E-Mail ist heute für viele Menschen das Kommunikationsmedium Nummer 1. Vieles, was früher per Brief, Fax, Telefon oder im persönlichen Gespräch mitgeteilt wurde, wird heute per E-Mail geschickt.
Gleichzeitig jedoch sind E-Mails eine der größten Quelle für Unterbrechungen, Ineffizienz und Zeitverschwendung. Das muss nicht sein. Mit wenigen Kniffen kann dem abgeholfen werden:
- Du sollst immer einen Betreff schreiben. Der Betreff soll die E-Mail zusammenfassen ("Sitzung am 29.1.09 möglich?") und nicht nur beschreiben ("Terminvorschlag").
- Du sollst die E-Mail am Schluss durchlesen und alle Rechtschreibfehler beseitigen.
- Du sollst keine Vorlagen mit Hintergrundfarbe, verschiedenen Schriften und sonstigem unnötigen HTML benutzen.
- Du sollst das "Kopie An:"-Feld so selten wie möglich benutzen. Wenn Du es schon benutzt, dann erkläre jedem Empfänger explizit, weshalb er die E-Mail erhält, und was er damit tun soll.
- Deine Signatur soll nicht länger als die E-Mail sein. Lass vermeintlich witzige Sprüche sowie Belehrungen über unerlaubte Weitergabe und ähnliches weg. Ob so eine Belehrung überhaupt eine rechtliche Wirkung hat, ist ohnehin umstritten.
- Du sollst eine E-Mail nie als wichtig kennzeichnen. Das glaubt Dir sowieso niemand.
- Du sollst keine Massenmails schreiben.
- Und Du sollst schon gar nicht alle Empfänger des Massenmails in das "An:"-Feld aufnehmen. Wenn schon, dann nimm sie als "Blindkopie" auf.
- Der Posteingang ist keine To-Do-Liste, sondern ein Eingangsort. Benutze ihn auch als solchen uns leere ihn regelmäßig vollständig. Vollständig heißt ganz leer.
- Du sollst haargenau wissen, weshalb Du eine E-Mail schreibst und ob eine E-Mail wirklich das beste Mittel für Deine Botschaft ist.
Bonus-Gebot: Löschen ist die Standardaktion. Sie ist auf jede beliebige E-Mail anwendbar.
