Wir kennen es doch alle - an einem Montagmorgen ruft plötzlich der Chef an und benötigt dringend die Unterlagen, die für das anstehende Meeting mit einem wichtigen Kunden anzufertigen waren. Doch dank unzähliger Papierstapel und anderweitigen Utensilien, die sich auf unserem Schreibtisch zu einem kreativen Chaos vereinen, treibt uns die Suche danach bereits um halb neun die Schweißperlen auf die Stirn.
Situationen wie diese sind in deutschen Büros an der Tagesordnung
Insbesondere in Großraumbüros provoziert das Durcheinander nicht nur einen erheblichen Produktivitätsverlust der eigenen Person, sondern kann darüber hinaus für dicke Luft am Arbeitsplatz sorgen, was vor allem dann der Fall ist, wenn unser fehlender Ordnungssinn auch die Produktivität von Kollegen tangiert und somit sogar zum Fallstrick für unsere Karriere avancieren kann. Wir hatten schon ein Plädoyer für das Chaos, heute halte ich ein Plädoyer für die Ordnung.
Ordnung ist das halbe Leben
Damit das auf dem Schreibtisch vorherrschende Chaos nicht zum Hemmschuh für eure Produktivität wird, solltet ihr genau jetzt die Reißleine ziehen und für Ordnung sorgen, indem ihr die Tischplatte komplett von allen darauf befindlichen Akten, Kabeln, Kaffeetassen und sonstigen Gerätschaften befreit. Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass bereits der Anblick der klinisch reinen Arbeitsfläche einen gehörigen Anteil dazu beiträgt, den Kopf für die essenziellen Dinge des Arbeitslebens freizubekommen. Damit das auch auf Dauer so bleibt, sollten wir auch nur das zurück auf den Schreibtisch stellen, was wir täglich für unsere Arbeit benötigen. Alles andere verschwindet in Schubladen respektive beschrifteten Aktenordnern. Voraussetzung für eine strukturierte Arbeitsweise ist allerdings das Vorhandensein einer grundlegenden Büroausstattung, die ausreichend Stauraum für die systematische Organisation mit Arbeitsmaterialien bietet. Um also dem Chaos ein Ende zu bereiten eignen sich insbesondere Hängeregister, mit denen ihr im Handumdrehen Herr eurer Papierstapel werdet. Ergänzend empfiehlt sich die Verwendung von beschreibbaren Kunststoffkisten, in denen Materialien wie Briefumschläge, Druckerpapier und sonstige Kleinteile griffbereit gelagert werden können.
5-Kisten-Methode: Die Papierberge in den Griff bekommen
Wie ich bereits am eigenen Leib erfahren musste, reicht es allerdings nicht aus, das Arbeitsumfeld in Ordnung zu bringen, denn auch die Abläufe müssen einem strukturierenden Prozess unterzogen werden, um daraus neue Motivation extrahieren zu können, die nachgewiesenermaßen zur Produktivitätssteigerung führt. Eine sehr effektive Möglichkeit ist die "5-Kisten-Methode" nach Tiki Küstenmacher, die unter Garantie den Arbeitsalltag vereinfacht. Alles was ihr zur Umsetzung benötigt, sind fünf Kisten, die hoch genug sind, um einen 30 Zentimeter hohen Papierstapel zu beinhalten. Im Anschluss werden diese Behältnisse werden wie folgt beschriftet:
- "Eingang": Hier befindet zunächst alles, was auf eurem Schreibtisch landet.
- "Erledigen": Diese Ablage beinhaltet Dinge, die noch bearbeitet werden müssen.
- "Lesen": Wie ihr sicherlich vermutet, befindet sich hier alles, was abgesehen vom Lesen keiner weiteren Bearbeitung bedarf.
- "Ablage": Alle zu archivierenden Unterlagen wandern in diese Kiste.
- "Ausgang": Die letzte Kiste beinhaltet alle Unterlagen, die bereits fertig bearbeitet sind und an den Adressaten übermittelt werden können.
Um den Erfolg der 5-Kisten-Methode vollends ausschöpfen zu können, solltet ihr die darin befindlichen Dokumente akribisch darauf untersuchen, ob diese wirklich benötigt werden und im Zweifelsfall so viele wie möglich im Papierkorb entsorgen.
Entwickle Automatismen
Die 5-Kisten-Methode ist ein exzellentes Beispiel für die Übertragung physischer Ordnung auf das kognitive Verhalten am Arbeitsplatz. Nur wer organisiert ist, ist dazu in der Lage schnell und flexibel auf unerwartete Ereignisse reagieren zu können. Darüber hinaus werdet ihr überrascht sein, wie viel Zeit ihr bedingt durch die Tatsache sparen könnt, dass ihr wisst, wo sich bestimmte Akten und Materialien befinden. Die Ordnung am Arbeitsplatz begünstigt ebenfalls die Entwicklung von Automatismen und Arbeitsroutinen, die euch anfallende Arbeit dann erledigen lassen, wenn sie anfällt. Vergleichbar ist dies mit der Führung des eigenen Haushalts. Ihr beseitigt verschmutztes Geschirr schließlich auch umgehend, anstatt es über Tage auf dem Spülbecken zu horten. Ein systematisch gestaltetes Arbeitsumfeld hilft also dabei Arbeit zu erledigen, ohne sie bewusst als solche wahrzunehmen.
Wohlbefinden als Schlüssel zu Motivation und Produktivität
Da aber auch das eigene Wohlbefinden eine gewichtige Rolle zur Motivation und Arbeitsproduktivität beiträgt, sollten insbesondere Firmenchefs die Arbeitsstätten so gestalten, dass sich Mitarbeiter dort wohlfühlen und produktiv arbeiten können.
Nachfolgend habe ich abschließend ein Ranking der Top-5 Wohlfühlkriterien aufgestellt, die meiner Meinung nach für ein konzentriertes Arbeitsklima unablässig sind.
1. Die Wände der Arbeitsräume sollten nicht in einem klinischen Weiß gestrichen sein, sondern entweder abgetönt oder in warmen Pastelltönen gestaltet werden.
2. Mitarbeiter, die bei der Auswahl von Büromöbeln sowie der Ausgestaltung der Räumlichkeit freie Hand oder zumindest ein Mitspracherecht haben, arbeiten deutlich effektiver, da sie sich am Arbeitsplatz wohler fühlen.
3. An jedem Arbeitsplatz sollte die Corporate Identity des Unternehmens beispielsweise in Form des Firmenlogos erkennbar sein, denn nur auf diesem Weg besteht die allgegenwärtige Identifikation des Arbeitnehmers mit dem Unternehmen.
4. Die Ergonomie der Büromöbel ist von herausragender Bedeutung, um konzentriert arbeiten zu können, denn nichts ist schlimmer, als stundenlang auf einem Rückenschmerzen-verursachenden Stuhl gefesselt zu sein und dabei produktiv arbeiten zu müssen.
5. Der letzte Punkt betrifft die organisierte soziale Interaktion zwischen den Mitarbeitern, die mithilfe einer Mitarbeiterterrasse oder Cafeteria ebenfalls in strukturierte Bahnen geleitet werden sollte. Dies fördert nicht nur das Arbeitsklima, sondern dient auch der Vernetzung von Know-how.
