Letzte Woche haben wir Euch um Eure persönlichen Produktivitätstipps gebeten. Den Anfang macht Thomas Schlesinger: Er ist im regionalen IT-Support für einen grossen deutschen Versicherungskonzern tätig und betreut gemeinsam mit einigen Kolleginnen und Kollegen mehrere hundert interne Anwender. Aufgrund der komplexen IT- und Prozesslandschaft ist es wichtig, alle anfallenden Aufgaben - ob ihre Erledigung nun wenige Minuten oder Monate dauert - zuverlässig zu dokumentieren und nachzuverfolgen.
Wodurch zeichnet sich Dein Arbeitsstil aus?
Thomas Schlesinger: Ich versuche, systematisch zu arbeiten und vor allem auch immer darüber nachzudenken und kleine Experimente zu machen, wie ich effektiver und effizienter arbeiten kann.
Was tust Du als Erstes, wenn Du Deinen Arbeitstag - zuhause oder im Büro - startest?
Zuerst fahre ich den Rechner hoch und melde mich an. Dann gibt's einen Kaffee vom Automaten, und anschliessend arbeite ich meine standardisierte Routine ab:
- Alle benötigten Anwendungen auf dem PC starten
- Outlook-Kalender für die Woche ansehen
- Den Aktivitätenplan für den Tag ansehen (ich habe eine eigene, kleine Anwendung in Access dafür geschrieben)
- News im Firmen-Intranet lesen
- «Steckengebliebene» Vorgänge kontrollieren
- Posteingang leer arbeiten
Wie - durch welche Tools und Methoden - steigerst Du Deine Produktivität?
- Vorbereitung eines Aktivitätenplans für den nächsten Tag
- Führen eine Wissens-Datenbank (im Team)
- Nutzung von Ideen aus dem Lean Management
- Nutzung von E-Mail zur asynchronen Kommunikation (=2x am Tag)
- Nutzung von Checklisten (ich habe eine eigene kleine Anwendung in Access dafür geschrieben)
Der Arbeitsplatz von Thomas Schlesinger: 2x24" TFTs plus VoIP-Telefon
Wo arbeitest Du am produktivsten?
Daheim. In meinem Arbeitszimmer bin ich von externen Störungen hervorragend abgeschirmt. Es ist sehr ruhig, nur ich und der iMac. Niemand stört, ich kann mich «am Stück» auf eine Aufgabe fokussieren. Das nutze ich gerne, wenn ich etwas programmiere.
Was tust Du, wenn Deine Produktivität nachlässt?
Ich trinke und/oder esse etwas (wir haben Obst in der Firma), erledige Aufgaben, bei denen ich mich bewegen muss (z. B. in andere Räume in der Firma) oder nehme mir anspruchslose Aufgaben vor.
Wie viele Stunden schläfst Du pro Nacht?
Ich schlafe im wöchentlichen Schnitt ca. 7,5h. Ich führe ein «Schlafzeiten-Log» in einen Google-Spreadsheet. Das sorgt dafür, dass ich bewusster mein «Schlaf-Soll» erfülle. An den Wert von 7,5h habe ich mich «herangetastet».
Was hältst Du von Inbox Zero?
Inbox Zero ist für mich ein Muss. Ich leere zwei mal täglich, im Rahmen meiner Arbeitsbeginn-Routine und nach der Mittagspause, meinen Posteingang und beantworte entweder die Mails sofort, oder ich erstelle entsprechende Aufgaben und archiviere die Mail.
Über eine entsprechende benutzerdefinierte Ansicht in Outlook werden die Mails nach Priorität (Absender, Kennzeichnung) und Datum sortiert angezeigt. Alle E-Mails, die keine absoluten Banalitäten sind, wandern in das E-Mail-Archiv.
Nach längerer Abwesenheit, z. B. Urlaub, verschiebe ich alle eingegangenen E-Mails in einen Unterordner «Backlog» im Posteingang, in dem die Mails nach Priorität (Absender, Kennzeichnung) und Datum sortiert angezeigt werden. So trenne ich den aktuellen vom historischen Posteingang. Das Backlog arbeite ich dann in Batches ab.
Was Dir sonst noch zum Thema Produktivität einfällt
- Produktivität kann man auf mehreren Ebenen verbessern: auf der persönlichen, der Team-Ebene und einer globaleren.
- Wichtiger als Produktivität ist Effektivität.
- Man kann viel aus dem Lean Management lernen.
- Vielleicht das Wichtigste: das Pareto-Prinzip anwenden!
Und welche Produktivitätstipps habt Ihr für uns? Hier geht es zum Online-Fragebogen .
