Um unseren Kopf klar zu bekommen, müssen wir alles unerledigte in einem verlässlichen System erfassen. Die richtige Auswahl an Eingangskörben hilft uns dabei.
Dieser Artikel ist Teil der GTD-Grundlagenserie. Willst du lieber zum Anfang ?
Erfassen ist der erste Schritt im zentralen Prozess von Getting Things Done (GTD). Bevor wir uns anschauen, wie wir die losen Enden in unserem Alltag erfassen, definieren wir, was wir alles erfassen wollen. Dabei gibt es zwei Arten von losen Enden:
1. Physikalische. In unserem Alltag sammeln sich ständig Anfragen, Aufgaben und sonstige unerledigte Dinge. Meist müssen wir nicht mal viel dafür tun. Während du das hier liest, landen E-Mails in deinem Account, Briefe in deinem Briefkasten, Nachrichten auf deiner Mailbox usw. Du kaufst Magazine und Bücher, auf deinem Schreibtisch landen Memos und Meetingprotokolle.
2. Gedanken. Neben diesen natürlichen Eingangskörben sammeln sich noch jede Menge lose Enden in deinem Kopf. Alles, was du mit ?ich sollte,? ?das müsste noch? und ?eigentlich könnte ich? verknüpfst, gehört dazu. Alles, worüber du eine Entscheidung treffen musst, und selbst wenn die Entscheidung ist, ob du überhaupt etwas damit tun wirst, gehört dazu. Selbstverständlich ist alles ein loses Ende, woran du schon arbeitest oder womit du demnächst beginnst.
Wir erfassen eigentlich schon alles, was wir an losen Enden in unserem Alltag haben. Das Problem ist, dass der eine Teil über lauter verschiedene Eingangskörbe wie E-Mail-Programme, Notizbücher, Schreibtische und Zettel verteilt ist. Der andere Teil ist in unserem Kopf. Das Problem dabei ist, dass wir so schnell etwas übersehen, wenn wir den Erfassungsprozess nicht systematisch angehen.
David Allen stellt dafür drei Bedingungen auf:
1. Jedes lose Ende muss aus deinem Kopf raus und in deinem Sammelsystem erfasst sein.
2. Sammle alles in Eingangskörben, von denen du so wenige wie möglich, aber soviele wie nötig haben solltest.
3. Leere deine Eingangskörbe regelmäßig, indem du sie durcharbeitest.
Alles muss aus dem Kopf raus
Wenn mich Leute fragen, was GTD von anderen Selbstmanagementsystemen unterscheidet, dann erwähne ich als erstes, dass bei GTD wirklich alles erfasst wird. Egal ob groß oder klein, ob beruflich oder privat, ob wichtig oder unwichtig, ob sofort zu erledigen oder irgendwann in ferner Zukunft, alles wird erfasst und verarbeitet.
Nur wenn ich alles erfasse, bekomme ich die tausend unterschiedlichen Aufgaben, Projekte und Ideen in meinem Leben organisiert und kann sie angehen. Nur wenn alles aus meinen Kopf raus ist und meine natürlichen Eingangskörbe wie E-Mail oder die Mailbox organisiert sind, wird mein Kopf klar, ich fühle mich stressfrei und kann entspannt die nächste Aufgabe angehen, ohne Angst haben zu müssen, dass ich irgendwas vergessen habe.
Eingangskörbe
Jeder von uns hat schon Eingangskörbe. Neben dem Briefkasten und der Ablage auf unserem Schreibtisch benutzt der eine ein Notizbuch und der andere sein PDA, um Informationen zu erfassen. Das Problem ist, dass wir das in der Regel ohne System und nur halbherzig machen. Wir erfassen mit unserem PDA vielleicht nur die Dinge, die mit unserer Arbeit zu tun haben. Oder wir sammeln in unserem Notizbuch nur Aufgaben, aber keine Ideen.
Ohne ein bewusst eingerichtetes, vollständiges System von Eingangskörben werden wir unserem eigenen System nie vollständig vertrauen können und erst recht nicht unser Unterbewusstsein. Deswegen sollte man sich gut überlegen, wie das eigene Erfassungssystem funktioniert. Wichtig ist dabei, dass ich zu jedem Zeitpunkt lose Enden erfassen kann - egal wo ich gerade bin und egal, was ich gerade tue. Deshalb sollte man so viele Eingangskörbe haben wie nötig.
Folgende Möglichkeiten gibt es für Eingangskörbe:
- Der Ablagekorb. Die meisten von uns werden so eine Ablage schon auf ihrem Schreibtisch stehen haben. Sie ist das Standardwerkzeug zum Sammeln von Papier in allen Formen.
- Notizpapier. Ob nun Notizbuch, Collegeblock oder Hipster PDA, sie alle dienen uns zum Erfassen von Gedanken.
- Elektronische Notizen. Dazu gehören zum einen PDAs wie Palms und Windows-Mobile-Geräte und zum anderen Programme auf unseren Rechnern, die uns helfen, auf elektronischem Weg Gedanken festzuhalten.
- Audio. Neben der Mailbox gehören zu dieser Sorte Eingangskörbe auch Diktiergeräte (mehr und mehr Handys bringen diese Funktion mit).
- E-Mail.
- High-Tech. David Allen erwähnt als weitere Kategorie noch hochtechnologische Erfassungsmöglichkeiten wie Stimmerfassung.
Je nach Umständen und Vorlieben kann sich jeder aus dieser Liste sein eigenes Set an Eingangskörben zusammenstellen. Wichtig ist dabei, dass man so wenig Eingangskörbe wie möglich hat, weil man sonst schnell die Übersicht verliert. Dem kann man vorbeugen, wenn man sich für jede Situation genau überlegt, wie man in ihr lose Enden erfassen will. Also, was mache ich, wenn mir ein Gedanke kommt, wenn ich unterwegs bin? Was mache ich, wenn er während der Arbeit am Rechner kommt? Wie erfasse ich Anrufe? usw.
Ein weiterer Tipp, um sich nicht zu verzetteln, ist, sich eine Liste mit allen Eingangskörben zu machen, die man dann beim Durcharbeiten einen nach dem anderen durchgeht und so vermeidet, einen zu übersehen.
Durcharbeiten
Erfassen ist nur der erste von fünf Schritten im zentralen Prozess von GTD. Wenn man seine Eingangskörbe nicht regelmäßig leert, macht das ganze System keinen Sinn. Es kann sehr verführerisch sein, alles in den Eingangskörben zu lassen. So weiß man zumindest, wo alles ist. Viele verfahren so mit ihren E-Mails und haben hunderte oder sogar tausende von Mails in ihrer Inbox.
Damit das nicht mehr passiert geht es im nächsten Artikel um das Durcharbeiten der Eingangskörbe.
