Besprechungen: Wann eignet sich welches Kommunikationsmittel am besten?

Um im Arbeitsalltag voranzukommen, sind wir auf die Mithilfe und Informationen unserer Teamkollegen angewiesen. Weil Zeit ein kostbares Gut ist, ist effektive Kommunikation umso wichtiger. Diese hängt zu einem grossen Teil vom gewählten Kommunikationsmittel ab. Ich habe mir Gedanken dazu gemacht, welche gängigen Kommunikationsmittel wann am besten eingesetzt werden.

Häufig sind wir im Stress und haben nur eine kurze Frage, die es zu beantworten gilt, manchmal ist es aber auch ein grösserer Brocken, der besprochen werden muss.

Doch wann greift man zum Hörer, wann zu Mail oder Chat, und wann eignet sich der «Zeitfresser Meeting» am besten?

Wiederkehrende Meetings

Sie sind uns meistens ungelegen oder gar verhasst. Zumindest die wiederkehrenden, wenn es eigentlich nichts zu besprechen gibt, aber man nicht zehn Leuten absagen kann. Dennoch sind mit Agenda abgehaltene und gut geplante Sitzungen unabdingbar. Für die Besprechung von Projektmeilensteinen, den Teamaustausch sowie die Entscheidungsfindung in Gremien kommt oft keine andere Form in Frage. Gute Sitzungen sollten sich an vier Fragen orientieren ( Kollege Gregor Groß hat sie zusammengefasst ).

Bilateraler Austausch

Der mündliche bilaterale Austausch ist eine sehr effektive Form der Besprechung zwischen zwei Menschen. Wenn sie sich gut vorbereitet haben, ist diese Art der Besprechung effizient. Trotzdem: Ein Gespräch unter vier Augen erfordert vergleichsweise viel Zeit. Deshalb sollten nur grössere Fragen so geklärt werden.

E-Mail

Da unser Posteingang sowieso schon überquillt, sollten auch E-Mails mit Bedacht eingesetzt werden. Oft entstehen durch ein Missverständnis lange E-Mail-Diskussionen. Da wäre es besser, man greift kurz zum Telefon. Denn E-Mails sind der häufigste Unterbrechungsgrund im Arbeitsalltag und lassen sich meist in einem dreiminütigen Telefonat zusammenfassen. Trotzdem: Mails sind sehr praktisch. Man stört den Empfänger nicht – ausser er lässt es zu – und kann grössere Fragen schriftlich festhalten. Jedoch können zwischen Anfrage und Antwort Tage bis Wochen vergehen. Daher ist dieses Kommunikationsmittel nicht geeignet, um Dringendes zu erledigen.

Telefonat

Für kurze Fragen greift man am besten zum Telefon. Ein Gespräch schafft eine persönliche Ebene und Vertrauen. Die Stimme gibt die Deutungsrichtung einer Botschaft vor, und das Gespräch findet synchron statt. Ich höre immer wieder, E-Mails seien praktischer. Das stimmt aber nicht! Was geht für eine kurze Frage schneller als ein kurzes Telefongespräch (vorausgesetzt der Anrufer ist erreichbar)? Ist das Ausweichen auf E-Mail nicht eher damit verbunden, dass Leute einfach nicht gerne telefonieren, weil man durch die Stimme seine wahre Absicht zu erkennen gibt und sich die Sätze nicht ewig zurechtbiegen kann?

Chat

Auch den Chat setzt man für kurzen Informationsaustausch ein. Er hat den Vorteil, dass man sieht, ob jemand gerade erreichbar ist (Chatstatus). Auch im Chat verlaufen Frage und Antwort relativ synchron. Ausserdem ist chatten leiser als telefonieren und daher für Büros, in denen gerade konzentriert gearbeitet wird, zu bevorzugen. Weitere Vorteile: Per Chat können Dateien versendet werden, und Outlook speichert geführte Chatdialoge in einem separaten Ordner (in der Kategorie «E-Mail») ab.

Mal kurz im Büro vorbeischauen

Alle, die in einem Grossunternehmen arbeiten, Hand aufs Herz: Mit wie vielen Leuten in Eurer Büroumgebung pflegt Ihr regen persönlichen Austausch? Ich meine nicht privat, sondern im Arbeitsalltag. Es sind nicht so viele? Dann besucht doch die Person das nächste Mal einfach im Büro neben-, unten-, obenan, um die kurze Frage persönlich zu stellen. Damit gebt Ihr eurem Körper etwas Bewegung, und vor allem: Ihr macht Euch bekannt, werdet später eher wiedererkannt und schafft Vertrauen. Keine falschen Hemmungen!

Wie geht Ihr mit der Vielfalt von Kommunikationsmitteln um und wie würdet Ihr diese Liste ergänzen?

Bild: Frédéric Bisson bei  flickr.com  (CC BY 2.0)