Wir diskutieren hier sehr gerne über Techniken des Zeitmanagements und darüber, welches Tool sich für welchen Zweck am besten eignet. Das ist spannend, verdeckt aber die wichtigen grundlegenden Fragen, nämlich die nach den Prinzipien, die hinter einem sinnvollen, guten, nützlichen und erfolgreichen Zeitmanagement stehen. Um diese Prinzipien geht es in diesem Artikel.
Vorweg: Die hier folgenden sieben Punkte habe ich von Lothar Seiwert übernommen, die er so in einem Vortrag aufgezählt hat. Ob er sie auch in einem seiner zahlreichen Bücher entfaltet, weiß ich nicht; die Umformulierung in "Gebote" und die Erläuterungen stammen von mir.
Bild: Keystone/AP Photo/Edgar R. Schoepal
Hier geht es aber nicht darum, noch mehr in noch weniger Zeit zu erledigen. Wenn man die sieben Gebote in einem Satz zusammenfassen wollte, dann lautete der wohl: "Respektiere Deine Zeit" oder "Simplify your time" (so hieß auch der Vortrag von Seiwert). Wer auf diesen Prinzipien aufbaut, ist auf gutem Weg, ein Zeitmanagement zu finden, mit dem er seine Termine und Aufgaben im Blick behält und dabei Zeit für sich selbst findet.
- Lebe Dein Leben im Gleichgewicht. In der Literatur zur persönlichen Entwicklung herrscht weitgehend Einigkeit, dass der Mensch aus vier Bereichen besteht: Körper, Geist/Intellekt, Soziales, Sinn. Diese Bereiche werden durch unterschiedliche Handlungen gefordert: Der Körper durch Bewegung oder Sport, der Geist durch Arbeit oder Lesen, das Soziale durch Beziehungen und Freundschaften, der Sinn durch das Spirituelle. Um ein erfülltes Leben zu führen, darf kein Bereich vergessen werden und auch keiner Überhand nehmen. Deshalb ist das wichtigste Gebot, alle vier Bereiche zu berücksichtigen und im Gleichgewicht zu halten. Nur arbeiten ist genauso falsch wie nur feiern.
- Habe eine Vision und kenne den Sinn Deines Lebens. Wer die persönliche Richtung in seinem Leben kennt, der kann alles daran ausrichten, auch seine Termine. Diese Richtung oder, etwas pathetischer ausgedrückt, den persönlichen Sinn des Lebens muss jeder zuerst für sich finden. Dann kann man seine Vision davon ableiten und mit Leidenschaft verfolgen.
- Erstelle Dir ein Leitbild und lies es täglich durch. Dieser Punkt ähnelt dem vorigen. Ein Leitbild kann das Leben anleiten. Es motiviert und gibt den Rahmen des Lebens vor, wenn man es täglich durchliest und ernst nimmt. Wie man so ein Leitbild erarbeiten kann, werde ich in den nächsten Tagen beschreiben.
- Trage nicht zu viele Hüte. Das Leben ist interessant und es gibt immer noch Dinge, die wir gerne tun würden. Doch niemand kann unendlich viele Dinge machen. Pass deshalb auf, wie viele Verpflichtungen und Rollen Du übernimmst. Beispiele sind: Vater/Mutter, CEO, Mitarbeiter, Vereinspräsident, Kassier usw. Einfach alles, wo Du eine Rolle und Verantwortung übernimmst.
- Habe Mut zum Loslassen und wirf unnötigen Ballast ab. Genauso, wie wir oft zu viele Hüte tragen, sammelt sich mit der Zeit zu viel Unnötiges an. Versuche deshalb, Ballast abzuwerfen und alles loszuwerden, was nicht essentiell ist.
- Gehe vom Dringenden zum Wichtigen. Ein beliebtes Schema im Zeitmanagement ist die Eisenhower-Matrix. Dort wird zwischen dringenden und nicht-dringenden sowie wichtigen und unwichtigen Aufgaben unterschieden. Meist verbringen wir einen großen Teil unserer Zeit mit den dringenden Aufgaben (wichtig und unwichtig), obwohl es langfristig sinnvoller wäre, den nicht-dringenden und wichtigen Aufgaben die meiste Zeit zu widmen. Denn diese haben die größte Wirkung, man muss sie aber nicht in einer Feuerwehr-Übung erledigen, sondern kann sich ihnen mit Sorgfalt widmen (mehr über die Eisenhower-Matrix könnt ihr in einem anderen Artikel von mir lesen).
- Gehe vom Großen zum Kleinen. Kennt Ihr die Geschichte mit dem Glas und den Steinen? Stellt Euch ein Glas vor, das fast komplett mit Kieselsteinen gefüllt ist und einige größere Steine, die daneben liegen - die Frage ist nun, ob und wie man alles in das Glas bekommt. Einfach die Steine drauflegen geht nicht, denn das Glas ist ja schon voll mit den Kieselsteinen. Aber wenn man die Kieselsteine herausschüttet, dann zuerst die Steine reinlegt und dann die kleineren Kiesel wieder einfüllt, hat alles Platz. Die kleinen Steine füllen die Lücken zwischen den großen. Danach kann man sogar noch ein Glas Wasser hineingießen. Die Lehre ist also folgende: Zuerst müssen die großen, wichtigen Aufgaben im Terminkalender eingeplant werden, danach kann man mit den kleinen, kurzen, weniger wichtigen Aufgaben auffüllen. Bei Zen To Done heißen diese großen Aufgaben übrigens "Big Rocks" (große Brocken) (vgl. diesen Artikel ). In der Wochenplanung heißt das, dass man zu Beginn der Woche die wichtigsten Aufgaben einplant (aber nicht mehr als fünf) und dann täglich die drei wichtigsten Tagesaufgaben dazunimmt. Achte aber unbedingt darauf, nicht jede Minute zu verplanen. Denn meist kommt es anders als geplant.
