Zu oft kommt es vor, dass ich mir für den Tag viel vornehme, dann aber wesentlich weniger erledige. Manchmal sogar das Falsche, weil ich Sonderfällen und Unterbrechungen zu viel Raum eingestehe.
Diese neun Tipps helfen mir dabei, meinen Tag zu einem guten und produktiven zu machen.
Unvorhersehbare Ereignisse können den besten Plan über den Haufen werfen. Wer jedoch gar keine Planung macht, verliert die Übersicht und erledigt oft sogar das Falsche. Zu einem guten Tag gehört beispielsweise auch, dass man ein Fazit zieht.
Wer sich an die folgende Checkliste hält, erhöht die Chance auf einen erfolgreichen Tag:.
1. Den Tag am Vorabend planen.
Wenn ich morgens ins Büro komme und mir zuerst zurechtlegen muss, was ich denn eigentlich erledigen will, verliere ich bereits wertvolle Zeit. Denn gerade am Morgen bin ich am produktivsten. Daher finde ich es sinnvoll, den kommenden Tag am Abend davor zu planen, am besten als letzte Handlung vor dem nach Hause Gehen.
2. Schriftlich festhalten, was ich alles erledigen will.
Dabei ist es wichtig, sich nicht zu viel aufzuhalsen, aber auch nicht zu wenig. Ich persönlich neige dazu, eher zu viel in einen Tag hineinpacken zu wollen. Weniger ist oft mehr. Die Aufgaben am besten unpriorisiert auflisten.
3. Abschätzen, wie viel Zeit ich für die Erledigung bestimmter Aufgaben brauche.
Das ist manchmal gerade bei nicht wiederkehrenden Aufgaben schwierig. Dennoch: Als Richtlinie zur Erledigung nehme ich für eine Aufgabe oder Teilaufgabe immer 30 Minuten. Falls nötig kann ich mir dann zusätzlich 10 Minuten mehr geben.
4. Wichtige Aufgaben möglichst am Morgen erledigen.
Es braucht nicht viel Fantasie, sich vorzustellen, dass man während der ersten Stunden nach dem Aufwachen mit Kaffee etc. am produktivsten ist. Das gilt es zu nutzen und wichtige Aufgaben zu erledigen. Meetings versuche ich in den späten Vormittag zu packen. Es kommt übrigens nicht drauf an, ob man um 5 oder um halb 9 Uhr aufsteht. Hauptsache nach dem Eintreffen die wichtigen Dinge zuerst.
5. Die wichtigsten Aufgaben konsequent bis zum Ende durchführen.
An einer Sache bis zum Schluss dranzubleiben ist umso schwieriger, je mehr Leute schon im Büro sind. Deshalb diese wichtigsten Tagesaufgaben möglichst vor dem Eintreffen der anderen erledigen. Konsequent bis zum Ende dran zu bleiben verspricht Erfolgserlebnisse – man kann etwas abhaken – und beruhigt den Puls für weitere Aufgaben.
6. Sonderfälle nur erledigen, wenn es sich nicht vermeiden lässt.
Das versuche ich besonders dann einzuhalten, wenn von den wichtigen Aufgaben noch nicht viele erledigt sind.
7. Für wiederkehrende Aufgaben und Arbeiten eine Checkliste erstellen.
Das A und O für wiederkehrende Aufgaben, um keine Zeit für unnötige Prozesse aufzuwenden, sind Checklisten mit Abläufen. Eine Checkliste erleichtert nicht nur mir, sondern auch meiner Nachfolge die Arbeit bzw. die Einführung.
8. Ein Fazit ziehen.
Am Abend eines Tages mache ich mir die Erfolgserlebnisse bewusst. Diesen psychologisch wichtigen Teil für einen guten Tag vergessen die meisten. Ich auch. Wer die erfolgreichen Momente des Tages an seinem inneren Auge vorbeiziehen lässt, bleibt motiviert für den nächsten Tag.
9. Bei Misserfolgen frage ich mich: Was habe ich daraus gelernt?
Fehler passieren. Wichtig ist, welche Schlüsse man daraus zieht, statt einfach den Kopf in den Sand zu stecken.
Jetzt liegt der Ball bei unseren Lesern: Habt Ihr noch einen 10. Punkt zu ergänzen?
Bild: Chris Dlugosz bei flickr.com (CC BY 2.0)
