Getting Things Done (GTD) verleitet dazu, viele Listen anzulegen. Der Vorteil: Die einzelnen Listen bleiben kurz und knackig. Der Nachteil: Bei so vielen Listen verliert man leicht den Überblick. Vor allem die Waiting-for-Liste habe ich immer wieder vernachlässigt - und deshalb aufgelöst.
Für jedes noch so kleine Projekt soll man nach der GTD-Methode eine eigene Liste anlegen. Um dann noch den Überblick zu behalten, hat David Allen eine einfache Regel aufgestellt: Für jede Liste gibt es einen Kontext, in dem man sich diese vornimmt.
Bei To-Do-Listen ist das offensichtlich: Hat man gerade nur ein Telefon zur Hand, dann schaut man auf die Liste @Telefon. Hält man sich in der Stadt auf, dann schaut man auf die Liste @Einkäufe. So wird man immer dann an etwas erinnert, wenn sich in der Sache auch etwas tun lässt. Solche kontextbezogenen Listen im Blick zu behalten, fällt nicht schwer, da dies einem intuitiven Verhalten entspricht.
Blick auf die Waiting-for-Liste vergessen
Manchmal ist es aber nicht die Intuition, sondern der Kopf, der einen zum Blick auf die Listen zwingt. Beim Wochenrückblick ist dies der Fall, wenn man die einzelnen Projektlisten durchgeht. Wer sich diszipliniert verhält, schafft auch dies ohne große Anstrengung.
Besonders schwer fiel mir jedoch immer wieder der tägliche Blick auf die Waiting-for-Liste. Wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Gleich als erstes in der Früh? Oder abends, wenn alle wichtigen Aufgaben erledigt sind? Oder zwischendurch, wenn gerade etwas Zeit übrig bleibt? Es gab keinen "richtigen" Zeitpunkt, und ich habe darum oft einfach vergessen, auf die Waiting-for-Liste zu schauen. Beim Wochenrückblick holten mich die offenen Aufgaben dann wieder ein. In dem Projekt, wo ich bei jemandem hätte nachhaken müssen, war ich keinen Schritt weitergekommen. Mir fehlte einfach eine Information, um meine Arbeit fortsetzen zu können. Und die hatte ich nicht.
Auf die To-Do-Liste setzen
Aus diesem Grund behandle ich Punkte auf der Waiting-for-Liste mittlerweile als richtige, also ausführbare Aufgaben. David Allen schreibt selbst: "To manage actionable things, you will need [...] a list of reminders of things you're waiting for." Kurzerhand habe ich meine Waiting-for-Liste aufgelöst und die einzelnen Punkte auf meine To-Do- bzw. Next-Actions-Liste gesetzt.
Dort steht jetzt: "Hat Sven die Daten geschickt?" Wer dem GTD-Prinzip treu bleiben will, ausführbare Anweisungen zu formulieren, kann auch "Bei Sven nachfragen, wann er die Daten schickt" oder "Sven erinnern, dass er die Daten schicken muss" schreiben. Mir persönlich reicht die Frageform.
Dadurch, dass ein Waiting-for-Punkt auf einer meiner To-Do-Listen erscheint, werde ich nun täglich daran erinnert und kann von Tag zu Tag entscheiden, ob ich nun nachfrage oder die Erinnerung heute ignoriere und um einen weiteren Tag verschiebe.
David Allen warnt zwar genau davor - "[...] if something you're 'Waiting For' is included on one of your action lists, you'll continually get bogged down by nonproductive rethinking." -, das habe ich bei mir aber noch nie festgestellt.
