Google Kalender im Familienleben: Nie wieder Terminchaos

Familie Plant Termine mit der Google Kalender App — GettyImagesPlus | iStock

Was in Unternehmen längst Alltag ist, mag im privaten Bereich auf den ersten Blick vielleicht noch etwas sonderbar scheinen: Das Abstimmen und Teilen von elektronischen Kalendern. Wie wir das in meiner Familie lösen und wie einfach das geht?

Ein Beitrag von Marcel Widmer

Darum ist der Google Kalender so nützlich

Sobald mehrere Personen bei der Festlegung von Terminen involviert sind und der Abstimmungsbedarf zunimmt, helfen elektronische, synchronisierte Kalender enorm. Das gilt für Projektteams und Abteilungen in Unternehmen genauso wie für Organisationen und Gruppen im öffentlichen oder privaten Bereich. Dieses System lässt sich auch ausgezeichnet in Familien nutzen.

Dabei geht es - anders als in Unternehmen - nicht darum, gemeinsame Termine der Familienmitglieder untereinander festzulegen (das schaffen wir zum Glück noch immer ohne Planung), sondern die Termine ausserhalb der Familie auf jene der anderen Familienmitglieder abzustimmen. Meine Familie musste lange mit den Nachteilen von Zeitplanbuch, Wandkalender & Co. leben. Bis wir eine auf den ersten Blick ungewöhnliche Lösung gewagt haben.

Das Praxisbeispiel mit dem Google Kalender

Wir sind eine dreiköpfige Familie und bringen es zusammen auf eine ansehnliche Menge von Terminen, die teilweise aufeinander abgestimmt werden müssen - u.a. deshalb, weil ich öfters auch Termine am Abend wahrnehmen muss. Jeder von uns geht tagsüber seiner Beschäftigung (Job oder Schule) nach und nutzt dabei verschiedene technische Hilfsmittel. Unser «Setup»:

Marcel (ich): Coach/Berater (selbstständig), MacBook + iPad Mini + iPhone, 2 Kalender (persönlich, beruflich)
Prisca (meine Frau): Schulsekretärin (Teilzeit), MacBook + iPhone, 2 Kalender (persönlich, beruflich)
Nathalie (unsere Tochter): Schülerin (Gymnasium), Windows-Notebook + iPhone, 1 Kalender (persönlich)
gemeinsam: MacBook + iPad, 1 Kalender

Seit gut vier Jahren nutzen wir gemeinsam Google Kalender.

Verknüpfte und geteilte Kalender - drei Grundsätze

Wir haben damals einen pragmatischen Ansatz gewählt: «Lasst es uns einfach mal versuchen!» war unser Motto. Einiges hat sich in der Praxis bewährt, anderes mussten wir ändern oder wieder fallenlassen. Mit der Zeit haben sich die folgenden Grundsätze - auch im Sinne von «Spielregeln» - etabliert:

Alle können alle Termine überall und jederzeit einsehen und bearbeiten.
Jeder trägt einen neuen Termin sofort ein.
Es gibt keine anderen Kalender mehr als die Online-Agenda.

Die Umsetzung (Schritt für Schritt)

Google-Konto eröffnen: Wer noch kein (kostenloses) Google-Konto hat, eröffnet eines - für jeden in der Familie ein eigenes.
Kalender einrichten: Jeder richtet in seinem Google-Konto seine(n) Kalender ein; jemand richtet zudem die gemeinsamen Kalender ein.
Farben helfen: Jeder Kalender bekommt eine eigene Farbe. Hat jemand mehrere Kalender, wählt man für diese ähnliche Farben (z.B. hellblau/dunkelblau).
Zugriffs-Berechtigungen: Jeder erteilt den anderen die Berechtigung, auf seine Kalender zuzugreifen.
Kalender anzeigen: Jeder bindet die Kalender der anderen in seine eigene Kalenderansicht ein.

Vor- und Nachteile des Google Kalender für die Familie

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Die Termine aller sind für alle verfügbar. Unabhängig davon, ob sie im Kalender unter Mac OS X, in Outlook, auf einem iPhone oder in irgendeinem Browser (beim Kunden, in der Schule usw.) erfasst wurden.
Eine Abstimmung - sei's per Telefon, sei's am Küchentisch - ist überflüssig. Auf Rückfragen bei der Familie kann verzichtet werden («Ich muss mich zu Hause absprechen, ob bereits etwas geplant ist - ich gebe wieder Bescheid»), was besonders im beruflichen Alltag professioneller wirkt.
Man ist vor Überraschungen gefeit («Ich habe Dir vorletzte Woche gesagt, dass heute Abend Tante X und Onkel Y zum Essen kommen!»), was die Nerven schont und sich stimmungsmässig positiv aufs Familienleben auswirkt.
Die Unterteilung in eine berufliche und eine persönliche Agenda macht's möglich, dass man besser fokussieren kann, indem man die anderen Kalender durch einen Klick vorübergehend ausblendet.

Einziger Nachteil und grösste Hürde:

Zumindest in den ersten Wochen: Alle Beteiligten müssen ihre Gewohnheiten ändern und gegebenenfalls auf Liebgewonnenes (wie die mit Herzblut gestaltete Moleskine-Agenda) verzichten. Ein Punkt, den man nicht unterschätzen und deshalb vorab besprechen sollte.

Ein Haufen geeky Nerds?

Jetzt könnte man durchaus auf die Idee kommen, dass meine Familie masslos übertreibt und mit Kanonen auf Spatzen schiesst. Uns geht es aber nicht darum, «alles» in der Familie über elektronische Hilfsmittel zu lösen - diese sind nur Mittel zum Zweck. Indem wir Banales wie die Terminabstimmung auf die beschriebene Weise erledigen, verhindern wir Terminkollisionen und Unstimmigkeiten und haben so mehr Zeit für die wirklich wichtigen (und wertvollen!) Dinge innerhalb der Familie. Ohne Zweifel gibt es auch andere Lösungen, mit denen man die Termine in der Familie im Griff haben kann.