Mach's gleich richtig: Dinge nur ein Mal in die Hand nehmen

Was sich innert zwei Minuten erledigen lässt, sollst Du sofort erledigen - das ist einer der Grundsätze von Getting Things Done. Einen sehr ähnlichen Ansatz habe ich mir vor gut 20 Jahren zu eigen gemacht: Dinge wann immer möglich nur einmal in die Hand nehmen!

Wir kennen das alle: Im Berufsalltag treffen laufend Dinge - physische und elektronische - ein: E-Mails, Rechnungen, Unterlagen usw. Wir nehmen diese Dinge in die Hand, überlegen, was zu tun ist, entscheiden und … legen sie auf die Seite, um sie später zu bearbeiten, weiterzugeben oder abzulegen. Und so sammeln sich Dinge an, die Unordnung im Büro und Frust im Kopf verursachen: «Hätte ich's doch gleich richtig gemacht!»Wann immer es möglich ist, vermeide ich es, Dinge mehr als einmal in die Hand zu nehmen. Aus drei Gründen:

1. Der Gesamtaufwand von Teilschritten ist in der Summe grösser als der Aufwand den ich hätte, wenn ich etwas «in einem Aufwisch» erledige. Ich möchte Wirkung, nicht Leistung.
2. Etwas erledigt und abgeschlossen zu haben, erzeugt ein gutes, Aufgaben vor sich her zu schieben ein schlechtes Gefühl. Ich mag das gute Gefühl.
3. Dinge, die unnötig herumstehen, sabotieren zwangsläufig eine angemessene Ordnung. Unordnung am Arbeitsplatz verursacht auch Unordnung im Kopf - und ein schlechtes Gewissen.

Natürlich gibt es Situation, in denen es nicht machbar oder nicht sinnvoll ist, Dinge nur einmal in die Hand zu nehmen. Mit jeder Batterie zur Sondermüll-Sammelstelle zu rennen ist genauso unsinnig wie die Idee, jedes Dokument, das einem ins Büro flattert, sofort zu bearbeiten - ungeachtet der Prioritäten der anderen Aufgaben.

Aber es gibt weit mehr Gelegenheiten, bei denen der einfache Grundsatz hilft, Aufgaben und damit verbundene Dinge «wegzuschaffen» und so aus den Augen und aus dem Kopf zu bekommen.

Praktische Beispiele und Denkanstösse für den Büroalltag:

• Post von der Bank: Briefumschläge mit Bankbelegen zur Seite legen, um sie dann «irgendwann später» in die entsprechenden Ordner abzulegen? Falsch! Umschläge öffnen, Belege ablegen, fertig.
• Kurzantworten per E-Mail: Zuerst mal alle Mails durchlesen und danach die Antworten schreiben? Falsch: Lesen, antworten, fertig.
• Zu archivierende Dokumente: Unterlagen, die archiviert werden müssen, in einer Ecke des Büros stapeln, um sie «irgendwann später» in den Keller zu bringen? Falsch! Dokumente in Archivschachteln packen, diese beschriften, in den Keller bringen, fertig.
• Büromaterial-Lieferung: Den Karton neben dem Büroschrank zwischenlagern und das Büromaterial «irgendwann später» verstauen? Falsch! Auspacken, einräumen, fertig.
• Vertrauliche Unterlagen: Dokumente, die nicht einfach im Abfalleimer entsorgt werden können, in einem abschliessbaren Schrank aufbewahren, um sie «irgendwann später» alle zu schreddern? Falsch! Akten einmal täglich im «Schnetzler» vernichten, fertig. (Bei häufigem Bedarf lohnt sich die Anschaffung eines kleinen Schredders für den Arbeitsplatz.)
• Spesenabrechnung: Die Spesenbelege über Wochen oder gar Monate in der Schreibtischschublade sammeln und «irgendwann später» in die Abrechnung eintragen? Falsch! Eintragen, Belege «einkleben», fertig.
• Rechnungen zur Zahlung freigeben: Eingehende Lieferantenrechnungen in einer Ablage sammeln und «irgendwann später» bearbeiten? Falsch! Prüfen, visieren, an die Buchhaltung weiter leiten, fertig.

Welche Dinge sind es, die sich bei Dir am Arbeitsplatz «einnisten», so die Ordnung sabotieren und Dein schlechtes Gewissen nähren?

Bild: Alan Levine bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)