Wir alle kennen unzählige Produktivitätsmethoden aus Büchern, aus dem Web und aus Seminaren. Und doch will es im Alltag nicht immer klappen. Der Grund?
Wir nehmen uns zu viel vor! Ein paar simple Tricks schaffen Abhilfe.
Wir haben schon viel darüber geschrieben, wie man Arbeit effizient und effektiv erledigt: etwa wie man mit Hilfe von Post-its fokussieren kann, über die Wirkung einfacher Lösungen, warum wir den Fokus verlieren , übers Konzentrieren mit Singletasking , ob Multitasking blöd macht, und über Tipps für einen erfolgreichen Tag.Vielen von Euch geht es vermutlich so, dass solche Tipps zwar nützliches Wissen und praktische Tipps bieten, es aber im Alltag mit der Effektivität dann doch hapert. Mir selbst passiert es ja immer wieder (häufiger, als mir lieb ist), dass ich mich zwar motiviert und strukturiert ans Werk mache, aber es dann doch nicht richtig läuft. Der Grund: Ich packe meine Aufgaben mit Elan und viel Einsatz an, am Ende des Tages aber habe ich nur einen Teil davon geschafft. Viel gemacht, aber nichts umgesetzt.
Woran liegt das? Was kann man dagegen tun? Und wie wirkt sich das auf unsere Arbeit und unsere (Selbst-)Motivation aus?
Es gibt viele äussere Gründe, weshalb wir in der täglichen Arbeit ins Schlingern kommen: Störungen durch Anrufe, Müdigkeit, Einsatz falscher Tools, fehlende Motivation, ungeeignete Arbeitsmittel, die Unfähigkeit, «Nein!» sagen zu können, holprige Prozesse im Unternehmen.
In vielen Fällen aber liegt die Ursache darin, dass wir uns selbst zu viel und zu grosse Portionen vornehmen. Wir scheitern also nicht an der Art, wie wir arbeiten, sondern stolpern über eine der wohl hinterhältigsten Ursachen: am Zuviel.
- Zu viele interessante Inputs – hier ein Link und dort ein Fachartikel,
- zu viele Ideen – für ein neues Produkt oder für einen Blogpost,
- zu viele Optionen – bei der Auswahl eines neuen Lieferanten oder einer App fürs Smartphone,
- zu viele Aufgaben – im Tagesgeschäft und aus Projekten.
Das Zuviel an Inputs, Ideen, Optionen und Aufgaben können wir in den Griff bekommen, indem wir «Das muss/soll/will ich auch noch tun»-Dinge sammeln, diese einplanen und Schritt für Schritt und fokussiert anpacken und erledigen.
Mit diesen sechs simplen Tricks klappt's:
- Aufgaben im Griff behalten: Unabhängig davon, ob Du ein Notizbuch, eine App oder ein Webtool benutzt: trage Aufgaben immer und sofort ein (ich verwende dafür ToDo Cloud auf iPhone, iPad und Mac). Achte beim Planen einer Aufgabe auch darauf, ob sie dringend oder wichtig ist.
- Sammeln mit System: Sammle Ideen, interessante Blogartikel, Links usw. in einem - und wirklich nur in einem - dafür geeigneten Tool (ich verwende dafür Evernote, auch für nicht-Elektronisches).
- Hegen und pflegen: Schau Deine Sammlung alle 2-4 Wochen durch und entscheide bei jedem Thema, ob, wie und wann Du etwas daraus machen willst. Wenn Dich die Idee sofort wieder packt, dann plane sie ganz konkret ein. Wenn sie Dich belastet («Das sollte ich doch auch schon ewig tun ...!»), dann wirf sie raus.
- Fokus, Fokus, Fokus: Ab dem Moment, in dem Du eine Aufgabe oder die Umsetzung einer Idee anpackst, fokussiere Dich darauf, zu hundert Prozent. Alles, was Dich dabei stören oder ablenken könnte, schaltest Du aus (im bildlichen wie auch im wörtlichen Sinn).
- Baby Steps: Je komplexer und umfangreicher eine Vorhaben ist, desto schwieriger fällt es, ausschliesslich darauf zu fokussieren und mit der Bearbeitung erst aufzuhören, wenn sie erledigt ist. Unterteile deshalb grössere Aufgabe in kleine, bewältigbare Stücke (Miniprojekte).
- Finish what you start: Ganz wichtig ist es, eine (Teil-)Aufgabe erst dann abzuschliessen und mit einer anderen zu beginnen, wenn sie wirklich erledigt ist. So leistungsfähig unser Gehirn auch ist: zu viele «offene Enden» sind belastend und kontraproduktiv.
Wenn wir uns beim Arbeiten auf nur ein Thema konzentrieren und die Aufgaben in kleine Portionen aufteilen, erreichen wir ein Resultat, das verblüffend ist:
- Die immer wiederkehrende Frustration, wieder einmal nichts (oder zu wenig) geschafft zu haben, verschwindet.
- Die Effektivität steigt enorm an: wir tun die richtigen und wichtigen Dinge.
- Das gute Gefühl, Aufgaben erfolgreich zu meistern und Ideen zügig zu verwirklichen, ist ein Motivations-Booster.
Quintessenz: Indem wir weniger tun, schaffen wir mehr und sind zufriedener.
