Warum «funktioniert» unsere Wochenplanung nicht so, wie wir es uns vorstellen? Ganz einfach: Wir vergessen oft, Termine und Unvorhersehbares zu berücksichtigen. Ja, so paradox es klingt, man kann Unvorhersehbares einplanen. Ein Beispiel aus der Praxis.
Man kennt das: Am Montagmorgen macht man seine Wochenplanung, und am Freitagabend stellt man fest: man man hat nicht mal die Hälfte geschafft. Faulheit? Selbstüberschätzung? Fehlende Disziplin? Ich kann Dich beruhigen, es liegt nur an einem Detail: Netto- statt Bruttozeit!
Zu optimistische Schätzung des Zeitaufwands
Den meisten von uns fällt es eher schwer, den Aufwand für eine Aufgabe abzuschätzen. Meist klappt es mit zunehmender Erfahrung etwas besser, häufig bleibt es aber bei einer «mutig-falschen Schätzung».In diesem Fall empfehle ich, während rund vier Wochen eine einfache Liste mit drei Spalten zu führen: «Aufgabe», «geplante Dauer», «tatsächliche Dauer». So bekommt man ein gutes Gespür dafür, welche Aufgaben man regelmässig unterschätzt und entsprechend zu wenig Zeit einplant.
So weit, so gut… Selbst wenn man so den zeitlichen Aufwand ziemlich genau abschätzen kann, stellt man immer wieder fest: Am Ende der Woche fehlt noch bei vielen Aufgaben der Erledigt-Haken. Frustration macht sich breit, und geknickt geht man ins Wochenende (und opfert dieses womöglich, um das noch Unerledigte zu bearbeiten).
Der Schlüssel heisst Nettoarbeitszeit
In der Praxis scheitert Planung häufig an einem simplen Fehler. Viele nehmen die Bruttoarbeitszeit (z.B. 5 Tage à 8.5 Std. = 42.5 Std.) als Planungsgrundlage. Wichtig und richtig aber wäre es, seine Wochenplanung auf Basis der Nettoarbeitszeit zu machen.
Die Nettoarbeitszeit sind die verbleibenden Wochenstunden nach Abzug jener Zeiten, die nicht für die Bearbeitung von Aufgaben zur Verfügung stehen. In erster Linie sind das feste Termine wie Sitzungen und Unvorhersehbares wie Telefonanrufe.
So geht’s:
Feste Termine
Berechne aufgrund Deiner Agenda die Gesamtzeit, die Du in der kommenden Woche an Meetings, Projektsitzungen, Auswärtsterminen etc. verbringen wirst. Vergiss dabei die Zeitabschätzung für Anreise, Vorbereitung, Nachbearbeitung usw. nicht!
Ein konkretes Beispiel (v=vorher, n=nachher):
- Wochenmeeting: 01:00 + v 00:15 + n 00:30 = 01:45
- Projektarbeit «M»: 03:30 + v 00:15 = 03:45
- Bewerbergespräche: 04:00 + v 00:30 + n 02:00 = 06:30
- VL-Tagung: 07:00 + v 0:30 + n 01:00 = 08:30
- Abteilungssitzung: 01:00 + v 00:15 + n 00:15 = 01:30
- Zahnarztbesuch: 01:30 + v 00:30 = 02:00
- Kundenanlass: 03:30 + v 01:00 + n 01:00 = 05:30
Gesamtzeit für feste Termine: 29.5 Std., also knapp 70% (!) der 42.5-Stunden-Woche!
Unvorhersehbares
Diese Komponente hängt stark von der Art der Arbeit ab. Kundendienstmitarbeiter haben z.B. einen höheren Anteil an Telefonanrufen; Führungskräfte brauchen Zeit für Gespräche mit ihren Mitarbeitenden.
Für das Beispiel nehmen wir an (Stunden pro Anwesenheitstag)
- Gespräche mit Mitarbeitenden: 00:30
- Telefonanrufe: 00:30
- Sonstiges: 00:15
- Total: 01:15
In der Praxis berücksichtige ich als «Anwesenheitstag» alle Tage, in denen ich mindestens 50% der Zeit keine festen Termine habe. Im Beispiel (s. Bild) würde ich also den Dienstagnachmittag und den Mittwochvormittag nicht einberechnen und hätte somit 4 Anwesenheitstage zur Verfügung.
Gesamtzeit für Unvorhersehbares: 4 Tage à 1.25 Std. = 5 Std.
Bruttozeit minus feste Termine minus Unvorhersehbares = Nettozeit
Die Schlussrechnung ist einfach:
Bruttozeit: 42.5 Std.
(minus) feste Termine: 29.5 Std.
(minus) Unvorhergesehenes: 5.0 Std.
Nettozeit: 8 Std. (= 19% der Bruttozeit!)
Erschreckend? Das soll es nicht sein. Aber - hoffentlich - ein wirksamer Denkanstoss auf dem Weg zu einer frustfreien und damit motivierenden Wochenplanung!
Bilder: Marcel Widmer
