Übliches Szenario nach den Ferien: Ein voller Posteingang, verpasste Updates aus den Fachgruppen, News aus eigenen Projekten, neue Aufgaben auf dem Tisch. Keine Zeit, um produktiv loslegen zu können, weil der Überblick fehlt. Eine gut organisierte Stellvertretung wirkt hier Wunder.
Meine zwei Wochen Ferien sind vorbei und das Büro ruft wieder. Oft sind die ersten Tage nach der Rückkehr geprägt vom Nachholen von verpassten Informationen. Eher unproduktive Arbeit. Die folgenden Massnahmen zusammen mit meiner Stellvertreterin ermöglichten mir diesmal einen produktiven Start nach den Ferien.
Übergabetermin und -dokument vorbereiten
Damit ich die Ferien entspannt angehen kann, plane ich am Tag davor eine Stunde (oder mehr) für die Übergabe an meine Stellvertreterin ein.
Dafür habe ich ein Dokument mit allen wichtigen offenen Punkten und Projektschritten vorbereitet. Das Dokument beantwortet diese Fragen:
- Wo erwarte ich noch Rückmeldung?
- Was muss in Auftrag gegeben werden?
- Wo sind die Informationen abgelegt (Link direkt zum Dokument!)?
- Wie lauten die Passwörter zu den notwendigen Diensten?
- Wie lauten die Namen und Telefonnummern aller Ansprechpartner?
Dieses Dokument alleine müsste meiner Stellvertretung genügen, um während meiner Abwesenheit alles zu verstehen und regeln zu können.
Outlook-Berechtigung erteilen
Je länger die Ferien gedauert haben, desto voller ist der E-Mail-Posteingang. Darin sammeln sich schon in wenigen Tagen Newsletter, Zahlungsläufe, Kalendereinladungen und Meldungen aus Projekten an.
Es ist daher unerlässlich, während den Ferien der Stellvertretung Zugriff auf die E-Mails zu geben.
Meine Stellvertreterin hat hier ganze Arbeit geleistet: Bei meiner Rückkehr hatte ich nur 9 ungelesene E-Mails. Stellt Euch mal vor, wie sich das angefühlt hätte, wenn 150 neue E-Mails auf mich gewartet hätten! Alle Mails, die mein Handeln erforderten, waren bereits blau markiert. Etliche Mails konnte sie selbst beantworten, da mein Dokument ihr geholfen hat. Newsletter und Info-Mails waren in einen Ordner "Info" verschoben. So wusste ich, was zweitrangige Information ist.
Ausserdem war der Posteingang an jener Stelle geöffnet, die mein letzter Arbeitstag vor den Ferien war. Die beiden Ferienwochen waren ungeöffnet. Super für das Auge.
Übergabetermin bei Rückkehr
Die gleiche Wirkung wie der Übergabetermin vor den Ferien hat jener nach den Ferien. Da werden noch offene Fragen, neuste Begebenheiten und offene Aufträge besprochen.
Ich habe meine Schritte in drei Checklisten zusammengefasst:
Checkliste vor den Ferien
- Übergabedokument erstellen (mit den Infos wie oben)
- E-Mail-Abwesenheitsmeldung mit Kontaktangaben der Stellvertretung
- Telefon umleiten
- Berechtigungen erteilen: E-Mail, SAP, andere Systeme
Checkliste für die Stellvertretung (während Abwesenheit)
- Mails so weit möglich beantworten
- Mails gruppieren nach: "offen/zu beantworten" und "Updates"
- Kalenderanfragen unbeantwortet lassen, aber farblich hervorheben (Kategorie).
- Neue Aufgaben in einem Dokument erfassen
Checkliste nach den Ferien
- Übergabetermin / Briefing
Mit welchen Tricks erleichtert Ihr Euch selbst bzw. Euren Teamkollegen den Start nach den Ferien?
Bild: H. Michael Arrighi bei flickr.com (CC BY 2.0)
