E-Mails für Kunden im Ausland – das ist zu beachten

Nicht nur für große Unternehmen spielt die Kommunikation mit Kunden im Ausland eine wichtige Rolle. Die Welt ist durch das Internet kleiner geworden und näher zusammengerückt. Kontakte können überall auf der Welt geknüpft werden und manch ein Unternehmen arbeitet von verschiedenen geografischen Standorten aus. Dies birgt große Chancen für die Geschäftswelt, erfordert aber auch gewisse interkulturelle Fähigkeiten und Fingerspitzengefühl. Denn in manchen Situationen kann es schwierig sein, über kulturelle Grenzen hinweg effektiv zu kommunizieren.

Meist wir auf dem internationalen Parkett der Geschäftswelt auf Englisch kommuniziert – mündlich und auch im E-Mail-Verkehr. Dabei wird in den meisten europäischen und asiatischen Ländern die Schreibweise des britischen Englisch bevorzugt. Es ist zudem wichtig, das Sprachniveau des Gegenübers bestmöglich zu kennen und einzuschätzen, um den Schriftverkehr entsprechend anzupassen.

Tipp: Viele Unternehmen nutzen für den internationalen geschäftlichen Schriftverkehr ein vereinfachtes Englisch. Homonyme – Wörter mit mehreren Bedeutungen – sollten in diesem Zusammenhang beispielsweise vermieden werden, um keinerlei Missverständnisse aufkommen zu lassen.

Im Zweifelsfall sollte man einen professionellen Übersetzer ins Boot holen, um den Schriftverkehr in der Muttersprache des Kunden führen zu können – vor allem, wenn es um fachspezifische Themen geht. Fachübersetzungen verlangen einen erfahrenen Fachübersetzer. Ein professioneller Übersetzer kennt zum einen die kulturellen Kommunikationsstandards des jeweiligen Landes und darüber hinaus alle branchenrelevanten Fachausdrücke.

Andere Länder, andere Kommunikationsstandards

Wer kulturelle Hintergründe seines Kommunikationspartners kennt und versteht, kann besser kommunizieren und gegebenenfalls Zeit, Ärger und Missverständnisse sparen. Dies ist vor allem im Schriftverkehr wichtig, denn hier kann das Gegenüber nicht zusätzlich durch Mimik und Gestik den Ton des Kommunikationspartners einschätzen. Jede Kultur hat ihre eigenen Kommunikationsstandards. In einigen Ländern ist es üblich, nach der Begrüßung nicht sofort mit Geschäftlichem zu beginnen, sondern sich zunächst nach dem Befinden oder der Familie des Kunden zu erkundigen – ein wenig schriftlicher Smalltalk sozusagen. Anderswo wird es hingegen als unhöflich empfunden, wenn nach dem Privatleben gefragt wird. Kurze und sachliche E-Mails sind hier Standard. In Japan wird Kritik beispielsweise anders verpackt als in Deutschland. Und während viele deutsche Geschäftsleute eine klare und direkte Sprache schätzen, wird dies andernorts als ausgesprochen unhöflich empfunden. Im Zweifelsfall ist vor dem Verfassen der E-Mail ein wenig Recherche zu den landesüblichen Kommunikationsstandards gefragt. Reagiert man mit der eigenen E-Mail auf eine Anfrage, ist es ratsam, sich formal an der empfangenen E-Mail zu orientieren.

Vorsicht mit Humor und Metaphern

Wer seine Kunden nicht ganz genau kennt, sollte Humor in seinen E-Mails an Kunden im Ausland vermeiden. Denn auch hier gilt wieder, dass der Adressat der Mail nicht den Vorzug genießt, an Gestik und Mimik die Tonalität der Aussagen besser einschätzen zu können. Was in einem persönlichen Gespräch auflockernd wirken kann, hat im Schriftverkehr schwer abschätzbare Folgen. Im schlimmsten Fall fasst ein Kunde einen Witz als beleidigend auf oder nimmt einen Scherz wörtlich.  Ähnliches gilt für Metaphern. Auch diese können für unangenehme Missverständnisse sorgen, wenn sie wörtlich verstanden werden.

Die wichtigsten Tipps für den internationalen E-Mail-Verkehr

An dieser Stelle fassen wir noch einmal die wichtigsten Tipps für den internationalen E-Mail-Verkehr zusammen:

• • Recherchieren: Gefragt sind Tipps zur Gestaltung von Inhalten und auch des Designs für die jeweilige Region.
  • Auf Zeitzonen achten: Wenn eine Mail-Kampagne nachts um eins in eine Region gesendet wird, kann dies zu niedrigeren oder verzögerten Reaktionen führen.
  • Bevorzugte Sprache herausfinden: Manch einer fühlt sich wohler, wenn er in seiner Muttersprache kommunizieren kann. Der Kunde ist König und ein Übersetzer kann bei Bedarf zwischengeschaltet werden.
  • Emojis vermeiden: In den meisten Branchen sind sie im Geschäftsverkehr ohnehin ein No-Go, aber auch in einem Sektor, in dem es lockerer zugeht, sollten Emojis in E-Mails für Kunden im Ausland vermieden werden, denn es kann sein, dass diese dort ganz anders aufgefasst werden.
  • Besonderheiten für die Betreffzeile beachten: In einigen Ländern muss der Betreffzeile der E-Mail ein Präfix vorangestellt werden.