Dringend gesucht: Ein Experte, der mir eine brennende Frage beantworten kann. Oder: Ein Server ist down, wir arbeiten dran. Oder einfach: Wie findet Ihr das? Oft passt der Skype Chat eindeutig am besten für die Instant-Kommunikation im Team. Aber Achtung: Selbst das raffinierteste Emoticon kann die gehobene Augenbraue nicht ersetzen.
Einst traten hier E-Mail und Telefon gegeneinander an (Corinne Dubacher, September 2011) . Jetzt will ich wissen: Welches Kommunikationsmittel ist eigentlich am effizientesten, wenn’s darum geht, im Team spontane, kurze Fragen zu stellen und Informationen auszutauschen?
Diese typischen «Du, sag mal schnell»-Situationen spielen sich in den Zwischenräumen ab und erfassen all das, was in den anderen Gefässen zum Informationsaustausch keinen Platz findet. Anders gesagt: Alles, was durch Sitzungen, E-Mails und Tools wie Google Drive oder Yammer nicht abgedeckt ist.
In den Zwischenräumen passiert Entscheidendes
Gerade diese unauffälligen, kleinen Austausch-Situationen scheinen mir enorm wichtig für den Informationsfluss in einem Team. Ich sehe sie als Kitt in den Fugen der grösseren, etablierten Kollaborationsformen. Würde der ungeplante Informationsaustausch fehlen, wäre die Zusammenarbeit schwerfällig und letztlich ineffizient.Ideal für den «Du, sag mal schnell»-Austausch mit Bürokollegen ist das persönliche Gespräch (Face-to-Face) als synchrones und der Skype Chat als quasi-synchrones Kommunikationsmittel. Also los, stellen wir die beiden einander gegenüber! Die folgende Aufstellung von Situationen basiert auf meinen eigenen Erfahrungen.
Persönliches Gespräch vs. Skype Chat - das Duell
1) «Wie wirkt das auf Euch?»
Ich arbeite an einem Text und möchte wissen, ob eine Formulierung seltsam wirkt oder sogar missverstanden wird. Sofern all meine Bürokollegen in Hörweite sind, kann ich die Frage in die Runde werfen, oder aber ich kann sie über den Skype-Gruppenchat stellen.
Vorteil Skype. Wer gerade nicht gestört werden will, kann mich auf Skype ignorieren. Ausserdem geht es hier um einen Text, der zum Lesen und nicht zum Hören gedacht ist; das schriftliche Vorlegen ist also realitätsnaher.
2) «Wer kennt den Experten?»
Oft bin ich auf der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner für eine Auskunft. Die Chance ist gross, dass jemand in meinem Team einen oder mehrere Experten kennt. In die Runde fragen oder rasch bei Skype eintippen?
Vorteil Skype. Auch hier können mich alle ignorieren, die gerade keine Zeit haben. Ein weiterer Vorteil: Meine gesuchten Experten können irgendwo auf der Welt sein. Wenn auch meine Teamkollegen in verschiedenen europäischen Städten mitlesen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ich interessante Ansprechpartner finde.
3) Fragen mit Fettnäpfchen-Potential
Es gibt sie, die brennenden Fragen, die man zwar an alle stellen möchte / sollte, bei denen man aber Gefahr läuft, jemanden ungewollt auf den Schlips zu treten.
Vorteil persönliches Gespräch. Eine hochgezogene Augenbraue, ein vielsagender Blick zum benachbarten Tisch und nach der Aufklärung ein befreiendes gemeinsames Lachen - das ist weiterhin unmittelbarer und präziser als die aussagekräftigsten Emoticons.
4) «Der Server ist down - wir sind dran»
Rascher Hinweis auf ein Problem an alle, die betroffen sind oder betroffen sein könnten.
Vorteil Skype. Herumschreien im Büro verbreitet unnötige Alarmstimmung und Hektik. Wenn sich alle im Team gewohnt sind, dass Probleme im Skype-Gruppenchat kommuniziert werden, schauen sie automatisch dort nach, sobald ihnen etwas auffällt.
5) «Heute kommt der Heizungsmonteur. Bin im Home Office»
Oder jemand ist stark erkältet und arbeitet deshalb von zu Hause aus. Oder jemand sitzt im Zug fest, der mitten auf der Strecke stehengeblieben ist.
Vorteil Skype. (Eine Begründung erübrigt sich hier.)
6) Erfolgsmeldungen
Einen wichtigen Auftrag gesichert! Von einem bekannten Blogger lobend erwähnt! Wir führen jetzt offiziell eine Rangliste an! etc. etc. Auch Erfolgsmeldungen wollen unmittelbar kommuniziert werden. Erstens sollten ja alle im Team Bescheid wissen, wenn sie jemand darauf anspricht. Und zweitens ist nichts besser für eine gute Atmosphäre im Büro.
Persönliches Gespräch - Skype: unentschieden. Emotionen lassen sich nach wie vor am besten im persönlichen Gespräch transportieren und teilen. Trotzdem kann es auch hier vorkommen, dass einige Kollegen gerade konzentriert arbeiten und sich durch den kollektiven Jubel der anderen gestört fühlen.
7) Negative Ereignisse
Ein guter Ansprechpartner bei einem Kunden verlässt die Firma. Ein vielversprechendes Projekt wurde gestoppt. Ein Kollege wurde bei einem Unfall verletzt. Solche Ereignisse müssen schnell kommuniziert werden.
Vorteil persönliches Gespräch. Auch hier: Sobald Emotionen ins Spiel kommen, ist es von Vorteil, wenn Blickkontakt da ist. Am besten ist es, von Fall zu Fall zu entscheiden: Weniger gravierende Ereignisse profitieren vermutlich von der nüchternen Mitteilung via Skype, weil so weniger Alarmstimmung aufkommt.
Fazit
In 4 Situationen gewinnt Skype, in 2 das persönliche Gespräch, und ein Fall ist unentschieden. Am besten fährt das Team, das beide Kommunikationsmittel gezielt und bewusst einsetzt.
Sehr individuell ist bestimmt auch die Wahrnehmung und der Grad der Störung, welche die «Du, sag mal schnell»-Fragen darstellen. Während es für den einen die grössere Ablenkung bedeutet, wenn ihm plötzlich jemand auf die Schulter tippt und ihn aus der Arbeit herausreisst, stört es den anderen stärker, wenn ständig das Skype-Symbol blinkt und er sich jedesmal für Sekundenbruchteile fragt, ob es sich wohl lohnen würde, die Nachricht zu lesen.
Wie sieht das bei Euch aus mit der Instant-Kommunikation im Team? Decken sich Eure Erfahrungen mit meinen, oder handhabt Ihr das ganz anders - und warum?
Bild: Vladimer Shioshvili bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)
