Reisebus.

Kein Event ohne Technologie

Heute werden viele Veranstaltungen oder zumindest Teile davon über Internet, Radio oder Fernsehen übertragen, um eine größere Reichweite zu erzielen. Dazu ist moderne Technik notwendig, für die der Veranstalter sorgen muss. Modernste Licht-, Ton- und Videotechnik für Live-Streams sind heute für eine gut vorbereitete Veranstaltung unverzichtbar. Event Management-Software, Online-Registrierungsformulare oder scanbare QR-Codes sind mittlerweile weitere elementare Erfolgsfaktoren.

Kommunikation & Information

Auch die Kommunikation im Vorfeld eines Events kommt heute ohne E-Mails und Newsletter nicht mehr aus. Veranstalter können diese Kommunikationskanäle nutzen, um den Teilnehmenden wichtige Informationen zur Verfügung zu stellen, sie über Termine oder Terminverschiebungen von Keynotes auf dem Laufenden zu halten oder ähnliches. Online-Marketing & Kundenbindung sollten wichtige Stichworte bei der Vorbereitung von Events sein.

Feedback für die Planung nutzen

Die wichtigste Aufgabe bei der Vorbereitung einer Veranstaltung ist das Wahrnehmen und Berücksichtigen des Feedbacks zu vergangenen Events. Veranstaltungsexperte Dorsch rät abschließend: „Ich denke, es ist einfach extrem wichtig, jedes negative Feedback und jede konstruktive Kritik der Gäste ernst zu nehmen, auszuwerten und Konsequenzen daraus zu ziehen.“