Egal ob Home Office, Großraumbüro oder Schreibtisch in der Nische – einige Dinge gehören zur Grundausstattung eines jeden Büros. Doch gerade junge Gründer wissen oft nicht, welche Möbel, Technik und welches Equipment sie wirklich brauchen und worauf sie getrost noch eine Weile verzichten können. Um die Kosten für Neuanschaffungen möglichst niedrig zu halten und im Büro kein Chaos entstehen zu lassen, gilt es, die Büroausstattung zu optimieren. Die eigenen Bedürfnisse spielen hier ebenso eine Rolle wie absolute Notwendigkeiten. Welche Dinge für ein Büro unabdingbar sind, erläutert dieser Beitrag.
Die Grundausstattung an Möbeln
Ein großer Schreibtisch gehört in jedes Büro. Dort lassen sich alle wichtigen Gegenstände des täglichen Bedarfs unterbringen und zudem bleibt Platz, um zu arbeiten. Wenn Gründer mit mehreren Personen in einem größeren Büro sitzen, steht für jeden Mitarbeiter ein eigener Schreibtisch zur Verfügung. Passende Stühle, bestenfalls ergonomisch geformt und mit Rollen, zählen dazu. Zudem empfehlen sich einige Schränke oder Regale für wichtige Akten und Unterlagen. Denn: Unternehmen müssen per Gesetz alle Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahren. Je nach Größe der Firma sammelt sich hier einiges an. Außerdem darf ein Papierkorb in keinem Büro fehlen!
Zusätzlich zu diesen existentiell wichtigen Büromöbeln können natürlich ein bequemes Sofa oder ein großer Konferenztisch das Büro zusätzlich füllen. Auch hier kommt es darauf an, wie viele Mitarbeiter zur Firma zählen und welche Ansprüche diese an ihr Büro haben.
Corporate Design: Drucksachen und mehr
Um das Gesamtbild der Firma auch nach außen hin zu zeigen, setzen immer mehr Gründer und etablierte Unternehmer auf Corporate Design. Hierbei wird alles, von der Schriftart bis zum Stempelaufdruck, in ein einheitliches Bild gebracht. Das sorgt dafür, dass die Firma von außen stets als Einheit wahrgenommen wird. So steigert das Unternehmen den eigenen Wiedererkennungswert.
In Hinblick auf die Büroausstattung bedeutet das unter anderem, geeignete Firmenstempel zu kaufen oder selbst zu designen. Auf diesen sind die wichtigsten Daten der Firma kompakt zu finden. Dazu zählen folgende Informationen:
- Name des Unternehmens
- Anschrift
- Telefonnummer
- Rechtsform
- Umsatzsteuer-ID
- Logo der Firma
Bei Bedarf können zusätzlich die Website, eine allgemeine E-Mail-Adresse und die Faxnummer des Unternehmens auf dem Stempel untergebracht werden. Mit einem solchen, personalisierten Firmenstempel können Verträge, Geschäftsbriefe und andere Unterlagen schnell und einfach mit den wichtigsten Informationen versehen werden.
Neben den Stempeln sind im Büro Notizzettel mit Firmenlogo, entsprechende Notizblöcke und Kugelschreiber sowie bei Bedarf weitere Drucksachen, wie etwa Blanko-Verträge, zu finden. Falls Gründer in ihrem Büro Kunden und Geschäftspartner empfangen, ist es sinnvoll, hier zudem Visitenkarten und Flyer der Firma aufzubewahren. Diese können die Geschäftsführer und Mitarbeiter direkt an den Besuch verteilen.
Extra-Tipp: Das Corporate Design kann und soll sich auch auf allen Online-Präsenzen wiederfinden. Dazu gehört sowohl die Firmen-Website als auch alle Accounts in den sozialen Netzwerken. Dies stärkt den Wiedererkennungswert.
Locher, Tacker und Co.
Neben Stift und Papier benötigen Mitarbeiter am Schreibtisch noch einige weitere Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern. Hierzu zählt ein stabiler Locher. Je mehr gelocht und abgeheftet werden muss, desto größer und stabiler sollte dieser sein. Modelle aus Metall, mit Schiene zur Bestimmung der richtigen Position des Papiers sind hier empfehlenswert. Auch ein Tacker (oder Hefter) ist sinnvoll, natürlich in Kombination mit Ersatz-Tackernadeln und einem Entferner für die Klammern. Weitere Kleinigkeiten, die im Büro auf keinen Fall fehlen sollten, sind:
- Büroklammern
- Tesafilm
- Lineal
- Schere
- Briefmarken
- Briefumschläge
Auch ein Brieföffner, ein Taschenrechner, Klarsichthüllen und eine Briefwaage können, je nach Branche, sinnvoll sein. Zur besseren Terminplanung arbeiten viele Unternehmen mit einem großen Wandkalender, auf dem alle wichtigen Termine und Daten einzutragen sind. Hierzu zählen sowohl firmeninterne Veranstaltungen als auch wichtige Fachmessen und Kongresse.
Die Technik ist das A und O
In modernen Büros zählt die Technik mit zur wichtigsten Ausstattung. An jeden Arbeitsplatz gehört ein moderner Computer mit einer passenden Sicherheitssoftware. Ein hochauflösender Bildschirm, eine Tastatur mit Maus sowie der entsprechende Internetanschluss sind zudem unabdingbar, um produktiv arbeiten zu können. Ein Drucker für wichtige Unterlagen und Geschäftsbriefe lässt sich kabellos mit allen Computern im Raum verbinden. Sinnvoll ist hier die Anschaffung eines Kombi-Geräts, das Drucker, Scanner und Kopierer in sich vereint. Achtung: Es sollten stets Ersatz-Patronen vorhanden sein!
In den meisten Branchen sind auch Telefone an den Arbeitsplätzen wichtig, um Kundenakquise betreiben zu können, und für Gespräche mit Kunden und Geschäftspartnern. Je nach Arbeitsgebiet kann dann noch weitere Technik hinzukommen, wie beispielsweise ein Faxgerät oder ein Anrufbeantworter.
Mitarbeitermotivation durch Einrichtung
Unabhängig davon, ob in dem einzurichtenden Büro ein Freiberufler arbeitet oder mehrere Mitarbeiter eines großen Unternehmens, sollte die Einrichtung auch stets einen Wohlfühlfaktor haben. Je angenehmer die Umgebung ist, desto lieber arbeiten Menschen dort. Deshalb gehören dekorative Bilder oder frische Pflanzen ebenfalls zur Büroausstattung. Auch bunte Gardinen oder persönliche Gegenstände wie Fotos verschönern das Erscheinungsbild des Büros und tragen somit direkt zur Mitarbeitermotivation bei. Denselben Effekt haben farbige Wände. Geschäftsführer achten darauf, Farben auszuwählen, die beruhigend wirken. Zu den beruhigenden Farben zählen sowohl Pastelltöne als auch ein leichtes Grün oder Blau.
Je nach Lage des Büros kann es sich als hilfreich erweisen, Jalousien oder Blenden an den Fenstern anzubringen, damit die Arbeitenden nicht durch die Sonne gestört werden. Im Gegenzug ist eine helle Beleuchtung im Raum anzuraten. Diese schützt die Augen bei langer Computerarbeit. Unternehmen, die mehrere Mitarbeiter beschäftigen, sollten diesen frische Getränke wie Wasser und Kaffee anbieten. Frisches Obst rundet das Angebot ab und hilft dabei, sich im Büro besonders wohlzufühlen. Und Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, arbeiten automatisch effektiver und produktiver.
