Das Abarbeiten längerer und anspruchsvollerer Aufgaben benötigt gute Planung.
Wer zum Beispiel Inhalte und Texte für eine Präsentation zusammenstellen, längere Berichte oder Blogartikel schreiben muss, tut gut daran, sich für die Erledigung einen Terminblocker zu setzen.
Damit stellt man sicher, dass niemand anderes einen Termin zur selben Zeit bucht. Im Selbsttest habe ich jedoch gemerkt, dass die erfolgreiche Nutzung von Terminblockern an ein paar Bedingungen geknüpft ist.
Meine Vorgesetzte hat mir geraten, für die Erledigung von wichtigen Dingen im Kalender einen Terminblocker einzutragen. Mir gebe das einerseits die Sicherheit, dass ich für die «grossen Brocken» auch wirklich Zeit reserviert habe.
Für sie sei es andererseits praktisch zu wissen, wann ich mir für Wichtiges Zeit eingeplant habe. Also habe ich angefangen, den Rat umzusetzen.
Terminblocker machen Sinn bei «grösseren Brocken»
Für die Überarbeitung meiner Präsentationen für Webinare, interne Workshops und für die Erstellung von Blogartikeln habe ich 1-2 Wochen vorher öffentliche, rot markierte Termine eingetragen, die als Betreff jeweils die Aufgabe enthielten. Mit ziemlichem Erfolg. Ich konnte sicherstellen, dass ich nicht verplant wurde, musste mir vor dem Speichern des Blockers überlegen, wie viel Zeit ich für die Aufgabe benötige und schuf mir so auch ein gutes Gefühl, alles im Griff zu haben.
Disziplin ist notwendig
Bald jedoch begann ich, mich nicht mehr so eisern an die Blocker zu halten. Statt an der Aufgabe sass ich zum Beispiel in der Cafeteria, weil ein Bürokollege mich dazu eingeladen hatte. Ein anderes Mal war ich doch länger mit einer Stellungnahme beschäftigt, als mir lieb war. Es ist wie mit jeder anderen Methode auch: Die beste Planung nützt nichts, wenn man sie leichtsinnig über den Haufen wirft.
Entweder alles oder nichts
Ich nutze Terminblocker vorwiegend für grössere und/oder wiederkehrende Aufgaben (z.B. Monatsstatistiken erstellen). Aber eigentlich funktioniert das System erst richtig gut, wenn man mit eiserner Disziplin jede erhaltene, terminierte Aufgabe mit einem Blocker einplant. So sieht man auf einen Blick nicht nur Besprechungen, sondern auch seine To-Dos.
Wer, wie ich, hingegen nur die grossen Blöcke einträgt, braucht für die kleineren Dinge zusätzlich ein anderes System wie Kanban . Das erhöht die unproduktive Zeit für die Aufgabenplanung unnötig.
Trotzdem: Ich werde das System weiter wie bis anhin nutzen, auch wenn es mir in dieser Weise nicht immer hilft.
Arbeitet Ihr auch mit Terminblockern in Euren Kalendern? Was sind Eure Erfahrungen damit?
Bild: Vasile Cotovanu bei flickr.com (CC BY 2.0)
