Mappei und Classei Ablagesysteme im Test

Effizienz bei der Ablage

Egon Heimann untersuchte die Arbeitsabläufe und entwickelte wenig später ein neuartiges System von Mappen, um Dokumente aufzubewahren: der Ursprung der heutigen Systeme Mappei und Classei.

Im letzten Teil unserer Ablageserie beschäftigten wir uns mit dem Quasi-Standard (abgesehen von den guten alten Ordnern) im deutschsprachigen Raum, den Hängeregistern. Heute schauen wir die ausgefeilteren Mappensysteme von Mappei und Classei an, die sich unter anderem bei den Getting-Things-Done-Freunden einiger Beliebtheit erfreuen, aber auch in größeren Firmen zur Anwendung kommen. Was ist das Besondere an diesen Mappen?

Zwei Hersteller in Deutschland

In Deutschland gibt es zwei Hersteller der von Egon Heimann entwickelten Mappen. Die Firma Mappei wurde bereits 1965 gegründet und fertigt ihr System in Deutschland selber. Für Mappei war Erfinder Heimann bis Ende der 1970er Jahre tätig, bevor er das Unternehmen verließ und die Firma Classei gründete. Beide Unternehmen arbeiten mit verblüffend ähnlichen Systemen, bei denen sich auf den ersten Blick nur die Namen unterscheiden:

• Die Mappen heißen bei Classei Orga-Mappen, bei Mappei Ordnungsmappen (im weiteren Verlauf nenne ich sie einfach Mappen oderEi-Mappen)
• Die Kennzeichnungsschilder heißen bei Mappei Selbstklebe-Reiter, bei Classei Orga-Tabs (im weiteren Verlauf einfach Schildchen)

Classei und Mappei haben sich jedoch für unterschiedliche Servicelevel bei der Betreuung ihrer Kunden entschieden: Bei Mappei steht am Anfang eine Analyse der Situation im Rahmen eines Hausbesuchs durch einen geschulten Vertreter. Bei Classei ist solch ein Hausbesuch zwar möglich, aber nicht unbedingt. Zu den Unterschieden zwischen beiden Anbietern werden wir in einem späteren Artikel mehr sagen, wenn wir im Einzelnen auf Erfahrungen mit diesen Mappen-Systemen eingehen.

Die Ei-Mappen benutzen

Die Mappei- und Classei-Mappen stehen aufrecht in Ordnern, Boxen oder Schachteln und sind standfest, so dass sie keine Hängeschienen benötigen. Es gibt dünne Mappen für wenige Dokumente und dickere für umfangreichere Bündel, außerdem transparente. Mit selbstklebenden Schildchen können sie leicht gekennzeichnet werden.

Wie richtet man eine Mappe üblicherweise ein?

1. Neue Mappe greifen
2. Selbstklebendes Schildchen beschriften
3. Schildchen ankleben
4. Mappe einsortieren

Man braucht also Mappen, selbstklebende Schildchen und Stehordner oder Boxen, und schon kann man loslegen. Auf die Vorteile der Mappen gehen wir jetzt der Reihe nach ein.

Übersichtlichkeit

Die Mappen lassen sich mit den selbstklebenden Schildchen leicht kennzeichnen. Dadurch erreicht man eine sehr klare, transparente Gliederung, unabhängig davon, ob man sich für die alphabetische, numerische oder alpha-numerische Ordnung entscheidet.

Je eindeutiger die Ablage unterteilt und beschriftet ist, desto weniger blättert man in seinen Unterlagen. Das Rumstöbern und Suchen wird vermieden, da man bereits auf den ersten Blick von außen erkennt, worum es sich handelt. Das Ganze ist natürlich auch teamfähig - ein Kriterium, das aber eigentlich alle Ablagesysteme erfüllen, so man sich denn einmal gemeinsam auf einen allgemeingültigen Kanon der Ablage festgelegt hat. Einigt man sich mit seinen Kollegen auf bestimmte Farben der selbstklebenden Schildchen für bestimmte Kategorien, erleichtert das die schnelle Zuordnung immens. Ich benutze zu Hause beispielsweise folgende Unterteilung:

• Rosa für Personenbezogenes
• Weiß für Finanzen
• Blau für Bedienungsanleitungen und Rechnungen
• Orange für alle anderen Verträge, z.B. Miete, Wohnungskauf etc.

Denkbar ist im Büro zum Beispiel eine farbliche Unterteilung nach PLZ-Gebieten oder nach Dienstleistungen. Schön ist auch, wie unkompliziert es ist, seine Ablage zu erweitern: Beide Systemanbieter haben viele Farben im Angebot.

Schnelligkeit

Legt man seine Dokumente in "Ei-Mappen" ab, findet man sie sehr schnell, da sie nicht abgeheftet sind. Es empfiehlt sich, die Mappen fein zu unterteilen, idealerweise nur wenige Blatt Papier pro Mappe. Und wenn man vergessen hat, wie man ein Projekt genannt hat, ist das auch kein Problem. Da alle Schildchen jederzeit zu sehen sind, ist das gesuchte Projekt trotzdem schnell gefunden. Und weil nichts abgeheftet wird, geht auch das Ablegen von Dokumenten sehr schnell, deutlich schneller als beispielsweise bei Heftern oder Ordnern: Finden und Öffnen ist schneller, Lochen und Einheften entfällt.

Ganz besonders spürt man das daran, wie häufig man sich um die Ablage kümmert. Das kennen wir wohl alle: Unterlagen wie Briefe, Scans, Zeitungsartikel, Notizen flattern auf den Schreibtisch und landen erstmal auf einem Stapel. Dieser Stapel wächst und wächst und wächst. Genau diese Stapel sind aber das Hauptproblem und erstes Kampfziel, wenn man sich mit Methoden wie Getting Things Done oder Zen to Done beschäftigt. Das Problem ist, dass die Stapel den Kampf nicht aufgeben. Kaum hat man sie bekämpft, entstehen sie sofort neu. Ein Grund dafür: Das Ablegen der Dokumente in Ordnern ist mühsam und zeitraubend, deswegen schieben wir alle es gerne vor uns her. Nicht so bei den Ei-Mappen:

• Passende Mappe identifizieren
• Halb aus Stehordner herausholen
• Dokument rein
• Fertig!

Platzeinsparung

Mappei- und Classei-Mappen sind platzsparend. Sie brauchen definitiv weniger Platz als Hefter, und sie sind wegen der fehlenden Hängeschienen schlanker als Standard-Hängemappen (siehe Bild 7 und 8 der Galerie). Die Stehordner passen in alle handelsüblichen Regale, aber es sind auch Einsätze für Schränke erhältlich. Ein weiterer Vorteil: Die Mappen lassen sich leicht mitnehmen und passen viel besser als Hefter und Hängemappen in handelsübliche Aktenkoffer oder Laptoptaschen.

Beurteilung: Anhand unseres Beurteilungssystems ergibt sich folgendes Urteil über Ei-Mappen:

• Immer in Reichweite: Ja – Ei-Mappen kann man überall hinlegen, auch die Boxen passen gut auf Schreibtische. Alles ist wegen der übersichtlichen Beschriftung mit Reitern gut auffindbar.
• Genug Platz für neue Dokumente: Ja - flexibel und sehr einfach erweiterbar.
• Flexibel und umsortierbar: Ja – das bislang beste System in dieser Hinsicht.
• Kosten: Die Mappen von Classei oder Mappei sind das wohl teuerste Ablagesystem. Der Preis liegt im Premiumbereich: Einstiegssets für Privatpersonen oder Freiberufler am Anfang ihrer Karriere kriegt man ab 125 Euro. Beide Systeme sind beliebig erweiterbar.
• Schnell Dokumente wiederfinden: Ja - so schnell findet man in keinem anderen System etwas, selbst wenn man den Projektnamen vergessen hat.

Als Fazit bleibt festzustellen: Die Mappen der Anbieter Mappei und Classei sind das bislang beste System, von dem ich gehört habe. Wie bei jedem System ist der Einstieg am Anfang mit Arbeit verbunden (bis man alle seine Dokumente abgelegt hat), danach ist es spielend einfach, alles wieder zu finden oder neue Mappen anzulegen. Ja, es macht sogar Spaß!