Mal angenommen Sie benötigen einen Kostenvergleich der vergangenen Hausmessen. Wie lang suchen Sie nach den Unterlagen: 3 Minuten oder eher 1 Stunde? Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit mühsamer Sucherei. Finden Sie mit strukturierter E-Mail- und Terminverwaltung endlich auf einen Blick alle E-Mails, Notizen und Dokumente, die Sie just benötigen. Dämmen Sie Ihre tägliche Papier- und E-Mailflut und nutzen Sie zum Beispiel ein auf Sie maßgeschneidertes Ordnungssystem! Welches System zu Ihnen passen könnte, zeigt Ihnen die folgende Übersicht.
Diese numerischen Ordnungssysteme könnten zu Ihnen passen:
Je nach Geschäftsgang können Sie Ihre Dokumente ordnen nach
- Datum,
- Namen,
- geografischen Kriterien (etwa nach Bundesländern) oder
- fortlaufenden Nummern bzw.
- Buchstaben
Viele Ordnungssysteme kombinieren 2 oder mehrere Kriterien.
Das sind die wichtigsten Möglichkeiten im Überblick:
1. Chronologisch: Die zeitliche Reihenfolge ist hier entscheidend. Terminkarteien etwa werden sortiert nach Tag, Woche, Monat oder Jahr. Die chronologische Ordnung eignet sich am besten für:
- Bilanzen (nach Jahren)
- Steuerbescheiden (nach Jahren)
- Gehaltsabrechnungen (nach Monaten)
- Lieferzeiten (nach Wochen)
- Umbruch
2. Numerisch: Hier versehen Sie die Vorgänge mit Nummern (zum Beispiel Kundennummern, Lieferantennummern, Rechnungsnummern). Die numerische Ordnung erfolgt:
- dekadisch,
- halbdekadisch oder
- nach Vorziffern.
So geht’s: Bilden Sie eine Zehnergruppe (Dekade) und teilen Sie Ihre Unterlagen in Ziffernreihen von 0 bis 9. Zum Beispiel so:
1 Verwaltung
1.1 Geschäftsleitung
1.2 Personalabteilung
1.3 usw.
3. Alphanumerisch: Dieses Ordnungssystem kombiniert alphabetische und numerische Ordnung.
Es empfiehlt sich, wenn Sie viele unterschiedliche Bereiche oder Waren sortieren möchten. Grob wird nach Buchstaben, fein nach Zahlen gegliedert. Zum Beispiel: A32 oder 8A.
4. Geografisch: Die geografische Ordnung empfiehlt sich, wenn Sie Ihre Ablage nach verschiedenen Bundesländern, Verkaufsgebieten etc. ordnen möchten. Diese Einteilung wird oft kombiniert mit der alphabetischen bzw. numerischen Ordnung.
5. Alphabetisch: Diese Ordnung nutzen Sie, wenn Sie sich nicht lang in ein System einarbeiten möchten und sich auch Laien sofort zurechtfinden sollen. Die DIN 5007 regelt dieses häufigste Ordnungssystem in den „ABC-Regeln“.
6. Nach Farben, Symbolen, Piktogramme: Gliedern Sie Ihr Ordnungssystem visuell, finden Sie Ihre Dokumente buchstäblich auf einen Blick.
- Versehen Sie Ihre Ordner mit Farben, Symbolen und Piktogrammen.
- Markieren Sie Termine und E-Mails im Outlook farbig.
- Setzen Sie Piktogramme zum Beispiel bei der Terminplanung auf Plantafeln ein.
8. Nach Stichwörtern: Arbeiten Sie in einem Unternehmen mit vielen verschiedenen Sachgebieten, empfiehlt sich die Ordnung nach Stichwörtern. Sie eignet sich vor allem dort, wo der Inhalt der Dokumente wichtiger ist als etwa der Ort oder Absendername.
