Als nächstes Beispiels in unserer Serie «Ablage im Griff» stellen wir heute einen Klassiker vor: Die Manila Folders.
Manila Folders sind in den USA in verschiedenen Formen stark verbreitet. In der Produktivitätsszene bekannt(er) wurden sie, da David Allen , der «Erfinder» von GTD , sie für seine Referenzablage nutzt. In der - nicht so gelungenen - deutschen Übersetzung von «Getting Things Done», Wie ich die Dinge geregelt kriege , werden sie als «Ordner» oder sogar «Aktenordner» übersetzt, was leider komplett falsch ist und zu einigen Missverständnissen geführt hat. Der korrekte Begriff wäre «Einstellmappen», der allerdings hierzulande auch nicht sehr verbreitet ist.
Und wenn ich schon dabei bin, Dinge richtig zu stellen: Manila ist nicht etwa eine Firmenbezeichnung, sondern geht auf den englischen Namen des ursprünglichen Rohstoffes zurück: Manila hemp (ist nicht mir Hanf verwandt) oder Abaca .
[photos title="Manila Folders im Einsatz"]
Rund um den Globus versuchen Fans von GTD, die originalen Manila Folders aufzutreiben, um genau so zu arbeiten wie David Allen. Ein Freund von mir, Etienne Abelin , arbeitet auch mit diesem System und hat mir ein paar Fragen dazu beantwortet. Etienne ist in zwei Welten zu Hause: Er ist Musiker (Violine) und macht «nebenbei» einen MBA. Entsprechend viel muss er organisieren und verwalten. Das tut er mit GTD und arbeitet recht nahe am Original - inklusive Manila Folders.
Bei den Manila Folders handelt es sich um Einstellmappen mit einem fest fixierten Reiter. Der Reiter befindet sich links, in der Mitte oder rechts. Es gibt zwar auch andere Varianten, aber ich beschränke mich hier auf die 3-Reiter-Variante. Der Reiter ist fix mit der Mappe verbaut und kann nicht selber platziert werden, wie das etwa bei den Systemen Classei und Mappei der Fall ist. Übrigens hat wohl jeder die Form der Manila Folders schon einmal gesehen; sie waren nämlich das Vorbild für die Ordner-Icons, die wir alle auf dem Desktop unserer Computer haben.
Manila Folders haben - anders als die Classei- oder Mappei-Mappen - keine Seitenlaschen. Damit können die Dokumente beim Transport herausfallen. Ausserdem sind sie etwas dicker. Die Reiter lassen sich sehr schnell beschriften, da sie ja schon Teil der Mappe sind und nicht zuerst angebracht werden müssen. Das heißt aber auch, dass man sich für die Reiter ein System zurechtlegen muss, denn einmal beschriftet lässt sich an der Position nichts mehr korrigieren. Für solch ein System gibt es mehrere Möglichkeiten:
Der Reihe nach
Stichwörter mit A kommen auf den linken Reiter, die mit B auf den mittleren, die mit C auf den rechten. Dann fängt man wieder vorne an: D links, E Mitte, F rechts, G links, H Mitte, I rechts und so weiter.
Thematisch
Eine andere Möglichkeit ist die, für thematische/inhaltliche Kategorien je einen Reiterplatz zu bestimmen. So kann man zum Beispiel alle Projekte mit dem mittleren Reiter einordnen und allen Kunden eine Mappe mit rechtem Reiter geben.
Wild und doch geordnet
Diese Methode ist wohl am weitesten verbreitet. Machen wir ein Beispiel:
- Mappe AAA ist auf dem linken Reiter beschriftet.
- Mappe BBB ist auf dem mittleren Reiter beschriftet.
- Mappe CCC auf dem rechten,
- Mappe DDD wieder auf dem linken
- usw.
Kommt jetzt eine Mappe «Alpha» hinzu, gehört sie logischerweise zwischen Mappe AAA und Mappe BBB. Sie wird also zwischen die AAA und BBB gesteckt, aber auf dem rechten Reiter beschriftet. So sieht man auf einen Blick ganz vorne die Mappe AAA (links beschriftet), als zweites Alpha (rechts beschriftet) und an dritter Stelle BBB (mittig beschriftet); kein Reiter der drei Mappen ist verdeckt. CCC ist trotzdem noch lesbar, da sich zwischen Alpha und CCC (die beide rechts beschriftet sind) noch BBB (mittlerer Reiter) befindet und so einen Abstand schafft. Alles klar?
Machen wir den Test: Was für einen Folder nimmt man, wenn eine Mappe «Badezimmer» hinzukommt?
Richtig, ein Folder, der links beschriftet werden kann. Weshalb? «Badezimmer» landet zwischen Alpha (rechts beschriftet) und BBB (mittig beschriftet). Also wird Badezimmer auf dem «freien» Reiter, nämlich links beschriftet. Wenn man eine Weile mit diesem System gearbeitet hat, merkt man, wie es funktioniert und wie schnell und einleuchtend es in der Praxis ist.
Die Vor- und Nachteile von Manila Folders auf einen Blick:
Vorteile von Manila Folders
- Manila Folders sind stabil, da aus recht dickem Papier hergestellt.
- Sie sind sehr schnell beschriftet, da keine Reiter angebracht werden müssen.
- Sie sind günstiger als Classei/Mappei.
Nachteile von Manila Folders
- Sie sind bei uns nicht sehr verbreitet und entsprechend nicht einfach zu beschaffen.
- Manila Folders haben keine Seitenlaschen, die Dokumente können herausfallen.
- Es ist nur eine Dicke erhältlich. Sobald man eine dickere Akte anlegen will, hat man ein Problem.
Bei uns findet man - soweit ich weiss - keine Einstellmappen mit der Bezeichnung «Manila Folders». Allerdings gibt es die Wie ich die Dinge geregelt kriege , die den Manila Folders sehr ähnlich sind, sowie - etwas besser erhältlich - von Leitz die Wie ich die Dinge geregelt kriege mit fünf Tabs.
Update: Nimue hat per Kommentar auf die Einstellmappen von Smead hingewiesen - 3 große Tabs, 100 Stück für 17,90 Euro zzgl. Versand Wie ich die Dinge geregelt kriege . Danke für den Tipp!
Alle bisher erschienenen Artikel der Serie "Ablage im Griff":
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