Eine einfache Methode zum Organisieren der eigenen Aufgaben ist die 25.000-Dollar-Methode. Der Trick dabei? Eine Liste für alle Aufgaben und eine alles entscheidende Frage.
Um alle Aufgaben und Projekte fest im Griff zu behalten, muss man Zeit opfern. Zeit, um alles zu erfassen und durchzuarbeiten. Letzteres ist es, was viele Getting-Things-Done -Versuche nach einer Weile zum Erliegen bringt. Denn Pflege braucht jedes Aufgabenmanagement, unabhängig davon, ob man dafür ausgefeilte Kontextlisten , Software oder Web-Anwendungen , puristische Exceltabellen oder einen Haufen Post-It-Zettel benutzt.
Das Erfassen der To-Do-Liste macht erstmal viel Arbeit, belohnt aber durch sofortige geistige Entlastung. Mir brachte es übrigens auch die Feststellung, dass solch eine Liste allein keine Wunder bewirkt. Mein wichtigster Erfolg beim Einsatz meiner Liste ist, dass ich dort auch Aufgaben sammle, die ich an andere delegiert habe. Das wiederum führt dazu, dass mir verteilte Aufgaben kaum noch aus dem Blick geraten. Die Aufgabenempfänger in meiner Umgebung haben mittlerweile akzeptiert, dass mir diese kleinen Aufträge nicht mehr unter dem Radar durchfliegen, und liefern von sich aus alle Zuarbeiten pünktlich. Das ist schön.
Was nicht so schön ist, dass ich selber meine eigenen Aufgaben selten pünktlich abschließe. Ich verbringe zuwenig Zeit mit der Planung meiner Aufgaben. Es hapert dabei vor allem an der Tagesplanung. Eine mögliche Lösung für dieses Problem ist die sogenannte 25.000-Dollar-Methode. Sie hilft insbesondere beim Planen der Bearbeitungsreihenfolge:
Die 25.000-Dollar-Methode
Die 25.000-Dollar-Methode ist benannt nach dem Honorar, das sie ihrem Erfinder, Irving Lee, einbrachte. Die Überlieferung: Der Unternehmer Charles Michael Schwab suchte für seine Firma "Bethlehem Steel" einen funktionierenden Ansatz fürs Zeitmanagement. Lee lieferte ihm einen solchen und überließ Schwab die Bezahlung: Der Auftraggeber solle einfach soviel zahlen, wie ihm die Methode wert sei, wenn er sie eine Weile erprobt habe. Und Schwab überwies 25.000 Dollar, eine üppige Summe, die darum den Namen des Konzeptes prägte.
Und so funktioniert die 25.000-Dollar-Methode:
- Schreib täglich (am besten abends) die wichtigsten Aufgaben auf, die Du am nächsten Tag erledigen willst.
- Ordne Deine Aufgaben nach Wichtigkeit und nummeriere sie durch. Stell Dir dabei die folgende Frage: Wenn ich nur eine Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das? Das ist die Aufgabe mit der höchsten Priorität, die Nr. 1.
- Achte darauf, dass jede Aufgabe höchstens 20 Minuten Zeit in Anspruch nimmt. Ergo: Teile größere Aufgaben in kleinere Schritte auf.
- Beginn die Arbeit am nächsten Morgen mit der wichtigsten Aufgabe.
- Sobald Du diese erledigt hast, überprüfe die Sortierung nochmals. Es kann sein, dass zwischenzeitlich neue Aufgaben dazugekommen sind. Ordne diese in Deine Liste ein. Frag Dich erneut: Wenn ich nur eine Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das?
- Bearbeite diese (neue) Nummer 1 - und fang danach wieder von vorne an.
- Am Ende des Tages hast Du vielleicht nicht alle, aber zumindest die wesentlichen Aufgaben geschafft.
Ich mache das nicht abends, sondern immer morgens, wenn ich ins Büro komme. Meine Erfahrungen damit sind weitestgehend gut - wenn man sich denn selber zwingt, die To-Do-Liste nach diesem System immer wieder zu planen.
Und wie sieht es bei Euch aus? Was sind Eure Erfahrungen beim Planen und Verwalten Eurer Aufgaben? Hat vielleicht sogar schon mal jemand mit der 25.000-Dollar-Methode gearbeitet? Ich freue mich auf Eure Kommentare!
