In seinem E-Book empfielt Leo Babauta, die wichtigsten Aufgaben des Tages nicht nur festzulegen, sondern auch zeitlich im Tagesablauf zu verankern . Allzu oft zeigt sich aber, dass wir den benötigten Zeitaufwand nur ungenau voraussagen können. Deshalb hier vier Tipps für realistischere Schätzungen:
1. Aufgaben in kleine Portionen zerlegen
Schnell abschließbare Aufgaben machen es einfacher, das gesteckte Ziel zu erreichen. Der Zeitaufwand lässt sich bei kleineren Arbeiten besser einschätzen. Robert Stoyan empfielt in seinem Buch "Management von Webprojekten" , eine Zielgröße für die Aufgaben vorzugeben, und alle aufwendigeren Aufgaben auf diese Größe herunter zu brechen. Diese Limits setzt Andy Lester bei vier Stunden an (siehe Slide 15), da länger dauernde Arbeiten nicht mehr realistisch eingeschätzt werden können.
2. Schätzung überdenken
Robert Stoyan gibt zu bedenken, dass bei der Zeitschätzung oft eine Erwartung im Raum stehe, wie lange etwas insgesamt dauern soll. Die Teilschritte werden dann als Aufteilung des Kuchens geschätzt, anstatt dass alle Schritte einzeln betrachtet werden. Das ergibt häufig zu optimistische Zeitplanungen. Wer sich immer wieder mal verschätzt, der kann zu seinem Zeitbudget generell 30 Prozent dazurechnen und/oder Pufferzeiten einplanen. Oder man gibt gleich drei Zahlen vor, wie es auch Stoyan vorschlägt: Minimum, Medium, Maximum. In der Regel wird man irgendwo zwischen Medium und Maximum zu liegen kommen. Wenn man früher fertig ist: Umso besser.
3. Schätzung überprüfen
David Seah hat ein Formular entworfen , das sich bestens dazu eignet, die eigene Aufwandschätzung zu überprüfen. In einem früheren Beitrag haben wir bereits darüber berichtet:
Für den Einsatz des Emergent Task Trackers benötigt man eine Küchenuhr, die alle 15 Minuten läutet. Zu diesem Zeitpunkt notiert man die Aufgabe, an der man die letzte Viertelstunde gearbeitet hat.
Diese Überprüfung fällt um so leichter, wenn man seinen Tagesablauf entsprechend in Zeitblöcken organisiert (so genanntes Time Boxing). David Seah sieht daher auf einem weiteren Formular (Emergent Task Planner) , mit dem man seinen Tagesablauf planen kann, Blöcke von 15, 30 und 60 Minuten sowie zwei oder vier Stunden vor. Dies entspricht genau der angesprochenen Limits von Andy Lester.
4. Erfahrungswerte sammeln
Durch die Überprüfung stellt man bald fest, bei welchen Projekten man realistisch schätzt, und wo man oft daneben liegt. Letztere Fälle gilt es zu notieren, und sich gelegentlich wieder vor Augen zu führen. Die persönliche Zeitplanung kann dadurch immer weiter optimiert und bei Bedarf auf vergangene Erfahrungen zurückgegriffen werden.
