Ablage im Griff (5): Unterwegs mit Einstellmappen

Die Flexibilität, die durch die Organisationsmittel von Mappei und Classei möglich wird, macht den Arbeitsalltag leichter. Das gilt nicht nur fürs Arbeiten am Schreibtisch, sondern auch auf Reisen.

Von Frank-Michael Rommert

Viele Dokumente benötigt man nicht nur am eigenen Arbeitsplatz, sondern auch unterwegs, etwa

• vor Ort bei Kunden und Lieferanten
• im Home Office
• auf Messen und Kongressen
• vor Gericht und beim Steuerberater
• auf Reisen.

Wie effizient ein System zur Aktenorganisation ist, entscheidet sich also danach, wie einfach es das Entnehmen und Wiederablegen Deiner Unterlagen ermöglicht. Erste Regel dabei ist natürlich, nur die Akten dabei zu haben, die auch tatsächlich gebraucht werden - und nicht alle Ordner, die irgendwie grob zum Thema passen.

Ich selbst bin zufriedener Nutzer des Systems Mappei (wie in unserem Artikel darüber ausgeführt, ist Classei ein sehr ähnliches System. Das Gesagte gilt somit auch dafür). Damit ist solch ein flexibler und zugleich präziser Umgang denkbar simpel: Ich nehme einfach genau die Mappen heraus, die ich brauche. Das dauert nicht länger als einen Augenblick, denn normalerweise sind die Unterlagen in einem Mappei-/Classei-System sehr fein gegliedert abgelegt.

Die Vorteile:

• Es müssen keine Vorgänge aus Ordnern oder Hängemappen herausgesucht und später wieder eingeordnet werden.
• Die Ordnungs- oder Orga-Mappen wiegen kaum etwas.
• Sie verbrauchen beim Transport aufgrund ihrer Kon­struk­tion nur wenig Platz im Vergleich zu Hänge­registermappen (Bild 1 in der folgenden Galerie) oder Hebelordnern (Bild 2).

[photos title="Bildergalerie: Mappen unterwegs"]

Die Reisevorbereitung

Die Reisevorbereitung kann schon weit im Voraus beginnen und fast nebenbei erledigt werden. Ich handhabe es beispielsweise so, dass ich für jeden Außer-Haus-Termin eine Aktionsmappe aus transparentem Kunststoff mit orange­farbenem Reiter anlege und diesen mit dem Namen der Stadt beschrifte, in welcher der Termin stattfinden wird. Natürlich sind andere Arten der Beschriftung denkbar, etwa der Name des Unternehmens oder meines Ansprechpartners. Diese Aktionsmappe stelle ich in meine Wiedervorlage (Bild 3).

Wenn ich die Reservierungsbestätigung vom Hotel bekomme, wandert diese ebenso in die entsprechende Mappe wie Zug- oder Flugticket und ähnliche Dokumente. Wenn ich nun bei einem Telefonat oder durch eine E-Mail erfahre, dass mein Gesprächspartner an bestimmten Unterlagen interessiert ist, mache ich mir eine Notiz, die ebenfalls in diese Mappe wandert. Im Laufe der Zeit kommen auf diese Weise verschiedene Schriftstücke in die Mappe, die für diese Reise wichtig sind.

Einige Tage vor der Reise nehme ich die Aktions­mappe aus der Wiedervorlage und sehe die Notizen durch. Finde ich Hinweise auf weitere Vorgänge, die für den Termin wichtig sind, nehme ich die Mappen, die ich voraussichtlich brauche, einfach aus ihrer Ordnungsbox und stellen sie in eine schmale Gitterbox bzw. eine leere Ordnungsbox mit normaler Größe. Auch die Aktionsmappe, die ich für die Reise angelegt habe, kommt in diese Box.

Unterwegs

Diese Box passt gut in eine handelsübliche Aktentasche (Bild 4). Und so habe ich während der Reise alles übersicht­lich zur Hand. Um an ein bestimmtes Dokument zu kommen, muss ich die Box meist noch nicht einmal aus der Tasche nehmen. Probieren Sie das mal mit einem Aktenordner! Durch die Farbcodierung und die Beschriftung der Reiter sowie das angewandte Prinzip der Aktentrennung ist auf einen Blick klar, welche Mappe das Dokument enthält und wohin ich zu greifen habe.

Natürlich funktioniert dies auch gut, wenn mehrere Termine hintereinander liegen bzw. mehrere Städte nacheinander zu besuchen sind.

Wieder im Büro

Nach der Rückkehr in mein Büro sortiere ich alle Unterlagen und Dokumente wieder in ihre Ordnungsboxen. Im Gegensatz zum Umgang mit Aktenordnern oder Hängemappen, in denen jeweils mehrere Vorgänge aufbewahrt werden, ist das rasch erledigt: Schließlich entfallen Schritte wie das Herausnehmen, Öffnen und Durchsehen des Ordners. Bei den Organisationsmappen von Mappei müssen neue Unterlagen außerdem nicht gelocht und muss keine Hebelmechanik bedient werden. Die Mappe lässt sich in Sekundenschnelle einfach in ihre Box stellen. So ist nach der Reise die Ordnung schnell wiederhergestellt, auf dem Schreibtisch bilden sich keine Stapel.

Tipp: Mappen vereinzeln

Wächst der Umfang einer Organisationsmappe, dann lohnt es sich, die Unter­lagen durchzusehen. Dies gilt generell, nicht nur mit Blick auf Reisen. Meist ist rasch erkennbar, dass sich die Papiere sinnvoll trennen lassen. Zusammenhängende Papiere kommen in jeweils eigene Mappen. Diesen Vorgang nennt man Vereinzeln. Durch das Vereinzeln wirst Du effizienter im Umgang mit Deinen Unterlagen und findest sie bei Bedarf schneller.

Ein Beispiel: Du bekommst einen Anruf, der sich auf eine Kalkulation bezieht. Ist die Kalkulation Teil einer großen Mappe, musst Du eine Weile blättern. Hast Du die Mappe vorher vereinzelt, hast Du die nötigen Unterlagen einschließlich Deiner Notizen sofort zur Hand - indem Du einfach die Mappe «Kalkulation» herausnimmst. Ähnlich verhält es sich etwa bei der Reisekostenabrechnung: In einer bereits vorher angelegten Mappe «Auslagen» sammelst Du alle entsprechenden Belege.

Konsequentes Vereinzeln führt zu Mappen, die nur zwei oder drei Blätter enthalten – dennoch haben diese Blätter eine eigene Mappe verdient, wenn sie zu einem klar abgrenzbaren Thema gehören. Im Laufe der weiteren Bearbeitung macht sich das bemerkbar. Verzichtest Du dagegen aufs Vereinzeln und füllst zu viele Unterlagen in eine Einzelmappe, wird wieder Zeit mit der Suche nach dem gewünschten Dokument verlorengehen.

Welche Differenzierungstiefe speziell für Deine Vorgänge angemessen ist, kannst Du nur selbst entscheiden. Im Zweifelsfall empfehle ich allerdings, lieber eine Mappe mehr anzulegen als eine zu wenig.

Alle bisher erschienenen Artikel der Serie "Ablage im Griff":

[postlist "Ablage im Griff"]

Während der Recherchen für diese Artikelserie kam uns zu Ohren, dass Frank-Michael Rommert am Buch «Ordnung ohne Stress» über den Einsatz von Mappei arbeitet. Er produziert Sach- und Fachbücher und ist Verleger der Bücher zur UPTODATE-Offensive für erfolgreiche Unternehmensführung im Handwerk. Wir haben Frank gebeten, seine Erfahrungen beim Einsatz von Ordnungsmappen auf Reisen zu beschreiben.