Dass heutzutage nur noch wenige Mitarbeiter im Büro auch buchstäblich an ihren Bürostuhl gekettet sind, ist im Zeitalter von Netzwerken, Clouds und technischen Meeting-Lösungen über viele Kilometer hinweg kein Wunder mehr. Wie diese technischen Gegebenheiten die Büroarbeit 2.0 beeinflusst haben, soll Thema dieses Beitrags sein.
Unternehmensstrukturen im Wandel
Unternehmensstrukturen befinden sich im Wandel – und damit sterben auch die großen Bürogebäude aus, in denen tagein-, tagaus unzählig viele Mitarbeiter sitzen oder noch schlimmer: sitzen könnten, wenn sie nicht gerade im Außendienst unterwegs sind. Das beste Beispiel sind neu gegründete StartUps, die keinen Gedanken daran verschwenden, das kleine Budget, das sie haben, in die Anmietung von Büroräumen zu stecken. Sie werkeln im Home Office vor sich hin oder mieten sich in Büro-WGs ein. Häufig sind die Mitarbeiter auch als Freelancer tätig und so ergeben sich neue Unternehmensstrukturen zumindest für weite Teile der Dienstleistungsbranche, denn diese ist nicht an einen Produktionsstandort gebunden. Folglich kommt auch dem Begriff der Dezentralisierung eine immer bedeutendere Stellung zu.
Kommunikation in den „neuen“ Unternehmensformen
Der finanzielle Vorteil, der sich durch eine dezentrale Organisation ergibt, bringt auch Herausforderungen mit sich, denn: Kommunikation ist und bleibt ein entscheidender Erfolgsfaktor. Je verstreuter die Akteure auch sind, desto schwieriger wird eine gemeinsame und vor allem verbale Kommunikation (E-Mails einmal außen vorgelassen).
| Abbildung 1: Unabhängig davon, wo die Gesprächspartner sich befinden ... | |
Der Griff zum Telefon ist selbstverständlich nach wie vor die erste Wahl, denn so manches Thema lässt sich schneller am Telefon klären – ohne einen langwierigen E-Mail-Marathon heraufzubeschwören. Was aber, wenn mehrere Akteure an einen virtuellen Tisch kommen sollen? Dann bietet eine Telefonkonferenz (vgl. telefonkonferenz.de ) den virtuellen Raum, der benötigt wird, um sich abzustimmen, Entscheidungen zu treffen und anschließend wieder am jeweiligen Arbeitsort weiter zu arbeiten. Bei der Suche nach dem passenden Anbieter, mit dessen technischem Equipment sich schnell und einfach eine Telefonkonferenz durchführen lässt, sollten folgende Kriterien eine Rolle spielen:
- Preisgestaltung. Die Kosten für die Telefonkonferenz sollten entsprechend transparent gehalten werden. Abo-Verträge sind häufig nur dann rentabel, wenn der Service mehrmals wöchentlich genutzt wird. Mehr Flexibilität bieten indes Anbieter von Telefonkonferenzen, die quasi die Möglichkeit des „Pay-per-Talk“ bieten. In Analogie zum Pay-per-View-Verfahren (vgl. itwissen.info ) versteht man mit Blick auf eine Telefonkonferenz darunter die Möglichkeit pro Telefonat (bzw. pro gesprochene Minute) zu bezahlen.
- Teilnehmerzahl. Nachdem die Teilnehmerzahl bei den meisten Telefonkonferenzen deutlich variiert, sollte bei der Wahl des Anbieters auf eine größtmögliche Teilnehmeranzahl geachtet werden. Bis zu 100 Teilnehmern sind eine Größe, die sicherlich nicht so schnell überschritten wird.
- Flexibilität. Muss die Telefonkonferenz sehr lange im Vorfeld angemeldet werden und gibt es nur ein begrenztes Kontingent an Telefonkonferenz-Plätzen, dann ist Vorsicht geboten. Häufig muss eine Telefonkonferenz vergleichsweise kurzfristig angesetzt werden – oder auch zu Uhrzeiten, die nicht in jeder Zeitzone (vgl. zeitzonen.de ) zur klassischen Arbeitszeit zählen. Dann ist es in jedem Fall sinnvoll einen Anbieter zu haben, bei dem jederzeit telefonisch konferiert werden kann.
- Internationalität. Und da unterschiedliche Zeitzonen soeben ohnehin zur Sprache kamen, kann hier noch ein entsprechender Tipp ergänzt werden: Es sollten stets Einwahlnummern für alle internationalen Geschäftspartner verfügbar sein. In der Praxis bedeutet das, dass möglichst viele Länder mit einer Einwahlnummer ausgestattet sein sollten.
- Organisation. Besonders gut lässt sich eine Telefonkonferenz aus dem bestehenden Planungstool heraus organisieren. Ein sogenanntes Outlook-Tool kann an dieser Stelle der einfachen Organisation einer Telefonkonferenz dienen. Werden dort die Einladungen mit allen erforderlichen Daten verschickt, vereinfacht das auch das Handling für die Konferenzteilnehmer.
- Protokoll. Den Protokollführer kann sich der Betrieb sparen, wenn der Telefonkonferenz-Anbieter über eine entsprechende Software verfügt, die die Aufnahme des Gesprächs ermöglicht. So kann jederzeit detailliert nachverfolgt werden, welche Beschlüsse gefasst wurden.
So steht (rein technisch betrachtet) einer praktikablen Telefonkonferenz nichts mehr im Wege. Um diese Form des virtuellen Meetings besonders effektiv zu gestalten, gibt es hier einige Tipps . Übrigens gelten auch bei einer Telefonkonferenz ähnliche Spielregeln wie bei einem Meeting. Pünktlichkeit und Termintreue sind auch hier das A und O .
