Regeln für das Schreiben geschäftlicher E-Mails:

• Form und Stil sind wichtig: Der erste Eindruck zählt – Achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik, verwenden Sie eine seriöse Schriftart (z.B. Arial), formatieren Sie den Text übersichtlich und vermeiden Sie Stichpunkte und Abkürzungen
• Seien Sie selbstbewusst: Vermeiden Sie Formulierungen wie „würde“, „hätte“, „vielleicht“ oder „eventuell“, um selbstbewusster und verbindlicher zu wirken, z.B. statt „Über eine Rückmeldung würde ich mich freuen“ → „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“
• Drücken Sie sich kurz und prägnant aus: Komplizierte Satzkonstruktionen erschweren das Verständnis und mindern das Interesse des Lesers, kommen Sie lieber direkt auf Ihr Anliegen zu sprechen

Formulierungen:

Der Inhalt Ihrer E-Mail ist selbstverständlich von Ihrem Anliegen abhängig, es gibt jedoch Formulierungen, auf die für (fast) jede geschäftliche E-Mail zurückgegriffen werden kann. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige dieser Bausteine vorstellen.

Betreff:

Die Betreffzeile enthält das Thema der E-Mail. Sie sollte kurz und prägnant im Nominalstil verfasst sein, z.B. „Stand Projekt…“

Begrüßung:

Die Anrede entscheidet bereits darüber, welchen Eindruck Ihre Nachricht beim Empfänger hinterlässt. Hier empfiehlt es sich auf klassische, schnörkellose Wendungen zurückzugreifen, wie:

• Sehr geehrte Damen und Herren (wenn der Empfänger unbekannt ist)
• Sehr geehrte/r Frau/Herr… (wenn der Empfänger bekannt ist, aber noch kein längerer Kontakt besteht)
• Guten Tag Frau/Herr… (wenn bereits längerer Kontakt besteht)

Dank:

Im Anschluss erfolgt, wenn bereits Kontakt bestand, eine Höflichkeitsformel zum Dank. Diese hängt von der Art des Erstkontakts ab und sollte möglichst einfach gehalten werden.

• Vielen Dank für Ihre Nachricht / Ihre Anfrage / Ihr Interesse
• Vielen Dank für das freundliche Telefonat

Anliegen:

Ihr Anliegen sollten Sie direkt darlegen, ohne um den heißen Brei herumzureden. Wie Sie sich dabei ausdrücken, ist vom Anlass Ihrer E-Mail abhängig.

• Ich möchte mich bei Ihnen vorstellen
• Ich möchte mich informieren, ob…
• Ich möchte Ihnen vorschlagen, dass…

Bitte:

Wenn Sie eine Bitte haben, z.B. um Unterstützung bei einem Projekt, ist es empfehlenswert, selbstsicher aufzutreten und verbindliche Formulierungen zu verwenden, wie zum Beispiel:

• Ich danke Ihnen für die Unterstützung
• Sicherlich können Sie mir/uns in dieser Angelegenheit weiterhelfen

Abschluss:

Vor der Grußformel bietet es sich an eine weitere Höflichkeitsformel einzusetzen, die Ihre Sympathie für den Empfänger ausdrückt und ihn gleichzeitig indirekt zur Reaktion auf Ihre E-Mail auffordert.

• Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung
• Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Grußformel:

Die Verabschiedung wiederum hängt von Ihrem Verhältnis zum Empfänger ab. Gerade, wenn ein freundschaftlicheres Verhältnis besteht, darf hier gerne variiert werden.

• Mit freundlichen Grüßen
• (Freundliche) Grüße aus…
• Viele Grüße
• Beste Grüße

Signatur:

Am Ende der E-Mail sollte immer Ihre Signatur stehen. Auf diese Weise verleihen Sie Ihrer Nachricht zusätzliche Seriosität und erleichtern Ihrem Kontaktpartner die weitere Kommunikation.

Wichtig:

Trotz aller Tipps und Formulierungshilfen gilt auch beim Schreiben geschäftlicher E-Mails: Bleiben Sie sich selbst treu! Wer gerne ausschweifend formuliert, darf das, zumindest an den richtigen Stellen, auch in einer geschäftlichen E-Mail tun. Eine originelle Nachricht mit kleinen Fehlern erzeugt in der Regel mehr Sympathien beim Leser als ein fehlerfreies Floskelfeuerwerk. Daher gilt es, die richtige Mitte zu finden.

Wenn Sie diese Hinweise beachten, sollten Sie in Zukunft keine Probleme haben, sicher geschäftliche E-Mails zu formulieren.