Das Ausstellen von Rechnungen und die Buchung der Vorgänge kostet Zeit und Nerven. Deswegen gibt es für Selbstständige, Kleinunternehmen und größere Unternehmen unterschiedliche Lösungswege.
Ohne Geld geht es nicht. Doch Selbstständige und Start-ups scheuen sich gerne davor, sich mit dem Thema Fakturierung zu beschäftigen, weil der Begriff nach komplexen Finanzvorgängen klingt. Dabei kann die Erledigung der Faktura recht einfach vonstattengehen. Wir zeigen hier ein paar Wege auf.
Definition: Was bedeutet Faktura bzw. Fakturierung?
Der Begriff Faktura kommt aus dem Lateinischen und bedeutet übersetzt Rechnung. Zudem können Faktura auch Quittungen, Gutschriften und Stornobelege sein. Die Fakturierung wird im allgemeinen Sprachgebrauch als Rechnungsstellung bzw. das Schreiben von Rechnungen verstanden. Das ist aber nicht alles: Zur Fakturierung gehört auch die Verbuchung auf die entsprechenden Geschäftskonten.
Faktura: Was muss man bei der Rechnungsstellung beachten?
Theoretisch ist das Schreiben von Rechnungen ganz einfach. In der Praxis gibt es allerdings einige Vorgaben vom Gesetzgeber zu beachten, da eine Rechnung einen ähnlichen Status wie ein Kontoauszug besitzt. Passieren Fehler, so kann eine falsche Rechnungsstellung ins Geld gehen. Somit entpuppt sich die Rechnungsstellung für Selbstständige und Kleinunternehmen als Herausforderung, die es zu meistern gilt.
Bei korrekt geschriebenen Rechnungen muss zum Beispiel eine fortlaufende Rechnungsnummer angegeben werden, die Umsatzsteuer (gerne als Mehrwertsteuer bezeichnet) wird ausgewiesen und die Steuernummer- oder Umsatzsteueridentfikationsnummer darf nicht fehlen. Bei der Fakturierung erfasst man zudem neben dem Rechnungsdatum auch den Tag des Geldeingangs, was oft noch ganz klassisch erledigt wird: mit einem passenden Datumsstempel.
Tipp: Wer als frisch gebackener Gründer die Fakturierung selbst übernimmt, sollte sich am besten anfangs eine lange Checkliste für die Rechnungsstellung zulegen, um keine wichtigen Punkte zu vergessen.
Wie kann man die Fakturierung vereinfachen?
Selbstständige, Freiberufler oder Kleinunternehmen können die Faktura ganz händisch mit geläufigen Office-Tools wie Word und Excel erledigen. Allerdings stößt dieses System bald an seine Grenzen.
Komfortabler sind Software-Lösungen. Diese können entweder lokal auf dem Geschäftscomputer installiert werden, oder sie sind nach dem SaaS-Prinzip (Software as a Service) übers Internet nutzbar. Die Online-Tools haben den Vorteil, dass die Daten auch unterwegs auf dem Notebook, Tablet oder Smartphone verfügbar sind.
Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Fakturierung-Programmen, -Apps und -Online-Lösungen. Mit den Angeboten von Datev, Billomat, Easybill, Orgamax, Lexware oder Zervant lassen sich Rechnungen recht einfach und rechtssicher schreiben.
Welche Möglichkeiten gibt es noch?
Möchten Sie sich nicht mit dem Thema Fakturierung beschäftigen oder fehlt Ihnen die Zeit dazu? Dann können Sie den klassischen Weg gehen und eine entsprechende Fachkraft anstellen. Ebenso ist es möglich die Faktura an Dienstleister auszulagern, die Rechnungsstellungen im großen Umfang bewerkstelligen. Hunderte oder Tausende Fakturierungen sind für Spezialdienstleister kein Problem.
