Kommunikation ist einer der Erfolgsfaktoren für die Präsentation von Projekten. Gute Kommunikation bedingt aber, dass man die Sprache beherrscht. Unser Essential Project Slang Dictionary (EPSD) hilft Dir, als Gewinner aus der nächsten Präsentation zu gehen.
Im Web kursieren viele Beispiele für das Bullshit-Bingo der Manager-Sprache. Das finden alle lustig. Aber als neuer Mitarbeiter eines globalen Konzerns wird man tatsächlich mit einer fremden, firmenspezifischen Sprache konfrontiert. Während drei Jahren bei einem internationalen Unternehmen habe ich deshalb ein Wörterbuch geführt, das ich hier im EPSD zusammenfasse. Ich konzentriere mich auf zwei Anwendungssituationen: Der erste Teil enthält Ausdrücke, die Du zur Präsentation eines Projektes verwenden kannst. Teil 2 konzentriert sich auf die darauf folgende Diskussion und hilft Dir, bei Fragen zu kontern und Nicht-Wissen zu überspielen.
Teil 1: Die Präsentation
Das Universum zeigen
Ein Satz wie «Zu Beginn zeige ich das Universum» ist die perfekte Einleitung. Als Projektleiter zeigst Du, dass Du über den Tellerrand hinausschaust und Dir bewusst bist, dass es eine Welt neben dem Projekt gibt. Dabei kannst Du über ziemlich alles reden. Ideal ist es, einen Bezug zwischen Deiner Aufgabe und der Unternehmensstrategie herzustellen. Der kann ruhig etwas konstruiert oder nebulös wirken - das ist die Strategie selbst auch. Ein weiterer Vorteil: Vermutlich sitzen Dir einige Sitzungsteilnehmer gegenüber, die gerade nicht wissen, in welchem Meeting sie sind. Sei freundlich und biete Orientierung.
BHAG - Big hairy audacious goal
Das «große, behaarte und waghalsige Ziel» ist eine Idee von James Collins und Jerry Poras, den Autoren von Built to Last: Successful habits of visionary companies . Sie schlagen vor, für ein Unternehmen oder ein Projekt visionäre und ehrgeizige Ziele zu setzen, so wie das Microsoft in den 80ern mit der Vision «Ein PC auf jedem Schreibtisch» tat. Hier kannst Du mit der großen Kelle anrichten: 30 Prozent Kostenreduktion, halbierte Durchlaufzeiten, 100 Prozent mehr Kunden. Das BHAG ist Deine Vision, also nichts, auf das Du festgenagelt werden wirst. Du präsentierst das BHAG mit einem überzeugten Gesichtsausdruck - hier zeigst Du Commitment und Entrepreneurship. Du demonstrierst Deine Ambitionen. Wohlwissend, dass die Realität nicht alles zulässt, aber mit Begeisterung. Um Bodenhaftung zu beweisen, kannst Du das BHAG locker-flockig ausklingen lassen, etwa mit einem Satz wie «Wenn wir es nicht erreichen, werde ich Hundeschlittenführer in der Filiale Anchorage.»
Business Impact
Jetzt wird es ernst: Was bringt das Ganze überhaupt? Den Business Impact erwähnst Du so oft wie möglich. Hier gilt es, mit mehr Bedacht zu agieren als beim BHAG: Diese Zahl musst Du am Ende erreichen, sie muss griffig und gut verständlich sein. Deine Vorgesetzten müssen auf einen Blick sehen, ob das Projekt auf Zielkurs ist und wie Dein Bonus aussehen wird. Hier hast Du wenig Spielraum - eine gute Baseline (siehe unten) ist deshalb umso wichtiger. Wird es langweilig, weil Du so oft vom Business Impact redest, verwende Begriffe wie «Outcome» oder «Ziele» - die sind nicht so sexy, aber auch korrekt.
Baseline
Oft vergessen, aber wichtig: Von was gehen wir überhaupt aus, wenn wir den Projekterfolg und damit unseren Business Impact messen? 100 Prozent Kostenreduktion ist schön und gut, aber von was? Die Baseline zu finden ist oft schwierig, weil die Zahlen in aller Regel nirgends fertig rumliegen. Eine gute Baseline ist aber so kompliziert, dass genügend Interpretationsspielraum übrig bleibt, wenn am Ende die Resultate gemessen werden. Du darfst das Wort auch als Verb verwenden, etwa in «Dafür haben wir zwei Tage gebaselined.»
Leverage
Der Business Impact Deines Projektes ist ambitiös und bringt das Unternehmen vorwärts. Bevor Du mit der Arbeit beginnst, überlege Dir weitere Einsatzmöglichkeiten der geplanten Projektergebnisse. Welche andere Abteilung, welche Niederlassung könnte Deine Ergebnisse auch verwenden? Dadurch erfährt Deine Arbeit eine Hebelwirkung über Deine Anstrengungen hinaus. Das ist effizient und verdoppelt oder verdreifacht Deinen Beitrag. Präsentiere deshalb Gelegenheiten, um Dein Projekt zu leveragen. Global Leverage aufzuzeigen ist mit dem Lotto-Hauptgewinn gleichzusetzen.
Onboarding
Das Projekt geht los. Das Onboarding muss an erster Stelle Deiner Planung stehen. Stakeholders heißen die Menschen, die bei Deinem Projekt dreinreden, aber nicht mitarbeiten. Diese Leute müssen mit an Bord genommen werden, damit sie Dir später nicht in den Rücken fallen. Sie haben auf irgendeine Art und Weise ein Interesse am guten Gelingen Deines Projekts. Leute, die das gegenteilige Interesse haben, heißen auch Stakeholders und müssen deshalb auch geonboardet werden.
Contingency und Mitigation
Natürlich siehst Du von Beginn an, was schiefgehen könnte. Deshalb enthält schon Deine erste Präsentation eine Contingency-Planung. Du hältst Dir damit den Rücken frei, also schreib möglichst viel rein. Als fortgeschrittener Projekt Manager präsentierst Du außerdem noch eine Mitigation List - was kann man tun, um die Risiken einzudämmen? Lässt sich im Deutschen ebenfalls als Verb verwenden, etwa in «dann mitigieren wir eben.»
Normalerweise wird die Mitigation List auch das Ende Deiner Präsentation markieren. Die Runde wird geöffnet; Du nimmst Fragen entgegen und beantwortest Einwände. Eine gepflegte Sprache hilft Dir, eine erste Verteidigungslinie aufzubauen. Völlig überrascht dazustehen ist nicht förderlich für Deine Karriere. Der zweite Teil dieser Serie erscheint übermorgen und hilft Dir aus jeder brenzligen Situation.
