70 Meetings pro Woche zu überleben ist bereits eine Leistung. Auf diese Weise produktive Arbeitsergebnisse zu erzielen grenzt an ein Wunder. Aber es geht.
Marissa Mayer war Vizepräsidentin bei Google und ist seit kurzem CEO von Yahoo . Sie hat am Design von Googles Suchmaske mitgewirkt, leitete acht verschiedene Teams an und war die letzte Hürde für alle Ideen, die Google-Mitarbeiter an die beiden Chefs Sergey Brin und Larry Page pitchen wollten. In einem Interview mit BusinessWeek (Update 11.09.12: Link zum Interview ) gab sie an, dass sie in dieser Funktion pro Woche ca. 70 Meetings zu besuchen hat. Wie schafft sie das?
Konkrete Agenda
Bevor Marissa Mayer eine Einladung zu einem Meeting annimmt, will sie ganz genau wissen, worum es geht und was ihre Rolle dabei ist. Auch wichtig: worüber soll wie lange diskutiert werden? Nur das, was bereits auf der Agenda genannt wird, wird im Meeting diskutiert. Etwas Flexibilität ist gefragt bei Themen, die auf einmal mitten im Meeting auftauchen. Solche Themen, die mittendrin aufpoppen, können beispielsweise auch einfach notiert werden, um Gegenstand eines späteren Meetings zu werden, zu dem vielleicht ein anderer Teilnehmerkreis eingeladen wird.Bei der konkreten Agenda geht es vor allem darum, dass sich alle Teilnehmer darauf konzentrieren, was erreicht werden soll. Und natürlich, worauf sich jede(r) einzelne vorbereiten muss. Deswegen wird die Agenda idealerweise allen Teilnehmern vorher zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus erläutert die Agenda auch die Ziele des Meetings. Das könnten gemeinsame Entscheidungen oder einfach nur die Information aller Beteiligten sein. So können die eingeladenen Teilnehmer entscheiden, ob sie am Meeting teilnehmen müssen oder sich einfach nur das Protokoll reinziehen.
Protokollführer festlegen
Google hat spezielle Meetingräume mit mehreren Displays. Auf einer Seite des Raumes läuft evtl. eine Präsentation. Gleich daneben läuft ein Display, auf dem das Protokoll live geschrieben wird. Dieses Protokoll können alle Anwesenden sehen und es wird im Anschluß an weitere Leute verschickt, die evtl. nicht teilnehmen konnten, aber informiert sein sollten. Ein weiteres Display zeigt eine Stopp-Uhr, damit alle Anwesenden wissen, wie viel Zeit bereits abgelaufen ist und wie viel noch bleibt.
Wichtig ist, gleich zu Anfang jemanden festzulegen, der das Protokoll während des Meetings schreibt. Nur so enthält es alle wichtigen Informationen. Ein nettes kleines Tool mit richtig viel Funktionalität, mit dem Du Deine Meeting-Protokolle schreiben und versenden kannst, ist beispielsweise Minutes.io, das wir schon mal vorgestellt haben .
Mini-Meetings ermöglichen
70 Meetings pro Woche klingt imposant - aber damit meint Marissa Mayer auch ihre häufigen Mini-Meetings von gerade mal 5-10 Minuten Dauer. Um die hinzukriegen, schafft sie in ihrem Terminplan Zeitblöcke von bis zu 2 Stunden, die nur für diese Mini-Meetings reserviert sind. Mini-Meetings finden bisweilen auch ohne Protokoll und ohne Protokollführer statt.
Der Vorteil von Mini-Meetings? Sie lassen sich deutlicher einfacher vereinbaren: der Terminplan von Marissa Mayer enthält jeden Tag einen solchen Mini-Meeting-Zeitblock, in den man leichter rein kommt, als mit ihr ein großes Meeting zu vereinbaren und einen Terminblock zu finden, an dem alle vorgesehenen Teilnehmer gleichzeitig Zeit haben. An Mayers Büro hängt eine Tafel, in der sich ihre Mitarbeiter für diese Micro-Meetings eintragen können.
Keine Politik, sondern Daten
Weil Google im Web stattfindet und sehr viel Daten sammelt, wird dieses Denken auch auf Meetings übertragen. Wer Marissa Mayer etwas vorstellt, soll das gefälligst mit Zahlen und Fakten unterlegen.
Das ist gut gemeint, aber es ist persönlich der einzige Punkt, den ich selber für etwas zweifelhaft halte. Wichtig ist, dass wir Fakten und Meinungen voneinander trennen und unterschiedlich bewerten. Trotzdem sind unsere Emotionen zu bestimmten Themen wichtig und sollten nicht einfach übergangen werden. Und nicht immer lassen sich Fakten finden, vor allem, wenn es um etwas völlig Neues geht.
Der Hauptgrund ist aber, dass alle unsere Sinneseinflüsse erstmal durch unser Reptilienhirn müssen, bevor sie in den Neocortex gelangen, wo unsere Logik und höhere Intelligenz sitzt und Daten und Fakten überhaupt erst wahrgenommen werden können. Das Problem mit dem Reptilienhirn ist nun aber leider, dass es der älteste Teil unseres Hirns ist und besonders schlecht darin, mit komplizierten Sachverhalten umzugehen. Unser Reptilienhirn will keine Daten und Fakten, weil es die sofort unter Weglassen aller Details verallgemeinert. Damit Informationen am Reptilienhirn vorbei kommen (auch an Marissa Mayers Reptilienhirn), sollten sie neu, aufregend und einfach sein.
Fakten und Zahlen sind in den meisten Fällen langweilig und kompliziert. In diesem Fall lässt sie das Reptilienhirn einfach nicht durch. Somit kommen die Fakten auch nicht im Neocortex der anderen Teilnehmer an und werden somit auch nicht verarbeitet: die Zuhörer wenden ihre Aufmerksamkeit anderen Dingen zu, weil ihr Reptilienhirn die Information einfach nicht weiter leitet. Diese und ähnliche Erkenntnisse sind besonders gut erklärt in Oren Klaffs Buch Pitch Anything .
Die Uhr ist (fast) heilig
Wie oben erwähnt, ist in Google-Meetings das Display einer Stopp-Uhr zu sehen. Das nimmt man bei Google aber humorvoll: die Uhr soll die Teilnehmer daran erinnern, wie viel Zeit noch bleibt. Manchmal aber, das sieht selbst Marissa Mayer so, gibt es gute Gründe, das Meeting noch ein kleines Bisschen zu verlängern. Dabei sollten Sie sich aber immer fragen, ob Sie dieses oder jenes neue Thema noch unbedingt in diesem Meeting behandeln müssen - oder ob es sich nicht lohnt, das separat zu klären, z.B. per Mail oder in einem Mini-Meeting.
