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Die Anzahl psychischer Erkrankungen durchs Berufsleben nehmen zu. Grund dafür sind die hohen Belastungen und der negative Stress im Job. Hierfür gibt es verschiedene Ursachen, ein Auslöser kann schlechtes Zeitmanagement sein.

Zeitmanagement bedeutet, dass man seine zur Verfügung stehende Zeit richtig einteilt, um sie optimal zu nutzen. Da sich verstrichene Zeit nicht zurück- oder wiederholen lässt, soll durch bestimmte Zeitmanagement-Methoden (z.B. durch das Festlegen von Prioritäten) versucht werden, an seiner Tagesplanung zu arbeiten, damit man sich weniger mit Zeitdieben beschäftigt.

Ein schlechtes Selbstmanagement kann unter anderem zu einem Zeitpessimismus sowie einer schlechten Work-Life-Balance und damit verbunden zu Unzufriedenheit, schlechter Motivation und Stress führen.

Es gibt verschiedene Punkte, bei denen man ansetzen kann, um seinen Tagesablauf für mehr Produktivität und weniger Stress zu optimieren. Hier sind ein paar Beispiele.

• Tagesplan: Ein wichtiger Punkt für ein besseres Zeitmanagement ist der Tagesplan. Die Tipps zur Tagesplanung sollen dabei helfen, einen Arbeitstag produktiv zu nutzen. Hierfür ist es zum Beispiel nötig, dass man seine Aufgaben schon am Vorabend in einer Taskliste niederschreibt, eine Zeit-Abschätzung abgibt und wichtige Aufgaben möglichst schon am Morgen erledigt. Zudem ist es empfehlenswert, wichtige Aufgaben komplett zu erledigen, so dass man eine Sache beendet, anstatt zehn Dinge gleichzeitig zu beginnen.

• Kürzere Zeiteinheiten dank der Pomodoro-Methode und Timeboxing: Oft dauern Meetings eine halbe oder ganze Stunde lang, weil das die vorgegebenen Standard-Zeiteinheiten in Programmen wie Outlook sind. Das bedeutet aber nicht, dass diese Einteilungen wirklich sinnvoll sind. Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Methoden, bei denen man seinen Tagesplan in kürzere Einheiten (Timeboxing) einteilt – zum Beispiel in eine 15-Minuten-Liste. Kurze Blöcke, die auch kombiniert werden können, sollen dafür sorgen, dass man große Herausforderungen in kleinere Aufgaben zerteilt. So wirken sie nicht mehr ganz so „bedrohlich“. Die bekannteste Methode dieser Art nennt sich Pomodoro. Das Ziel ist es, fokussierter zu arbeiten, indem man seinen Tag in viele kleine „Arbeits-Attacken“ einteilt, in denen man sich nur auf eine Sache konzentriert. Störende Elemente wie das Telefon oder das Mailprogramm werden währen einer Pomodoro-Einheit ausgeschaltet. Nach einem festgelegten, kurzen Abschnitt (z.B. 15 oder 20 Minuten), soll man sich fünf Minuten Pause gönnen. Durch diesen Wechsel aus Arbeit und Erholung gelangt man sehr gut zu einen Flow, bei dem man am Ende des Tages viele Dinge abgearbeitet hat.

• Zeiterfassung: Getreu dem Leitspruch „If you can’t measure it, you can’t manage it“ gilt es, eine Zeiterfassung einzuführen. Nur so kann man Abrechnungen korrekt durchführen und in einer Selbstanalyse herausfinden, was man bei seinem Zeitmanagement verbessern muss. Diese Reflektion dient auch dem Selbstcoaching. Um das Timeboxing gut durchziehen zu können, benötigt man einen entsprechenden Zeitmesser. Eine Stoppuhr, sei es in einer Armbanduhr oder als App, ist empfehlenswert. Gehört man zu den Bastlern, kann man sich auch eine Einzeigeruhr fürs Timeboxing bauen.

• Pausen einlegen: Hektische Situationen gibt es immer wieder mal, sie lassen sich auch mit Pomodoro und anderen Zeitmanagement-Methoden nicht komplett vermeiden. Gerade im letzten Quartal, der Zeit vor Weihnachten, kommt gerne Stress am Arbeitsplatz auf. Dagegen helfen unter anderem Pausen, bei denen man mit Achtsamkeitsübungen oder mit Apps für Entspannung im Büro sorgen kann, um neue Energie zu schöpfen.

• Hypereffizienz: Um seinen Tag zu optimieren, gibt es viele Möglichkeiten. „Simplify your life“ gilt hier als Antrieb. Das heißt, man muss Zeitfresser vermeiden oder auslöschen, indem man bestimmte Dinge unterlässt oder sie anders gestaltet. Ein Beispiel dafür ist, dass man Mails, die man nicht versteht, auch nicht beantworten sollte. Zudem sagt die Theorie der Hypereffizienz, dass man seine Zeit nicht mit trivialen Entscheidungen wie mit der Wahl des passenden Kleidungsstückes verschwenden solle. Ein Kleidungstyp reicht – Steve Jobs und Mark Zuckerberg sind hierfür bekannte Vorbilder.

Weitere Ideen für mehr Produktivität zeigt dieses Schaubild:

Ein weiterer Tipp ist das Speed Reading: Durch spezielle Schnelllese-Techniken ist es möglich, mehr zu lesen und zu lernen.

Die beste Arbeitszeit und Arbeitsumgebung finden

Jeder Mensch besitzt einen anderen Tages- und Nacht-Rhythmus. Deswegen eigenen sich klassische 9-to-5-Modelle nicht für jedermann. Zum Selbstmanagement gehört es, die für sich beste Arbeitszeit für mehr Produktivität zu finden. Dabei müssen „Nachteulen“ selbstverständlich auf verschiedene Aspekte achten.

Zudem kann die Wahl des Arbeitsplatzes die Produktivität erhöhen. Der eine benötigt ein ruhiges Büro, der andere arbeitet im Cafè um die Ecke.

Wartezeiten nutzen

Dank moderner Arbeitsmittel wie Notebooks, Tablets oder Smartphones ist es uns möglich, fast immer und überall zu arbeiten. So lässt sich auch tote Zeit effizienter nutzen, indem man lange Bahn- und Busfahrten zu einem Vorteil verwandelt.