GTD-Grundlagen: Projekte in den Griff bekommen

Die Grundlagenserie zum Selbstmanagementsystem "Getting Things Done" von Johannes harrt seit einiger Zeit ihrer Vollendung. Mit dem letzten Teil zum Thema Projektplanung schließen wir die Serie heute ab (und widmen uns dann in nächster Zeit all den schönen Tools und Spielzeugen zur Umsetzung von GTD).

Die bisherigen Artikel der Grundlagenserie ( alle Teile hier im Überblick ) haben ihr Blickfeld horizontal ausgerichtet. Es ging in 5 Schritten darum, was man innerhalb seines Horizontes beachten und unternehmen muss:

1. Wie erfassen wir die losen Enden und offenen Aufgaben in Eingangskörben?
2. Wie können wir all diese erfassten Dinge durcharbeiten , um zu entscheiden, was es ist und was zu tun ist?
3. Wie können wir die Entscheidungen, Informationen und nächsten Schritte in einem System organisieren ?
4. Wieso und wie schaffen wir es, alles regelmäßig durchzusehen , um es auf dem aktuellen Stand zu halten?
5. Wie wählen wir aus, woran wir genau jetzt arbeiten wollen?

Jetzt geht es darum, den Blick zu heben und die vertikale Perspektive zu berücksichtigen, also tief zu schürfen und hoch fliegend zu denken. Hier kommt die Projektplanung ins Spiel.

Zur Erinnerung: Projekte in GTD sind nicht Projekte im herkömmlichen Verständnis - sondern es genügt, wenn eine Aufgabe mindestens zwei Schritte benötigt, um ein Projekt zu sein. Also: "Zimmer neu streichen" ist ein Projekt, denn es besteht aus den Schritten "zusammen mit Freundin Farbe auswählen", "Farbe einkaufen", "Pinsel ausleihen" usw. Sogar "Material für den Anstrich besorgen" ist ein Projekt, wenn zuerst eine Liste des benötigten Materials erstellt und dieses dann in verschiedenen Läden besorgt werden muss. Um Projekte planen zu können, schlägt David Allen eine natürliche Projektplanung in 5 Stufen vor. Diese Stufen sind natürlich für viele Projekte (wie: "Zimmer streichen") völlig überdimensioniert. Es gibt aber zwei Sorten Projekte, die mindestens eine Minimalplanung verdient haben:

• Projekte, die mehr Einzelheiten brauchen als nur den nächsten Schritt.
• Projekte im Anfangsstadium, zu denen gerade die ersten Einfälle auftauchen.

Erstere entsprechen am ehesten Projekten im herkömmlichen Sinn. Dort ist der nächste Schritt, die Planung für jeden Vorgang in Gang zu bringen. Solche Planungsschritte sind:

• Brainstorming: Ein Brainstorming empfiehlt sich besonders dann, wenn man eigentlich nicht so genau weiß, was der nächste Schritt ist. Also steht auf einer der Kontextlisten: "Ideen zu X skizzieren".
• Organisieren: Vielleicht hat man aber schon viele Notizen und Material gesammelt, muss sie aber noch sortieren und ordnen. Also ist der nächste Schritt: "Material zu X ordnen".
• Sitzung: Wenn man die Meinung anderer anhören oder ein gemeinsames Brainstorming machen will, dann ist der nächste Schritt: " Terminumfrage für gemeinsame Sitzung starten".
• Informationen sammeln: Es kann sein, dass man zwar ein Projekt gestartet hat, aber eigentlich noch zu wenig über die Thematik weiß. Dann sind die nächsten Schritte: "Bericht X durchlesen", "Nach Y im Internet suchen" usw.

Wie generell bei GTD gilt auch hier: Lasst keine Ideen verloren gehen! Tragt also immer etwas bei Euch, wo Ihr die Ideen und Gedanken festhalten könnt (Diktiergerät, Notizbuch oder -block, PDA, ...). Das ist aber nicht der einzige Grund, warum man immer etwas zu schreiben dabei haben sollte. Denn Funktion folgt der Form, und das gilt auch bei der Ideenfindung: Hilfsmittel, die einem gefallen und an denen man Spaß hat, können "besseres Denken" auslösen. David Allen nennt folgende Hilfsmittel:

• Schreibgerät: Besorgt Euch ein Schreibgerät, welches Euch gefällt und gut in der Hand liegt. Ich habe mir einen schönen Minenbleistift besorgt, der perfekt in meiner Hand liegt und mit dem ich sehr klein schreiben kann. Jedes Mal, wenn ich damit schreibe, habe ich einfach Freude.
• Papier und Schreibblöcke: David Allen empfiehlt Blöcke, bei denen man die Seiten leicht abreißen und in den Eingangskorb legen kann. Es eignen sich aber natürlich auch Notizbücher und ähnliches.
• Flipcharts/Whiteboards: Die Idee dabei ist, dass man genug Platz für Ideen hat. Wenn mehrere Leute anwesend sind, haben alle alles im Überblick. Alternativen zum Whiteboard findet ihr übrigens in diesem Artikel hier .
• Computer: Natürlich kann man auch am Computer mit Hilfe einer Textverarbeitung oder sonst eines Tools nachdenken. Der Vorteil liegt auf der Hand: Man kann die Gedanken auf einfache Art und Weise weiter verarbeiten.

Für das projektbezogene Denken ist entscheidend, ein gutes Ablagesystem zu haben. Denn wer kein gutes System für schlechte Einfälle hat, hat auch keines für gute Ideen. Deshalb empfiehlt Allen, Ordner nach Bedarf anzulegen. Dort kommen für jedes Projekt die Notizen oder potentiell wichtiges Material hinein.

Vieles kann man heute auch digital verwalten. Damit meint Allen aber nicht eine spezielle Projektmanagement-Software - welche er gewöhnlich für zu überdimensioniert hält - sondern es genügt die Textverarbeitung. Damit und mit einer Gliederung lassen sich die meisten Projekte bereits gut planen. Genauso kann man damit ein Brainstorming machen.

Jede Projektplanung muss - genauso wie die nächsten Schritte - immer auf dem aktuellsten Stand sein. Zu Beginn fragt man sich deshalb: Was muss ich hier wissen und festhalten oder in Erinnerung rufen? So wächst die Planung von alleine. Entscheidend bei allem ist, dass Ihr Euch mit Euren Hilfsmitteln wohl fühlt: Während der eine ein möglichst großes Notizbuch braucht, hält die andere ihre Ideen viel lieber auf dem Palm fest oder diktiert sie in ihr Handy. Das spielt keine Rolle, solange es Spaß macht, das Hilfsmittel zu benutzen.

Mit diesen Hinweisen lassen sich die von Allen formulierten 5 Stufen der Projektplanung bereits sehr gut durchlaufen. Diese einfache, natürliche Projektplanung ist für einen großen Teil der Projekte völlig ausreichend und frisst nicht mehr Ressourcen als die spätere Ausführung.

Ausführen muss man das Projekt aber leider noch immer selbst.