Open Space heißt übersetzt „offener Raum“. Damit ist ein Raum gemeint, in dem sich viele Personen mit ihren individuellen Erfahrungen treffen und über mehrere Tage austauschen.
An einer Open-Space-Veranstaltung, die in der Regel von einem Auftraggeber initiiert wird, können bis zu 1.000 Personen teilnehmen. In dieser offenen Veranstaltung kann jeder Teilnehmer entscheiden, wann er zu welchem Thema einen Beitrag leisten möchte.
Obwohl den Teilnehmern ein hohes Maß an Freiheit und Flexibilität eingeräumt und auf starre Abläufe und Tagesordnungen verzichtet wird, sind bei einer Open-Space-Veranstaltung vier Prinzipien unbedingt einzuhalten, die nachfolgend dargestellt werden (vgl. G. Zienterra, Test & Training Moderation, Freiburg i.B. 2006, S. 186).
Die 4 Grundsätze des Open Space
„Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen!“
Dabei ist unwesentlich, ob sich nur eine oder 20 Personen für ein Thema interessieren. Es sind immer Personen, die mit Sicherheit motiviert an ein Thema herangehen und etwas Positives beisteuern.
„Was auch geschieht, es ist in Ordnung!“
Hier ist anzumerken, dass besonders die unerwarteten und ungeplanten Dinge nicht selten die kreativsten sind.
„Es beginnt, wenn es beginnt!“
Wichtig ist, dass sich die menschliche Aktivität nicht nach einer Uhr richtet und somit Unpünktlichkeit im Open Space ausdrücklich erlaubt ist.
„Vorbei ist vorbei!“
Das Ende eines Open-Space-Workshops ist dann erreicht, wenn alles zum Thema gesagt worden ist. Dies gilt selbst dann, wenn nach der zeitlichen Planung des Open Spaces noch Zeit zur Verfügung steht.
Die 9 Schritte des Open Space
Eine Open-Space-Veranstaltung wird in neun Schritten durchgeführt (vgl. www.open-space-begleitung.ch , Beitrag „Dauer und Ablauf eines Open Space-Anlasses“):
1. Begrüßung und Einführung ins Thema durch den Moderator
Zu diesem Zeitpunkt werden die Rahmenbedingungen, innerhalb derer gearbeitet werden kann, abgesteckt. Darüber hinaus sollte erklärt werden, was nach Abschluss der Veranstaltung mit den Ergebnissen geschieht, ob diese also z.B. weiterverarbeitet werden sollen. Falls ein Interesse an weiterführenden Projekten besteht, wäre es wichtig, dies ebenfalls zu Beginn anzukündigen.
2. Erklärung des Anlasses
Danach erklärt der Moderator den Anlass der Veranstaltung. Dazu gehören vor allem die Themenstellung, die mit einer offenen Frage formuliert werden sollte, der Tagesablauf und die oben genannten vier Grundsätze.
3. Vorschlagsphase
Alle Anwesenden, die ein Thema bearbeiten oder diskutieren möchten, schreiben dies auf ein Blatt. Die Blätter werden an eine Pinnwand gehängt. (In dieser Phase ist der Moderator präsent, wird aber für die Teilnehmer quasi unsichtbar. Er interveniert thematisch in keiner Weise.)
4. Eröffnung des Marktplatzes
Jetzt entscheidet jeder Teilnehmer für sich, an welchem bzw. welchen Workshops er teilnehmen möchte, und trägt sich auf dem entsprechenden Blatt an der Pinnwand ein. Bei Kollisionen oder dann, wenn Gruppen fusionieren möchten, kann miteinander darüber verhandelt werden.
5. Workshops
Danach finden je nach Tagesstruktur und verfügbarer Zeit simultane Workshops statt, die laufend von den Teilnehmenden selbst dokumentiert werden. Die Anzahl der dabei jeweils parallel stattfindenden Workshops kann durch die verfügbaren Räume bestimmt sein oder offenbleiben. Dies hängt auch von der Teilnehmerzahl ab. Die Ergebnisse der Workshops werden in Protokollen festgehalten.
6. Dokumentation
Die Protokolle werden idealerweise laufend für alle Teilnehmer kopiert, sodass diese vor der Schlussrunde eine vollständige Dokumentation des Treffens erhalten.
7. Berichterstattung
Nach Beendigung der Workshops finden sich die Teilnehmer wieder im Plenum zusammen. Jedes Team präsentiert die drei wichtigsten Erkenntnisse als Einleitung für die anschließende Maßnahmenplanung.
8. Maßnahmenplanung
Im Anschluss an die Berichterstattung werden weiterführende Projekte angekündigt und präzise formuliert. Darüber hinaus erfolgt eine Planung der erforderlichen Ressourcen. Jene, die sich einer Projektgruppe anschließen möchten, tragen sich auf dem entsprechenden Formular ein.
9. Schlussrunde
Sie dient der Reflexion und dem Austausch von Erlebnissen, Eindrücken, Schlussfolgerungen, verbliebenen Problemen usw. untereinander. Der Moderator und der Auftraggeber schließen das Treffen mit einem kurzen Schlusswort und Dank ab.
Kritische Würdigung des Open Space
Der Nutzen einer Open-Space-Veranstaltung liegt insbesondere darin, dass hier eine Vielzahl von Personen kreativ tätig werden kann. Entsprechend erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, brauchbare Ergebnisse und Lösungsansätze zu finden.
Allerdings bedarf es zur mehrtägigen Durchführung dieser Methode einer guten Vorbereitung und Organisation in räumlicher und zeitlicher Hinsicht.
