Dokumente als PDF per Mail erhalten, ausdrucken, unterzeichnen, einscannen und wieder zurücksenden? Da ich genau dies immer wieder tue, habe ich mich nach effizienten Alternativen umgesehen. Und war überrascht, welch ausgereifte Lösungen es gibt.
Eine wichtige Information vorab: In diesem Artikel geht es um elektronisches Signieren, also mit Hilfe eines elektronischen Geräts wie PC, Tablet etc. Das digitale Signieren mit einer kryptographischen Signatur, die auf einem Algorithmus beruht, wird nicht behandelt. Es geht also nicht darum, dass sich der Absender eindeutig identifizieren lässt, sondern nur um eine Produktivitätssteigerung.
Signieren mit dem Mac
Viele wissen nicht, dass die Preview-App (dt. Version: «Vorschau») seit Mac Lion eine Signatur-Funktion hat. Wird ein PDF in der Vorschau geöffnet, kann via Werkzeugleiste eine Signatur eingefügt werden. Das erstmalige Erstellen der Signatur erfolgt via Webcam: Man setzt die Signatur auf ein weisses Blatt und hält dieses vor die Webcam. Die so eingescannten Signaturen lassen sich via Einstellungen verwalten. Die Signatur wird anschliessend als Bild eingefügt und kann verschoben und in der Grösse verändert werden.
Signieren mit Touchscreen
Eleganter ist natürlich das Signieren von Dokumenten auf Touchscreens. DocuSign ist verfügbar für iOS, Windows 8 sowie Android; SignNow für iOS und Android. Beide Tools können Dokumente aus Cloud-Services wie Dropbox und Google Drive importieren, aber natürlich auch direkt aus einem E-Mail. Tippen auf die entsprechende Stelle im Dokument öffnet ein Fenster, wo entweder eine neue Signatur erfasst oder eine bestehende Signatur ausgewählt und eingefügt werden kann. Auch sonst sind sich die beiden Tools ähnlich: Beide können einem Dokument zusätzlich Text, Häkchen für Checkboxen sowie das aktuelle Datum hinzufügen.
Integrierter Workflow
Der Funktionsumfang beschränkt sich sowohl bei DocuSign wie auch bei SignNow nicht nur auf das einfache Signieren. Bei beiden Tools ist ein eigentlicher Workflow hinterlegt. So kann man definieren, wer das Dokument an welcher Stelle signieren muss, und es dieser Person gleich per In-App Mail schicken. Entweder verfügt der Empfänger ebenfalls über einen Account und greift so auf das gleiche Dokument zu. Oder aber der Empfänger erhält am Schluss eine Kopie des Dokuments, sobald alle anderen unterzeichnet haben.
Ohne Workflow, also nur für das simple Signieren von Dokumenten, ist DocuSign kostenlos. Dabei kann der Workflow aber nur fünfmal pro Monat genutzt werden; jedes weitere Dokument ist kostenpflichtig bzw. man benötigt ein Monatsabo. Praktisch das gleiche Pricing verwendet SignNow (ab ca. 15 bzw. 8 $).
So sicher wie Scans
Noch ein Gedanke zur Sicherheit: Alle elektronisch signierten Dokumente, die sowohl in der Cloud gespeichert als auch per Mail verschickt werden, sind natürlich nur bedingt vor Missbrauch geschützt. Im Prinzip macht es keinen Unterschied, ob die Signatur elektronisch hinzugefügt oder das unterzeichnete Formular eingescannt wurde. Aber: Die erste Variante ist definitiv die schnellere und einfachere!
Bild: Charlotte Gilhooly bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)
