Alle kennen das: Man skizziert eine Idee auf einem Blatt Papier, schreibt eine Aufgabe auf einen Post-it-Zettel und hält Stichworte während des Telefongesprächs auf einem Notizblock fest. Und schon wenig später stellt man sich die Frage: «Wo habe ich bloss den Zettel mit meinen Ideen für die Team-Besprechung hingelegt?» Das «Super-Buch» verspricht Hilfe. Ob's in der Praxis eine Verbesserung gibt? Ich hab's getestet.
Viele Autoren und Verlage stellen mir Bücher – so genannte Rezensionsexemplare – zur Verfügung, um über diese (möglichst wohlwollend, versteht sich) in meinen Blogs zu schreiben. Vor ein paar Wochen gab es eine Premiere: Ich habe von BusinessVillage ein fast leeres Buch bekommen, das Super-Buch. Es hat ein paar wenige bedruckte Seiten mit Erklärungen und Anleitungen, ein Inhaltsverzeichnis und rund 100 Seiten mit Spalten (Datum, Kürzel, Text) und Seitennummern. Und einen schwarzen Umschlag - in Cord-Optik.
Ich setzte vor einiger Zeit selbst ein Notizbuch für meine tägliche Arbeit ein. Darin notierte ich alles, was nicht in meine elektronische Aufgabenliste oder in den Kalender gehörte. Aber schon bald scheiterte ich damit aus zwei Gründen: Ich machte Notizen auch auf irgendwelchen Zetteln, ohne sie danach ins Notizbuch zu übertragen (oder zumindest dort abzulegen). Und ich überarbeitete das Buch nicht regelmässig. Es war nur eine Frage der Zeit, bis ein nicht mehr zu durchschauendes Chaos in meinem Buch herrschte. Eine gute Idee, die bei mir aber an der Umsetzung scheiterte.
Das Super-Buch von BusinessVillage im Praxistest
Neue Chance, neues Glück. Und so habe ich das Super-Buch und seine Grundsätze einem Praxistest unterzogen: Ich habe gut drei Wochen mit den dort festgehaltenen Grundsätzen sowie den vorgeschlagenen Kürzeln und Markierungen gearbeitet, habe Aufgaben festgehalten, Notizen während Telefongesprächen gemacht, Einträge markiert und wieder durchgestrichen, sobald etwas erledigt bzw. nicht mehr wichtig war.
Nach diesen Testwochen wurden mir zwei wesentliche Punkte zum Super-Buch bewusst:
- Die Systematik gefällt mir sehr gut: Alles schriftlich festzuhalten, um das Gehirn zu entlasten und alles Schriftliche an einem zentralen Ort zu haben – das sind zwei meiner wichtigsten Prinzipien bei der Organisation meiner Arbeit. Durch die wöchentliche Überarbeitung hatte ich ständig den notwendigen Überblick.
- Mit dem Super-Buch an sich bin ich aber nie richtig warm geworden: Die vorgegebene Gliederung und Strukturierung der Seiten entspricht nicht meiner Art zu arbeiten. Zum anderen hat mich die Haptik (Einband, Gewicht, Papierqualität) überhaupt nicht angesprochen.
Also habe ich das Gute übernommen, es angepasst und auf meine bestehende Arbeitsorganisation und die andern eingesetzten Tools darauf abgestimmt. Zudem habe ich ein Notizbuch genommen, das mir auch von der Optik und der Haptik Freude macht.
Meine Adaption des Super-Buchs
So funktioniert mein auf mich und meine Organisation angepasstes Super-Buch:
- Für Ideen, Notizen usw. reicht mir als Übersichtszeitraum die Woche (im Gegensatz zu den Aufgaben, die ich auf Tagesbasis plane). Ich halte das Datum für jede Woche in einem markanten Titel fest «Woche vom 9. Juli 2014» und überarbeite meine Einträge wöchentlich.
- Mir reicht eine einzige Spalte am linken Seitenrand für die Kennzeichen: Wichtig, Idee, Kontakt, Aufgabe. Aufgaben halte ich im Super-Buch nur dann fest, wenn ich nicht auf meine To-do-Liste zugreifen kann oder will (z.B. bei Kundenbesuchen, während Referaten etc.). Notizen bekommen nur einen kleinen Punkt («Bullet») in der Kennzeichenspalte, um die Übersicht nicht zu stören.
- Um am Schreibtisch zu arbeiten, finde ich Notizbücher in der Grösse von A5 ideal. Wenn ich unterwegs bin, ist mir das aber zu gross. Dafür habe ich entweder ein kleiners Notizbuch, Post-it-Zettel und/oder das iPhone dabei. Weil ich damit den Grundsatz «Alles nur ins Super-Buch!» kurzzeitig verletze, übertrage ich alles dorthin, sobald ich wieder am Schreibtisch bin.
- Elektronisches (Mails, interessante Websites, Pocket-Einträge) lege ich auch weiterhin in Evernote ab. Meine Devise: «sowohl als auch» statt «entweder oder». Einträge, Skizzen etc., die ich über eine längere Zeit im Super-Buch aufbewahren möchte, fotografiere ich zudem aus der Evernote-App auf dem Handy ab und lege sie so ab.
Fazit
Die Frage «Wo habe ich das bloss aufgeschrieben?» wird man sich nie mehr stellen müssen, wenn man das ein Super-Buch hat und nutzt. Wer dieses konsequent und wenn nötig adaptiert einsetzt (Ergänzung zur elektronischen Ablage, Lösung für «unterwegs»), wird in seiner Selbstorganisation einen grosse Schritt vorwärts machen.
Hast Du selbst ein Super-Buch? Wie setzt Du es ein? Was sind aus Deiner Sicht die wesentlichen Punkte bei der Umsetzung? Wenn Du nicht mehr damit arbeitest: Woran ist die Super-Buch-Methode bei Dir gescheitert?
