Inbox Zero: Wie man den Posteingang auf Null bringt

In den Kommentaren zum Morgenlink vom 1. April wurde eine deutsche Zusammenfassung von Inbox Zero gewünscht. Gute Anregung, machen wir gerne:

Merlin Mann hat das Inbox-Zero-Prinzip wahrscheinlich nicht erfunden, aber er hat eine sehr gute Serie darüber geschrieben. Diese Serie möchten wir Euch heute vorstellen. Dieser Artikel ist keine Übersetzung, aber es werden die Prinzipien von "Inbox Zero" vorgestellt. Wer die alle konsequent umsetzt, hast seine Mails schon sehr gut im Griff - und nicht mehr umgekehrt. Um soweit zu kommen, muss man sich aber zuerst über ein paar Dinge bewusst werden:

• Manche Mails sind wichtiger als andere.
• Deine Zeit ist immer begrenzt, Dein Arbeitspensum immer größer als Deine Ressourcen. Aber Du bist der Filter, der entscheidet, was wieviel Zeit verdient.
• Hab kein schlechtes Gewissen: Manchmal kann man einfach nicht jede Mail beantworten. Wenn Du überfordert bist, dann zieh einen Strich und beginne wieder neu - ohne schlechtes Gewissen.
• Sei ehrlich mit Dir: Belüge Dich nicht hinsichtlich Deiner wahren Prioritäten, Deiner Zeitschätzungen und was Dir eine Mail wirklich bedeutet.

Posteingang vollständig leeren

Man kann unmöglich alle Mails beantworten. Das ist aber zum Glück auch gar nicht nötig. Mit einem einfachen Vorgehen kannst Du Deinen Posteingang in kurzer Zeit trotzdem vollständig leeren. Pflüge dazu rasch durch die Inbox und sortiere sofort:

• Spam, Kettenbriefe, Massenmails und Witzmails werden umgehend gelöscht.
• Kommentare Deines Blogs oder Mails von Mailinglisten werden sofort archiviert, da sie in der Regel keine Handlung erfordern.
• Wichtige Mails kannst Du in einen speziellen Ordner namens "Pendenzen" verschieben (oder auch "To Do", "Erledigen" oder "Action").

Wenn Du so alle Mails in Deinem Posteingang bearbeitet hast (und Dein Posteingang leer ist), gehst Du in den Ordner "Pendenzen", schreibst kurze Antworten auf alle Mails darin oder machst Die eine Notiz auf einer Aufgabenliste, falls sich aus der Mail eine Aufgabe ergibt.

Vorgehen bei neuen Mails

Das war der "Startmodus", um das Postfach leer zu bekommen. Wenn Du von nun an neue Mails erhältst, stellst Du Dir drei Fragen:

1. Was bedeutet diese Mail für mich, und betrifft sie mich überhaupt?
2. Welche Handlung - wenn überhaupt! - erfordert diese Mail von mir?
3. Kann ich die Mail und die erforderliche Handlung delegieren?

Über 50% der Mails werden es nicht über die erste Frage schaffen und können gelöscht werden. Der größte Teil des Rests schafft es wahrscheinlich nicht über die zweite Frage hinaus und kann nach einer kurzen Antwort (wenn erforderlich) auch gelöscht werden.

Tricks und Tipps

• Vorlagen: Oft stehen in Antworten auf Mails immer und immer wieder die gleichen fünf bis zehn Basisinformationen. Speichere diese als Vorlagen, so kannst Du Antworten schneller schreiben. Erstelle eine Standard-Antwort, um "Danke" zu sagen, eine Vorlage mit den Antworten auf die wichtigsten regelmäßigen Fragen und Antworten auf administrative Fragen.
• Links: Die Antwort musst Du nicht immer selber schreiben. Oftmals reicht auch ein Link als Antwort (z.B. auf einen Artikel in der Wikipedia).
• Rückfrage: Viele Dinge erledigen sich von selbst. Wenn Du also eine ältere Mail beantworten willst, dann frag zuerst nach: "Brauchst Du die Information noch?"
• Löschen: Wirklich, Mails lassen sich auch löschen. :-) Beantworte Mails also sofort oder lösche sie. Mails, die keine Handlung erfordern, kannst Du oft direkt löschen. Die Angsthasen unter Euch können sie allenfalls archivieren, aber bringt alle Mails unbedingt aus der Inbox, also aus dem Sichtfeld, da sie dort nur ablenken.
• Filter: Filter sind nicht dazu da, Informationen zu verstecken. Aber sie helfen Dir, weniger oft unterbrochen zu werden. Viele Mails kannst Du so automatisch als "gelesen" markieren und in einen Ordner verschieben. Schau dann nur 2-3 Mal pro Woche in diesen Ordner. Eine Faustregel: Erstelle immer dann einen Filter, wenn Du Dir bei einer Mail denkst: "Nicht schon wieder!"
• Rhythmus: Versuche, Dir einen Rhythmus zum E-Mail-Bearbeiten anzugewöhnen. Wie wäre es mit diesem: Alle 20 Minuten kannst Du ganz kurz, etwa 2 Minuten lang, neue Mails checken und knappe Antworten schreiben. Alle 90 Minuten beantwortest Du für 10 Minuten nicht-kritische Mails. Jede Stunde verkleinerst Du 2 Minuten lang Deinen bereits aufgelaufenen Stapel an Mails. Am Ende des Tages machst Du 15 Minuten lang dasselbe, bis er irgendwann nicht mehr als Stapel erkennbar sein wird. Zweimal pro Woche kümmerst Du Dich für je 15 Minuten um die Ordnerstruktur, Filter und Regeln. Und wenn Du zwischendurch Zeit hast, kannst Du 5-10 Minuten weiter Deine Stapel abbauen.

Leer soll er bleiben!

• Leerer Posteingang durch weniger Mails: Eigentlich logisch: Je weniger Mails Du bekommst, desto weniger wirst Du auch in Deinem Posteingang haben. Frage Dich also, ob Du all die Newsletter, Mails von Mailinglisten oder automatischen Mails wirklich brauchst. Falls ja, kannst Du sie vielleicht mit Filtern als gelesen markieren und direkt archivieren. So stehen sie Dir trotzdem für spätere Recherchen zur Verfügung. Mails, die nur an Dich gerichtet sind, kannst Du vielleicht ebenfalls filtern oder automatisch beantworten lassen. Versuch außerdem, weniger Mails zu beantworten. Denn Antworten bewirken oft Gegenantworten und schon bist Du in einem Mail-Ping-Pong. Schreib weniger Mails und Du wirst weniger Mails bekommen. Wenn Du mit jemandem regelmäßige Maildiskussionen führst (z.B. mit Deiner Mutter), dann schlag vor, persönlich miteinander zu sprechen, zu telefonieren oder nur einmal täglich zu mailen. Nimm die Geschwindigkeit raus.
• Weniger Mail behalten: Der Aufwand, Mails zu archivieren, muss so klein wie möglich sein. Je mehr Ordner und Tags Du benutzt, desto aufwendiger ist das Archivieren. Sei also weniger schüchtern mit der Delete-Taste und verschiebe Deine Mails in möglichst wenige (vielleicht sogar nur einen einzigen) Archiv-Ordner. Heute gibt es sehr gute Programme, um schnell seine Mails zu finden (GMail-Suche, Apples Spotlight, Google-Desktop, Suche bei Windows Vista usw.).
• Jetzt oder nie: Beantworte Deine Mails sofort. Später wirst Du sie wahrscheinlich sowieso nicht mehr beantworten. Falls es nicht anders geht, kannst Du sie in einem "Beantworten"-Ordner zwischen lagern. Aber bearbeite diesen Ordner regelmäßig (d.h. mindestens einmal pro Tag) und bringe auch ihn auf Null.
• Zeiten für Mails: Ruf Deine Mail nur zu gewissen Zeiten ab. Genau so kannst Du Dir auch feste Zeiten für das Beantworten von Mails einrichten. In diesen Zeiten beantwortest Du dann alle offenen Mail in einem Rutsch.

Dort findest Du auch verschiedene ergänzende Artikel. Merlin Mann selbst erklärt die Prinzipien außerdem nochmals in diesem einstündigen Video (englisch):